契約書によっては、1人だけでなく複数人の署名が必要になることがあります。

たとえば、取引先の担当者と責任者、社内の承認者、代表者、保証人、関係会社など、複数の関係者が契約書の内容を確認し、署名するケースです。

紙の契約書で複数人の署名を集める場合、印刷、押印、郵送、回覧、返送確認などに時間がかかります。誰の署名が完了していて、誰の対応待ちなのかが分かりにくくなることもあります。

本記事では、複数人の契約書署名で起こりやすい課題と、電子署名を活用して署名順や確認フローを整理する方法を解説します。

複数人の署名が必要な契約書とは

契約書の中には、複数の当事者や関係者の署名が必要になるものがあります。

たとえば、業務委託契約書、取引基本契約書、申込書、保証人付きの契約書、三者間契約書、グループ会社を含む契約書などです。契約内容によっては、社内外の複数名が順番に確認し、署名する必要があります。

複数人の署名が必要になりやすい書類としては、以下が挙げられます。

• 取引基本契約書
• 業務委託契約書
• 三者間契約書
• 保証人付きの申込書
• 親権者や同意者の署名が必要な書類
• 複数部署が関係する契約書
• 共同事業や業務提携に関する契約書

このような書類では、署名者ごとの役割や署名順を整理しておかないと、契約締結までの流れが滞りやすくなります。

紙の契約書で複数署名者がいる場合の課題

紙の契約書で複数人の署名を集める場合、契約書を順番に回したり、郵送でやり取りしたりする必要があります。

1人目の署名が終わらないと次の署名者に送れない場合や、返送された書類を再度別の署名者へ送る必要がある場合、締結までに時間がかかります。

紙の契約書で起こりやすい課題として、以下が挙げられます。

• 誰の署名で止まっているのか分かりにくい。
• 郵送や回覧に時間がかかる。
• 署名順を間違えると再対応が必要になる。
• 返送漏れや押印漏れが発生しやすい。
• 複数拠点にいる署名者への依頼が煩雑になる。
• 締結済み書類の回収・保管に手間がかかる。

複数署名者がいる契約書では、署名そのものだけでなく、進行管理も重要になります。

電子署名で署名フローを整理するメリット

電子署名を活用すると、契約書をオンラインで送信し、署名者に順番に確認・署名してもらう運用がしやすくなります。

紙の契約書のように郵送や回覧を待つ必要がないため、遠方の相手や複数拠点の署名者にも依頼しやすくなります。

電子署名で複数人の署名を進めるメリットとして、以下が挙げられます。

• 契約書の郵送・返送作業を減らせる。
• 署名者ごとの対応状況を確認しやすい。
• 署名順を整理しやすい。
• 遠方の署名者にも依頼しやすい。
• 締結済み書類を電子データとして保管できる。

複数人の署名が必要な契約書ほど、電子署名による業務効率化の効果を感じやすいでしょう。

順番に署名するケースと同時に署名するケース

複数人の署名が必要な場合、署名順を決めるべきケースと、同時に署名を依頼できるケースがあります。

たとえば、社内担当者が確認した後に取引先へ署名依頼を送りたい場合や、申込者の署名後に保証人へ署名してもらいたい場合は、順番を決めておくと運用しやすくなります。

一方で、複数の関係者が同じ契約書を確認し、それぞれ署名すればよい場合は、同時に依頼する方が締結までの時間を短縮しやすくなります。

署名フローを整理する際には、以下のような点を確認しておくとよいでしょう。

• 誰が最初に署名するか。
• 署名順を固定する必要があるか。
• 同時に署名依頼できる相手はいるか。
• 保証人や第三者署名者が含まれるか。
• 署名完了後に誰へ共有するか。

署名者の役割と順番を整理しておくことで、契約書の回収漏れや確認漏れを防ぎやすくなります。

締結後の書類を共有・保管しやすくする

複数人の署名が完了した契約書は、締結後に関係者へ共有し、必要なときに確認できる状態で保管することが重要です。

サインタイムの締結後の書類共有を活用すれば、締結済み書類を必要な関係者へ共有しやすくなります。

また、締結済み書類が増えてきた場合は、高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用することで、取引先名、契約種別、締結日などから探しやすくなります。

複数人で署名した契約書ほど、後から確認する関係者も多くなりやすいため、締結後の保管ルールまで整えておくことが大切です。

まとめ｜複数人の契約書署名は電子署名で効率化できる

複数人の署名が必要な契約書では、署名順、確認状況、回収状況を整理することが重要です。

紙の契約書では、郵送や回覧に時間がかかり、誰の署名で止まっているのか分かりにくくなることがあります。電子署名を活用すれば、複数の署名者にもオンラインで依頼でき、契約締結までの流れを効率化しやすくなります。

サインタイムでは、複数署名者を含む契約書の電子署名、締結後の書類共有、高度な書類検索、タグ管理など、契約書の署名・保管を支える機能を備えています。

複数人の署名が必要な契約書のやり取りに時間がかかっている場合は、電子署名を活用した署名フローを検討してみてはいかがでしょうか。

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