メールやSMSで送れる入力可能なPDFを作る方法

メールやSMSで送付できる入力可能なPDFを作りたいということは、正確かつすばやく情報を回収したい企業にとって非常に一般的なニーズです。入力可能なPDFであれば、受信者は印刷せずに画面上で必要事項を入力でき、署名まで完結できます。

サインタイムを使えば、こうしたPDFフォームを数分で作成し、PC・スマートフォンのどちらにも最適な形で送信できます。受信者は場所を選ばずに入力・署名ができ、返信率も向上します。

入力可能なPDFとは何か

入力可能なPDFとは、テキスト入力欄、チェックボックス、プルダウン、署名欄など、インタラクティブな要素を含むPDFファイルのことです。通常のPDFが閲覧や印刷を前提としているのに対し、入力可能なPDFはユーザーが情報を直接入力し、提出するために設計されています。

PDFとDOCXの違い

PDFはレイアウトが固定され、どのデバイスでも同じ見た目で表示できる形式です。フォーム項目や署名欄を含めたまま正確に共有できるため、契約書や申請書に適しています。

DOCXは編集可能な文書形式ですが、環境によって表示崩れが起きることがあります。下書きには便利ですが、最終的に共有する際はPDFに変換することで信頼性が高まります。

入力可能なPDFが重要な理由

入力可能なPDFは単なる便利な形式ではなく、業務効率の観点でも大きな価値があります。契約書、申請書、オンボーディングフォームなど、あらゆる書類で以下のようなメリットが得られます。

• 効率化：印刷・手書き・スキャンの手間を排除し、データ入力の無駄を減らせる
• 正確性：必須項目や入力形式をあらかじめ設定でき、誤りの防止に役立つ
• スピード：受信者はその場ですぐ入力して返送でき、郵送待ちがなくなる
• 安全性：情報が電子的に保存され、不適切な扱いによる紛失リスクを軽減

入力可能なPDFがユーザー体験を向上させる理由

入力可能なPDFの設計はユーザー体験に直結します。わかりやすく、入力しやすいフォームは返信率を上げ、正確な情報収集につながります。

明確なラベル：どの情報を入力すべきかが一目でわかる
モバイル対応：スマホでも操作しやすいレイアウトで離脱率を下げる
必須項目の強調：入力漏れを防ぎ、やり取りを減らす
シンプルな構成：入力項目が整理されていれば、短時間で完了できる
フィードバック：入力完了の確認など視覚的な案内があると安心できる
ブランド統一：整ったデザインは企業への信頼につながる

入力可能なPDFを送信する方法

入力可能なPDFが完成したら、次は送信方法です。最も一般的なのはメールでの送付ですが、最近はSMSでの送信も増えています。とくにスマートフォン利用者にとって、SMSはすぐ確認できるため返信率が高くなります。

送付時のポイントとしては、ファイルサイズの調整、メッセージ本文での案内、開封確認や進捗の追跡、未返信者へのリマインドなどが挙げられます。また、パスワード設定や暗号化によって機密情報の安全性を確保することも重要です。

入力可能なPDFを作成する3つの方法

入力可能なPDFを作成する方法はいくつかあり、利用するツールによって機能や手順が異なります。代表的な方法は次の3つです。

サインタイムで作成する

サインタイムではPDFやDOCXをアップロードし、氏名・署名・日付・イニシャルなどの入力欄を簡単に追加できます。画面上で操作が完結するうえ、シンプルな画面設計のため初めてでも迷いません。また、無料プランで試せるため導入リスクがありません。

Adobeソフトを使う

AdobeではPDFを読み込み、フォームフィールドを手動で追加できます。高度な編集機能がある一方、利用にはライセンスが必要で、操作習得に時間がかかる場合があります。

ブラウザ上のPDFエディターを利用する

インターネットブラウザから利用できるPDFエディタもあり、インストール不要で手軽に使えます。ただし、ツールごとに機能差があり、大量のPDFや高度なワークフローには適さない場合があります。

入力可能なPDFを効果的にするコツ

入力可能なPDFを作成した後は、ユーザーが迷わず入力できるように設計を最適化することが大切です。項目の整理、必須項目の明確化、署名位置のわかりやすい配置などがポイントになります。

また、異なるデバイスでテストし、問題なく入力できるかを確認することも重要です。わかりやすい説明文や入力ヒントをフォームに入れると、ユーザーの操作がよりスムーズになります。

サインタイムで帳票作成から送信まで効率化

入力可能なPDFは情報収集の効率化に役立ちますが、サインタイムを使えば作成から送信、進捗管理まで一つのプラットフォームで完結します。メールやSMSへの送信、Salesforceとの連携、多様なファイル形式への対応など、既存の業務フローに自然に組み込めます。

契約書や申請書のやり取りが多い企業ほど、サインタイムによる一元管理のメリットは大きくなります。署名体験の向上だけでなく、契約書管理全体の効率化につながる仕組みが整っています。サインタイムが貴社の契約管理に適しているか、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。

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