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本人確認書類の提出を効率化｜電子署名とファイル添付で免許証などの回収・保管をスムーズに
本人確認書類を、メール添付や別フォームで回収していませんか。
申込書や契約書の手続きでは、本人確認書類や補足資料の提出が必要になることがあります。たとえば、運転免許証の写真、本人確認書類の画像、資格証明書、申込内容に関する確認資料などです。
これらの書類をメール添付で回収している場合、申込書や契約書とは別々に管理されやすく、後から確認するときに探す手間がかかります。誰の申込書にどの本人確認書類が紐づくのかを確認する作業も発生しやすくなります。
本記事では、本人確認書類の提出・回収で起こりやすい課題と、電子署名のファイル添付機能を活用して、免許証などの書類を申込書・契約書とあわせて保管する方法を解説します。
本人確認書類の回収で起こりやすい課題
申込手続きや契約手続きでは、署名済みの書類だけでなく、本人確認書類や関連資料をあわせて提出してもらうことがあります。
たとえば、サービス利用申込、入会申込、各種契約手続き、登録手続きなどでは、申込者本人の確認や申込内容の確認のために、追加書類の提出を依頼するケースがあります。
本人確認書類の回収で起こりやすい課題としては、以下が挙げられます。
- 申込書は届いているのに、本人確認書類が未提出のままになる。
- 免許証の写真などがメールに埋もれてしまう。
- 申込書と本人確認書類が別々の場所に保管される。
- どのファイルがどの申込書に対応しているのか確認しづらい。
- 担当者ごとに保存方法が異なる。
- 後から本人確認書類をダウンロードしたいときに探しにくい。
本人確認書類を提出してもらう業務では、「回収すること」だけでなく、申込書や契約書と紐づけて保管できる状態を作ることが重要です。
メール添付や別フォームで提出してもらう場合の手間
本人確認書類をメール添付で回収している場合、署名済み書類とは別の場所にファイルが残りやすくなります。
たとえば、申込書は電子署名で回収し、免許証の写真はメール添付で送ってもらう運用では、後から確認するときに電子署名サービスとメールボックスの両方を探す必要があります。
別フォームで提出してもらう場合も、申込書本体と添付ファイルの管理場所が分かれることがあります。提出されたファイル名が分かりにくい場合や、担当者のPCに保存されている場合は、確認作業に時間がかかります。
メール添付や別フォームで本人確認書類を回収する場合に起こりやすい手間としては、以下が挙げられます。
- 署名済み書類と添付ファイルを後から照合する必要がある。
- メールの受信箱から対象ファイルを探す必要がある。
- ファイル名を変更して保存する作業が発生する。
- 共有フォルダへのアップロード漏れが起こる。
- 担当者以外が提出状況を確認しづらい。
本人確認書類の回収を効率化するには、署名の流れの中で必要ファイルも一緒に提出してもらえる仕組みを整えることが有効です。
署名時ファイル添付で本人確認書類を提出してもらう
サインタイムの署名時ファイル添付を活用すれば、署名者が署名時に必要書類を添付できます。
たとえば、申込書や契約書に電子署名してもらう際に、運転免許証の写真、本人確認書類の画像、資格証明書、申込内容に関する補足資料などをあわせて提出してもらうことができます。
署名者は、書類の確認・署名と同じ流れでファイルを添付できるため、別途メールで送付してもらう手間を減らしやすくなります。
署名時ファイル添付で回収しやすい書類としては、以下が挙げられます。
- 運転免許証の写真
- 本人確認書類の画像
- 資格証明書
- 申込内容に関する補足資料
- 登録に必要な確認書類
- その他、申込・契約手続きに必要なファイル
署名時にファイル添付を依頼できるようにしておくことで、申込書や契約書の回収と、本人確認書類などの提出を同じ流れで進めやすくなります。
申込書・契約書と本人確認書類をまとめて保管できる
本人確認書類を回収する際に重要なのは、提出されたファイルを申込書や契約書とあわせて管理できることです。
署名済みの申込書と本人確認書類が別々に保管されていると、後から確認する際に、どの書類がどの手続きに対応しているのかを照合する必要があります。件数が増えるほど、この作業は負担になりやすくなります。
サインタイムでは、署名時に添付されたファイルを、署名済み書類とあわせて保管できます。必要に応じて確認・ダウンロードできるため、メール添付や共有フォルダで個別に管理するよりも、書類の紐づけを整理しやすくなります。
申込書・契約書と本人確認書類をまとめて保管するメリットとしては、以下が挙げられます。
- 申込書と本人確認書類を紐づけて確認しやすい。
- メールボックスから添付ファイルを探す手間を減らせる。
- 提出されたファイルを必要に応じてダウンロードできる。
- 担当者ごとの保存方法のばらつきを防ぎやすい。
- 後から確認するときに関連書類をまとめて見つけやすい。
本人確認書類の提出が必要な手続きでは、回収方法だけでなく、回収後の保管・確認方法まで整えておくことが大切です。
本人確認書類の提出を電子化するときのポイント
本人確認書類の提出を電子化する際は、どの書類を添付してもらうのかを事前に明確にしておくことが重要です。
署名者にとって、何を提出すればよいのか分かりにくい状態だと、添付漏れや再提出が発生しやすくなります。申込書や契約書の案内文の中で、提出が必要なファイルの種類や注意点を分かりやすく伝えるとよいでしょう。
本人確認書類の提出を電子化するときに整理したい項目としては、以下が挙げられます。
- 提出してもらう書類の種類を決める。
- 免許証などの写真を添付してもらう場合の案内文を用意する。
- 添付が必要なファイル数を決める。
- 提出されたファイルを誰が確認するか決める。
- 確認後の保管・ダウンロードの運用を決める。
- 不備があった場合の再提出方法を決める。
なお、ファイル添付機能は、本人確認書類の提出・保管を効率化するための機能です。本人確認の方法や確認基準は、各事業者の運用に応じて適切に整理しておくことが大切です。
まとめ｜本人確認書類は署名書類とあわせて回収・保管しよう
本人確認書類をメール添付や別フォームで回収していると、申込書や契約書と別々に管理されやすくなります。
申込書は電子署名で回収できていても、免許証の写真や本人確認書類がメールに残っていると、後から照合・確認する手間が発生します。
サインタイムでは、署名時ファイル添付機能を活用することで、署名者に本人確認書類や必要書類を添付してもらうことができます。提出されたファイルは、署名済み書類とあわせて保管・確認・ダウンロードできるため、申込書や契約書との紐づけ管理もしやすくなります。
本人確認書類の提出確認や保管に時間がかかっている場合は、電子署名とファイル添付を活用した書類回収フローを検討してみてはいかがでしょうか。
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