電子署名のやり方とは？デジタルで契約書に署名する方法を解説

電子署名のやり方は、今や仕事や日常業務で欠かせない知識になっています。契約書や申込書をオンラインで完結できるため、印刷や郵送の手間を減らし、契約業務を大幅に効率化できます。

この記事では、電子署名とは何か、どのような方法で署名できるのか、安全性はどう確保されているのかについて解説します。また、自社に合った電子契約システムを選ぶポイントについても紹介します。

電子署名とは

電子署名とは、紙に手書きでサインする代わりに、オンライン上で契約への同意を示す仕組みです。

パソコンやスマートフォン、タブレットを使って署名でき、契約書はそのまま電子データとして保存されます。契約締結後すぐに共有・管理できるため、契約業務のスピード向上につながります。

電子署名は、以下のような文書で幅広く利用されています。

• 契約書
• NDA（秘密保持契約）
• 請求書
• 人事関連書類
• 発注書
• 承認申請書類

重要なのは、誰がいつ署名したかを記録できる点です。

電子署名とデジタル署名の違い

電子署名は、電子的に同意を示す方法全体を指します。一方、デジタル署名は、その中でも暗号技術を利用して本人確認や改ざん防止を強化した署名方式です。

一般的なビジネスでは、電子署名とデジタル署名はほぼ同じ意味で使われることも多くあります。

ただし、技術的には以下のような違いがあります。

• 電子署名：入力署名、手書き署名、クリック承認などを含む広い概念
• デジタル署名：電子証明書や暗号化技術を利用する署名方式

実際の運用では、法的有効性や契約管理機能を重視して選定する企業が増えています。

電子署名できる文書とは

多くのビジネス文書は電子署名に対応できます。

たとえば、営業契約、発注書、雇用契約、業務委託契約、申込書などは、電子契約として締結されるケースが一般的になっています。

ただし、契約内容によって求められる本人確認レベルや保存方法が異なる場合があります。

そのため、契約内容や業界ルールに合わせて適切な電子契約システムを選ぶことが重要です。

なぜ企業で電子署名が普及しているのか

企業が電子署名を導入する理由は、契約業務を効率化できるからです。

リモートワークの普及により、印刷・押印・郵送を前提とした契約フローでは対応しきれないケースが増えています。

電子署名には以下のようなメリットがあります。

• 契約締結スピードを短縮できる
• 印刷・郵送コストを削減できる
• 契約履歴を記録できる
• リモートでも契約締結できる
• 契約書を一元管理できる

電子契約システムを導入することで、契約管理全体の効率化につながります。

電子署名は安全なのか

電子署名は、適切なセキュリティ機能を備えたシステムを利用することで安全に運用できます。

重要なのは、「誰が」「いつ」「どの契約書に」署名したかを証明できることです。

安全な電子契約システムでは、以下のような機能が利用されています。

• 改ざん検知
• タイムスタンプ
• 本人認証
• アクセス権限管理
• 監査ログ

これにより、契約内容の信頼性を維持できます。

電子署名の主な方法

電子署名には複数の方法があります。

手書き署名

タブレットやスマートフォン上で、指やペンを使ってサインする方法です。

紙に近い感覚で署名できるため、多くの利用者にとって直感的です。

テキスト署名

名前を入力すると、システムが署名風フォントへ変換する方法です。

短時間で署名できるため、スピード重視の契約に向いています。

画像アップロード署名

あらかじめ保存してある署名画像をアップロードして利用します。

毎回同じ署名を利用したい場合に便利です。

スマートフォンやiPhoneでの署名

電子署名はPCだけでなく、スマートフォンやiPhoneでも利用できます。

外出先でも契約締結できるため、営業やリモートワークとの相性が良い点が特徴です。

対面での電子署名

タブレットなどを使って、その場で契約者に署名してもらう方法です。

店舗契約や現地契約など、対面対応が必要な業界で活用されています。

電子契約システムを選ぶポイント

電子契約システムを選ぶ際は、単に署名できるだけでなく、契約管理まで含めて確認することが重要です。

使いやすさ

誰でも簡単に契約書をアップロードし、署名依頼できることが重要です。

操作が複雑だと、現場で定着しにくくなります。

署名方法の柔軟性

手書き署名、テキスト署名、画像署名など、複数の署名方式に対応していると便利です。

契約管理機能

契約書を保存・検索・管理できる契約書管理機能も重要です。

契約更新管理やアクセス権限管理なども確認する必要があります。

AIや自動化機能

AIによる契約情報抽出や更新通知機能があると、契約管理業務をさらに効率化できます。

電子署名・契約管理ならサインタイム

サインタイムは、手書き署名、テキスト署名、画像アップロード署名など複数の署名方法に対応した電子契約システムです。

対面署名にも対応しているため、幅広い業界で利用できます。

また、契約管理機能も充実しており、契約書を一元管理できます。

AI機能によって契約金額や契約更新日などを抽出し、リマインド通知も可能です。これにより、契約更新漏れや管理ミスを防止できます。

さらに、Salesforce連携によって営業情報と契約情報をまとめて管理できるため、契約業務全体の効率化につながります。

電子署名から契約ライフサイクル管理まで一元化したい企業に、サインタイムは適した電子契約システムです。

サインタイムが貴社の契約管理業務に適しているか、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。

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