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退職手続きの書類を電子化｜退職誓約書・貸与品返却確認書の回収を効率化
退職誓約書や貸与品返却確認書など、従業員の退職手続きで発生する書類を紙で管理していませんか。
従業員の退職時には、退職に関する確認書類の回収だけでなく、会社から貸与していたPCや社員証の返却確認、業務の引き継ぎ、退職後の連絡先確認など、さまざまな対応が必要になります。
人事・労務担当者だけでなく、情報システム部門や所属部署の責任者など、複数の担当者が関わることも少なくありません。
特に、リモート勤務者や遠方拠点の従業員が退職する場合、紙の書類を郵送して署名・返送してもらう運用では、回収に時間がかかりやすくなります。
こうした退職手続きの負担を軽減する方法のひとつが、電子署名を活用した退職書類の電子化です。
本記事では、退職前・最終出社日・退職後の3つの段階に分けて、退職誓約書や貸与品返却確認書の回収・管理を効率化する方法を解説します。
退職手続きで発生する書類とは？
従業員の退職時には、会社の運用や雇用形態に応じて、さまざまな確認書類が発生します。
従業員本人に提出してもらう書類だけでなく、会社側で確認・発行する書類もあるため、それぞれの目的に応じて管理することが重要です。
退職手続きで発生しやすい書類としては、以下が挙げられます。
- 退職届・退職申請書：退職の意思や退職予定日などを確認する書類
- 退職誓約書：退職に際して会社と従業員が確認する事項を記載した書類
- 秘密保持に関する確認書：会社情報の取り扱いなどについて確認する書類
- 貸与品返却確認書：PCやスマートフォン、社員証などの返却状況を記録する書類
- 業務引き継ぎ確認書：担当業務の引き継ぎ状況を整理する書類
- 退職後の連絡先確認書：必要な連絡先を確認するための書類
すべての書類に電子署名が必要なわけではありませんが、本人による内容確認や署名が必要な書類については、電子化によって回収作業を効率化しやすくなります。
退職前｜退職誓約書・確認書をオンラインで回収する
退職日が決まると、人事・労務担当者は必要書類の準備や、退職予定者への案内を進めます。
紙で運用している場合、退職誓約書などを印刷して本人に渡したり、郵送して返送を依頼したりする作業が発生します。
しかし、最終出社日が近づいている場合や、従業員が有給休暇を取得している場合には、書類の回収が予定どおりに進まないこともあります。
電子署名で退職誓約書の回収を効率化
電子署名を活用すれば、退職誓約書や確認書をメールで送信し、オンラインで署名してもらうことができます。
退職予定者は、出社して書類を受け取ったり、紙に署名して返送したりする必要がありません。
例えば、退職日までに秘密保持に関する確認書への署名を依頼したい場合、電子署名であれば、本人が自宅からでも書類を確認・署名できます。
署名済みの書類は電子データとして保管できるため、担当者が紙を回収してスキャンする手間も減らせます。
よく使う退職書類はテンプレート化する
退職誓約書や確認書は、同じ形式を繰り返し使用することが多い書類です。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う退職書類に署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。
テンプレート化しておけば、必要な書類を選んで送信しやすくなり、署名欄の設定漏れや書類の準備にかかる時間を減らせます。
また、複数の担当者が退職手続きを行う場合も、共通のテンプレートを使用することで、書類の形式や確認項目を統一しやすくなります。
最終出社日｜貸与品返却確認書を電子化する
退職手続きの中でも、特に確認項目が多くなりやすいのが、会社から貸与していた備品の返却です。
例えば、以下のような貸与品が考えられます。
- ノートPC・デスクトップPC
- 業務用スマートフォン
- 社員証・入館カード
- セキュリティキー
- モニター・周辺機器
- 制服・作業着
- その他の業務用備品
これらの貸与品は、単に返却されたかどうかだけでなく、返却日や数量、付属品の有無なども確認しておく必要があります。
貸与品返却確認書に記録したい項目
貸与品返却確認書では、何を、いつ、誰が確認したのかを明確にしておくと、後から返却状況を確認しやすくなります。
