電子署名をAPI連携で自動化｜契約書送信を既存システムから効率化する方法

契約書や申込書の作成・送信を、毎回手作業で行っていませんか？

申込フォームの内容を確認し、顧客情報を契約書に転記し、PDFを作成して、電子署名サービスにアップロードする。さらに、署名者情報を入力し、送信後のステータスを確認する。このような作業を手動で行っていると、送信件数が増えるほど担当者の負担が大きくなります。

電子署名のAPI連携を活用すれば、申込フォーム、CRM、基幹システムなど、既存システムの情報を使って契約書送信を自動化しやすくなります。

本記事では、電子署名のAPI連携でできること、活用しやすい業務例、導入前に整理しておきたいポイントを解説します。

電子署名のAPI連携とは

電子署名のAPI連携とは、外部システムから電子署名サービスの機能を呼び出し、契約書や申込書の作成・送信・確認を自動化する仕組みです。

通常、電子署名サービスを使う場合は、担当者が画面上で書類をアップロードし、署名者情報を入力して送信します。API連携では、この操作を既存システム側から実行できるようにします。

たとえば、以下のような流れが考えられます。

• 申込フォームに入力された情報をもとに、申込書を作成する。
• CRMに登録された取引先情報を使って、契約書を送信する。
• 基幹システム上の契約情報から、電子署名の依頼を作成する。
• 署名完了後のステータスを社内システムに反映する。
• 締結済み書類を社内の管理画面から確認できるようにする。

電子署名を単体で使うだけでなく、すでに利用しているシステムとつなげることで、契約業務全体の効率化を進めやすくなります。

手動で契約書を作成・送信する場合の課題

契約書や申込書の送信を手動で行う場合、担当者は複数の作業を行う必要があります。

たとえば、サービス申込後に契約書を送る業務では、申込フォームの内容を確認し、会社名、担当者名、住所、メールアドレス、契約プランなどを契約書へ転記します。その後、PDFを作成し、電子署名サービスへアップロードし、署名者情報を入力して送信します。

この流れが毎回発生すると、次のような課題が起こりやすくなります。

• 顧客情報の転記ミスが発生する。
• 契約書作成から送信までに時間がかかる。
• 送信件数が増えると担当者の作業量が増える。
• 申込情報と契約書の内容を照合する手間がかかる。
• 電子署名サービスと社内システムで二重入力が発生する。
• 署名状況の確認が担当者任せになる。
• 締結済み書類の管理場所が分散する。

契約書の件数が少ないうちは手動でも対応できます。しかし、申込件数や契約件数が増えると、手作業のままでは処理が追いつきにくくなります。

API連携で自動化しやすい業務

電子署名のAPI連携は、すべての契約業務に一律で必要なものではありません。

特に効果が出やすいのは、同じ種類の書類を繰り返し送信する業務や、既存システムに入力済みの情報を契約書に使う業務です。

API連携を検討しやすい業務として、以下が挙げられます。

• Web申込後に、申込書や契約書を自動送信する業務。
• CRMの商談情報をもとに、契約書を作成・送信する業務。
• 人事システムの情報を使って、雇用契約書や入社書類を送信する業務。
• 会員登録や入会申込後に、同意書や利用申込書を送る業務。
• 基幹システム上の取引情報をもとに、注文書や確認書を送信する業務。
• 毎月・毎週など定期的に大量の書類を送信する業務。

これらの業務では、書類の種類や入力項目がある程度決まっているため、API連携による自動化と相性がよいです。

申込フォームと電子署名を連携する例

API連携の代表的な活用例が、申込フォームとの連携です。

たとえば、Webサイト上の申込フォームに、氏名、会社名、メールアドレス、電話番号、申込プラン、利用開始日などを入力してもらうケースがあります。

手動運用では、担当者がフォーム内容を確認し、その情報を申込書や契約書に転記して送信します。一方でAPI連携を活用すれば、フォーム送信後に、その情報をもとに電子署名の依頼を作成する流れを検討できます。

具体的には、以下のような流れです。

• 申込者がWebフォームに必要事項を入力する。
• 入力内容が社内システムに登録される。
• 登録された情報をもとに、申込書や契約書のテンプレートを起動する。
• 申込者のメールアドレスや電話番号宛に署名依頼を送信する。
• 署名完了後、ステータスを社内で確認する。

