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フランチャイズ加盟申込の書類管理を効率化｜申込書・同意書・確認書を電子化する方法
フランチャイズ加盟申込の書類を、紙やメールで管理していませんか。
フランチャイズ本部では、加盟希望者とのやり取りの中で、加盟申込書、面談前確認書、説明資料の確認書、個人情報取扱同意書など、複数の書類を回収・管理する必要があります。
紙やメールで運用している場合、加盟希望者ごとの提出状況や書類の保管場所を確認するのに時間がかかりやすくなります。面談や説明会の前後で書類のやり取りが多い場合は、担当者の負担も大きくなります。
本記事では、フランチャイズ加盟申込で発生する書類管理の課題と、電子署名やファイル添付を活用して申込書・同意書・確認書を電子化する方法を解説します。
フランチャイズ加盟申込で発生する書類とは
フランチャイズ加盟申込では、加盟希望者に複数の書類を確認・提出してもらうことがあります。
たとえば、加盟申込書、事前ヒアリングシート、説明資料の確認書、個人情報取扱同意書などです。加盟検討の段階から契約前の確認まで、書類の種類が多くなりやすいのが特徴です。
フランチャイズ加盟申込で発生しやすい書類としては、以下が挙げられます。
- 加盟申込書
- 事前ヒアリングシート
- 面談前確認書
- 説明資料の確認書
- 個人情報取扱同意書
- 資料請求後の確認書
- 必要書類の提出依頼
- 加盟希望者ごとの管理資料
これらの書類は、加盟希望者ごとに管理する必要があります。一方で、紙やメールで運用していると、提出状況や保管場所が分かりにくくなることがあります。
紙やメールで加盟申込書を管理する課題
フランチャイズ加盟申込では、加盟希望者ごとにやり取りの進捗が異なります。
ある人は申込書を提出済み、別の人は同意書が未提出、別の人は必要書類の確認中というように、複数のステータスが並行して進むことがあります。
紙やメールで管理している場合に起こりやすい課題としては、以下が挙げられます。
- 加盟希望者ごとの提出状況を確認しづらい。
- 申込書や同意書がメールに埋もれやすい。
- 必要書類が別々の場所に保管される。
- 誰の書類が不足しているのか分かりにくい。
- 面談前に必要な書類がそろっているか確認しづらい。
- 担当者変更時に引き継ぎがしづらい。
加盟希望者とのやり取りをスムーズに進めるには、申込書や確認書を一元的に管理できる状態を整えることが重要です。
電子署名で申込書・同意書を回収する
電子署名を活用すれば、加盟申込書や各種同意書をオンラインで送付・回収できます。
加盟希望者は、メールで届いた署名依頼から書類を確認し、必要事項を入力・署名できます。紙の申込書を印刷して郵送したり、PDFをメール添付で返送したりする手間を減らせます。
フランチャイズ加盟申込を電子化するメリットとしては、以下が挙げられます。
- 加盟申込書をオンラインで回収できる。
- 同意書や確認書もまとめて送信しやすい。
- 紙の印刷・郵送・スキャン作業を減らせる。
- 加盟希望者ごとの書類を管理しやすくなる。
- 提出状況を確認しやすくなる。
- 過去の申込書を探しやすくなる。
申込書や同意書を電子化することで、加盟希望者との書類のやり取りを効率化しやすくなります。
必要書類はファイル添付で提出してもらう
フランチャイズ加盟申込では、申込書や同意書だけでなく、補足資料や必要書類の提出を依頼する場合があります。
これらの資料をメール添付で別送してもらう運用では、申込書本体と必要書類が別々に保管されやすくなります。後から確認する際に、どのファイルがどの加盟希望者に紐づくのかを照合する手間が発生します。
サインタイムの署名時ファイル添付を活用すれば、署名者が署名時に必要書類を添付できます。
申込書や同意書とあわせて必要書類を提出してもらうことで、加盟希望者ごとの書類をまとめて管理しやすくなります。
よく使う申込書はテンプレート化する
フランチャイズ本部では、同じ種類の申込書や確認書を繰り返し使うことが多くあります。
加盟申込書、面談前確認書、個人情報取扱同意書、説明資料の確認書などは、あらかじめテンプレート化しておくと便利です。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、よく使う書類に署名欄や入力欄をあらかじめ設定できます。
テンプレート化しておくことで、担当者は必要な書類を選んで送信しやすくなります。書類の形式や入力項目を統一できるため、加盟希望者ごとの案内品質もそろえやすくなります。
加盟希望者ごとの書類をまとめて管理する
加盟申込に関する書類は、申込段階だけでなく、後から確認する場面もあります。
たとえば、面談前に提出状況を確認したい場合や、過去にやり取りした書類を見返したい場合です。紙やメールに分散していると、担当者がその都度探す必要があります。
サインタイムの紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用すれば、紙から電子化した書類や、他サービスで受信したPDFもまとめて管理できます。
加盟申込書、同意書、必要書類、過去のPDFを同じ場所で管理できれば、加盟希望者ごとの確認作業を進めやすくなります。
まとめ｜フランチャイズ加盟申込は電子化で管理しやすくなる
フランチャイズ加盟申込では、加盟申込書、面談前確認書、説明資料の確認書、個人情報取扱同意書など、複数の書類が発生します。
紙やメールで管理していると、加盟希望者ごとの提出状況や必要書類の保管場所が分かりにくくなり、担当者の負担が大きくなりやすくなります。
サインタイムでは、署名時ファイル添付、テンプレートの作成・管理、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理など、フランチャイズ加盟申込の書類管理を効率化する機能を備えています。
加盟申込書や同意書、必要書類の管理に時間がかかっている場合は、電子署名を活用した書類管理を検討してみてはいかがでしょうか。
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