確認項目としては、以下が挙げられます。
- 貸与品の名称
- 管理番号・資産番号
- 返却日
- 返却数量
- 付属品の有無
- 破損や不足品の有無
- 返却確認担当者
- 必要に応じた本人の確認・署名
紙で管理している場合、退職者から確認サインをもらった後に、情報システム部門や人事部門へ書類を引き渡すことがあります。
電子署名を活用すれば、本人による確認が必要な書類をオンラインで回収し、署名済みの返却確認書を電子データとして管理できます。
ただし、実際の貸与品の返却確認や資産管理台帳の更新は、会社側で別途行う必要があります。 電子署名は、こうした確認結果を記録する書類の電子化に活用するものです。
返却時の写真や補足資料もあわせて管理する
PCやスマートフォンなどの貸与品では、返却時の状態を写真で残しておきたい場合もあります。
例えば、端末の外観や付属品の状態、返送時の梱包状況などです。
サインタイムの署名時ファイル添付を活用すれば、署名者から写真や補足ファイルを提出してもらうことができます。
リモート勤務者から貸与品を返送してもらう際に、発送前の写真などを提出してもらう運用であれば、返却確認書と関連ファイルを紐づけて管理しやすくなります。
提出されたファイルは署名書類とあわせて保管できるため、後から確認する際にも便利です。
退職後｜書類の追加確認が必要になった場合
退職手続きは、最終出社日までに完了させることが理想ですが、退職後に追加の確認が必要になる場合もあります。
例えば、退職関連書類に記入漏れが見つかった場合や、必要な確認書類が未提出だった場合などです。
しかし、退職者がすでに会社のメールアドレスを利用できない状態になっていると、社内メールでの連絡が難しくなります。
そのため、退職手続きでは、最終出社日までに必要書類を回収するだけでなく、退職後の連絡方法についても整理しておくことが大切です。
メールやSMSで退職者に署名依頼を送る
サインタイムでは、メールのほかにSMSで署名依頼を送ることもできます。
退職者が会社のメールアドレスを利用できなくなった場合でも、本人が連絡先として提供したメールアドレスや電話番号を使用できれば、必要な確認書類への署名を依頼できます。
例えば、退職後に確認書類の提出が必要になった場合、本人へ連絡し、電子署名で対応してもらう方法が考えられます。
ただし、退職者の個人連絡先を利用する際は、利用目的や社内の情報管理ルールに沿って対応することが重要です。
退職書類の電子化を成功させるための運用ポイント
退職手続きは、人事・労務担当者だけで完結するものではありません。
所属部署の責任者、情報システム部門、総務部門など、複数の担当者が関わるため、電子化する際も担当範囲を整理する必要があります。
特に、書類の提出状況と実際の手続き状況を混同しないことが大切です。
例えば、貸与品返却確認書への署名が完了していても、実際の備品返却や資産管理台帳の更新まで完了しているとは限りません。
こうした点を踏まえ、退職書類の電子化では以下のような項目を整理するとよいでしょう。
- 電子化する退職誓約書・確認書を決める。
- 書類ごとの提出期限を設定する。
- 退職書類のテンプレートを整備する。
- 貸与品返却の確認担当者を決める。
- 署名済み書類と実際の返却状況を照合する。
- 退職後の連絡方法を整理する。
- 書類の保管場所や閲覧できる担当者を決める。
書類の回収方法だけでなく、各部署の確認作業まで整理しておくことで、退職手続き全体を進めやすくなります。
まとめ｜退職手続きの書類を電子化し、人事・労務業務を効率化
従業員の退職時には、退職誓約書や貸与品返却確認書、業務引き継ぎ確認書など、複数の書類が発生します。
紙で運用している場合、印刷・郵送・署名回収・スキャン・保管といった作業に時間がかかり、特にリモート勤務者や遠方拠点の従業員の退職手続きでは、担当者の負担が大きくなりやすくなります。
サインタイムでは、電子署名に加えて、テンプレートの作成・管理、署名時ファイル添付、SMSでの署名依頼など、退職時の書類業務を効率化するための機能を備えています。
退職誓約書や貸与品返却確認書の回収に手間がかかっている場合は、まず署名・確認が必要な書類から電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
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