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雇用契約書を電子化するメリット｜入社手続き・誓約書・同意書を効率化する方法
雇用契約書や入社書類を、紙で印刷・郵送・回収していませんか。
新入社員やアルバイト、パート、業務委託スタッフの入社手続きでは、雇用契約書だけでなく、誓約書、個人情報取扱同意書、秘密保持誓約書など、複数の書類が発生します。紙で運用している場合、書類の作成、送付、署名回収、保管に時間がかかりやすくなります。
特に、入社人数が増える時期や、複数拠点で採用を行っている企業では、入社書類の回収状況を確認するだけでも担当者の負担になります。
本記事では、雇用契約書を電子化するメリットと、電子署名を活用して入社手続き・誓約書・同意書の回収を効率化する方法を解説します。
入社手続きで発生する書類とは
入社手続きでは、雇用条件を確認する書類だけでなく、会社のルールや情報管理に関する確認書類も発生します。
雇用形態や業務内容によって必要な書類は異なりますが、人事・労務担当者は複数の書類をまとめて準備し、対象者に送付・回収する必要があります。
入社手続きで発生しやすい書類としては、以下が挙げられます。
- 雇用契約書
- 労働条件通知書
- 秘密保持誓約書
- 個人情報取扱同意書
- 入社誓約書
- 就業規則確認書
- 各種同意書
- 業務委託契約書
これらの書類は、入社前後の確認やトラブル防止のために重要です。一方で、紙で運用していると、作成・署名・保管の負担が大きくなりやすくなります。
紙の雇用契約書で起こりやすい課題
紙の雇用契約書を使う場合、印刷、郵送、押印、返送、スキャン、保管といった作業が発生します。
対面で書類を渡せる場合でも、署名漏れや記入漏れがあれば再対応が必要です。遠方の内定者や複数拠点の従業員に書類を送る場合は、郵送や返送に時間がかかります。
紙の雇用契約書で起こりやすい課題としては、以下が挙げられます。
- 雇用契約書の郵送・返送に時間がかかる。
- 署名漏れや記入漏れを確認する必要がある。
- 入社日までに書類回収が間に合わないことがある。
- 誓約書や同意書が別々に管理されやすい。
- 紙の原本保管やスキャン作業が発生する。
- 過去の雇用契約書を探すのに時間がかかる。
入社手続きは期限が決まっていることが多いため、書類回収の遅れは人事・労務担当者の負担につながります。
雇用契約書を電子化するメリット
雇用契約書を電子化すると、紙の印刷や郵送を減らし、オンラインで署名依頼を送ることができます。
内定者や従業員は、メールで届いた署名依頼から書類を確認し、電子署名を行えます。紙の契約書を郵送して返送を待つ必要がないため、入社手続きをスムーズに進めやすくなります。
雇用契約書を電子化するメリットとしては、以下が挙げられます。
- 雇用契約書の印刷・郵送・返送作業を減らせる。
- 入社前の書類回収を進めやすくなる。
- 誓約書や同意書もまとめて電子化しやすい。
- 署名済み書類を電子データとして保管できる。
- 過去の雇用契約書を検索しやすくなる。
- 複数拠点やリモート採用にも対応しやすい。
電子化の目的は、紙をなくすことだけではありません。入社手続きの進捗を管理しやすくし、人事・労務担当者の作業負担を減らすことが重要です。
よく使う入社書類はテンプレート化する
雇用契約書や誓約書は、雇用形態や職種ごとに同じ形式を繰り返し使うことが多い書類です。
毎回ファイルをアップロードし、署名欄や入力欄を設定していると、担当者の作業負担が増えます。署名欄の設定漏れや入力項目の不足が起きると、再送が必要になる場合もあります。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う雇用契約書や誓約書に署名欄・入力欄をあらかじめ設定できます。
テンプレート化しておくことで、正社員、アルバイト、業務委託など、雇用形態ごとに必要な書類を使い分けやすくなります。担当者ごとの設定差も減らしやすくなり、入社書類の送信ミス防止につながります。
必要書類をあわせて回収・保管する
入社手続きでは、雇用契約書以外にも、本人確認書類や各種証明書類を提出してもらう場合があります。
メール添付で別々に回収していると、どの書類が誰の入社手続きに紐づくのか確認しづらくなることがあります。
サインタイムの署名時ファイル添付を活用すれば、署名者が署名時に必要書類を添付できます。
雇用契約書や誓約書とあわせて必要書類を回収できれば、後からメールや共有フォルダを探して照合する手間を減らしやすくなります。
ただし、本人確認や必要書類の確認そのものは、事業者側で適切に行う必要があります。ファイル添付機能は、確認済み書類を入社書類と紐づけて保管する用途として活用できます。
雇用契約書を検索しやすく保管する
雇用契約書や入社書類は、締結後にも確認する場面があります。
たとえば、雇用条件の確認、部署異動、契約更新、退職時の確認、労務管理などで、過去の書類を見返すことがあります。紙や共有フォルダに分散していると、必要な書類を探すのに時間がかかります。
サインタイムの高度な書類検索を活用すれば、従業員名、雇用形態、締結日、書類種別などの条件で書類を探しやすくなります。
検索に使いやすい情報としては、以下が挙げられます。
- 従業員名
- 雇用形態
- 入社日
- 締結日
- 部署名
- 書類種別
- 契約更新の有無
雇用契約書を電子化し、検索しやすい状態で保管しておくことで、人事・労務業務の確認時間を減らしやすくなります。
まとめ｜雇用契約書の電子化で入社手続きを効率化しよう
雇用契約書や入社書類を紙で運用していると、印刷、郵送、署名回収、スキャン、保管に手間がかかります。
電子署名を活用すれば、雇用契約書、誓約書、同意書などをオンラインで送信・回収でき、入社手続きを効率化しやすくなります。
サインタイムでは、テンプレートの作成・管理、署名時ファイル添付、高度な書類検索など、雇用契約書や入社書類の電子化を支援する機能を備えています。
入社書類の回収や雇用契約書の保管に時間がかかっている場合は、電子署名を活用した人事・労務手続きの見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
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