このような流れにできれば、申込受付から書類送信までの時間を短縮しやすくなります。担当者の手入力も減るため、転記ミスや送信漏れの防止にもつながります。

CRMや基幹システムと連携する例

営業活動や顧客管理でCRMを使っている場合も、電子署名のAPI連携を活用しやすい場面があります。

たとえば、CRM上で商談が受注になったタイミングで、登録済みの顧客情報を使って契約書を送信する運用です。営業担当者が別システムへ顧客情報を再入力する必要が減るため、契約書送信までの流れをスムーズにできます。

基幹システムとの連携では、取引先情報、契約プラン、請求条件、契約開始日などをもとに、定型の契約書や確認書を送信する運用が考えられます。

CRMや基幹システム連携で活用しやすい情報として、以下が挙げられます。

• 会社名・氏名
• メールアドレス
• 電話番号
• 契約プラン
• 契約開始日
• 契約終了日
• 請求条件
• 担当部署
• 管理番号

これらの情報を既存システムから活用できれば、契約書作成時の二重入力を減らしやすくなります。

テンプレートとAPI連携を組み合わせる

API連携を行う際は、契約書のテンプレート化も重要です。

毎回異なる書類を自由に作成する業務よりも、あらかじめ決まった申込書や契約書を使う業務の方が、自動化しやすくなります。

サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う書類に署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。

このテンプレートをAPI連携と組み合わせることで、定型書類の送信フローを効率化しやすくなります。

たとえば、以下のような運用が考えられます。

• 入会申込書テンプレートを使い、フォーム入力後に署名依頼を送る。
• 雇用契約書テンプレートを使い、採用管理システムの情報をもとに送信する。
• 注文書テンプレートを使い、基幹システムの取引情報から送信する。
• 同意書テンプレートを使い、予約や受付情報に応じて送信する。

テンプレートを整えておくことで、API連携時の設計もシンプルにしやすくなります。

サインタイムのWEB-APIでできること

サインタイムのWEB-APIを活用すれば、外部システムと連携した電子署名の運用を検討できます。

たとえば、既存システムから契約書や申込書の送信を行ったり、テンプレートを使って定型書類の送信フローを自動化したりする運用が考えられます。

API連携によって期待できることとして、以下が挙げられます。

• 契約書送信の手作業を減らせる。
• 顧客情報や申込情報の転記ミスを防ぎやすい。
• 申込から契約締結までの時間を短縮しやすい。
• 定型書類の大量送信を効率化しやすい。
• 社内システム上の情報を契約業務に活用しやすい。
• 署名完了後の確認作業を標準化しやすい。

API連携は、電子署名サービスを「単に書類を送るツール」として使うのではなく、契約業務の流れに組み込むための方法です。

API連携を検討するときのポイント

API連携を進める際は、最初からすべての契約業務を自動化しようとしないことが重要です。
まずは、送信件数が多い書類や、入力項目が決まっている定型書類から始めると進めやすくなります。

API連携を検討する際に整理したい項目として、以下が挙げられます。

• どのシステムと連携するか。
• どの書類を自動送信の対象にするか。
• 契約書に差し込む情報は何か。
• 署名者の氏名・メールアドレス・電話番号をどこから取得するか。
• 署名順や第三者署名者をどう扱うか。
• 送信後のステータスをどこで確認するか。
• 締結済み書類をどこに保管するか。
• エラーが発生した場合に誰が確認するか。

API連携は、システム部門だけで完結するものではありません。実際に契約書を作成・送信している営業部門、管理部門、人事部門、カスタマーサポートなども含めて、現在の業務フローを整理することが大切です。

まとめ｜電子署名のAPI連携で契約書送信を自動化しよう

契約書や申込書の作成・送信を手作業で行っていると、送信件数が増えるほど、転記ミス、送信漏れ、確認作業の負担が大きくなります。

電子署名のAPI連携を活用すれば、申込フォーム、CRM、基幹システムなどの既存システムと連携し、契約書送信を自動化しやすくなります。

サインタイムでは、WEB-APIやテンプレート機能を活用することで、定型書類の送信や既存システムと連携した電子署名の運用を検討できます。

契約書送信の手作業を減らしたい、申込から契約締結までの流れを効率化したい、既存システムの情報を契約業務に活用したい場合は、電子署名のAPI連携を検討してみてはいかがでしょうか。

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