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紙の契約書と電子契約書が混在する課題とは？電子保管で管理を整理する方法
紙の契約書と電子契約書が、別々の場所で保管されていませんか。
電子契約を導入しても、過去の紙契約書や取引先から受け取ったPDFが残っている場合、契約書の保管場所が分散しやすくなります。紙はキャビネット、電子契約書はシステム内、受け取ったPDFは共有フォルダやメールにあるという状態では、必要な契約書を探すのに時間がかかります。
電子保管を進める際は、紙の契約書と電子契約書が混在する前提で、どのように一元管理するかを考えることが重要です。
本記事では、紙の契約書と電子契約書が混在することで起こりやすい課題と、電子保管で管理を整理する方法を解説します。
紙と電子契約書が混在しやすい理由
電子契約を導入しても、すべての契約書がすぐに電子化されるわけではありません。
過去に紙で締結した契約書が残っていたり、取引先から紙やPDFで契約書を受け取ったりすることがあります。また、書類の種類や取引先によって、紙と電子契約を使い分けるケースもあります。
紙と電子契約書が混在しやすい理由として、以下が挙げられます。
- 過去に紙で締結した契約書が残っている。
- 取引先から紙の契約書が届くことがある。
- 取引先からPDFで契約書を受け取ることがある。
- 書類の種類によって紙と電子契約を使い分けている。
- 部署ごとに契約書の保管方法が異なる。
- 電子契約導入後の保管ルールが決まっていない。
紙と電子契約書が混在すること自体は珍しくありません。問題は、混在した契約書を探しやすい状態で管理できているかどうかです。
契約書の保管場所が分散すると起こる課題
契約書の保管場所が分散していると、必要な契約書を確認するたびに複数の場所を探す必要があります。
たとえば、過去の契約書は紙のファイル、最近の契約書は電子契約サービス、取引先から受け取ったPDFは共有フォルダにある場合、担当者はどこに保管されているかを判断しなければなりません。
保管場所が分散することで起こりやすい課題として、以下が挙げられます。
- 契約書を探すのに時間がかかる。
- 最新版の契約書がどれか分かりにくい。
- 担当者に聞かないと保管場所が分からない。
- 紙の契約書と電子契約書を別々に確認する必要がある。
- 取引先から受け取ったPDFがメールやフォルダに埋もれる。
- 契約更新や社内確認の際に必要な書類を見つけにくい。
契約書が見つからない状態は、単なる保管の問題ではありません。契約内容の確認、更新管理、請求処理、問い合わせ対応など、後続業務にも影響します。
紙の契約書を電子化して保管する
紙の契約書と電子契約書をまとめて管理するには、必要な紙書類を電子化して保管する方法があります。
すべての紙契約書を一度に電子化する必要はありません。まずは、確認頻度が高い契約書、更新が近い契約書、取引が継続している契約書などから電子化すると進めやすくなります。
紙の契約書を電子化する際に優先したい書類として、以下が挙げられます。
- 更新日が近い契約書
- 継続取引に関する契約書
- 金額の大きい契約書
- 取引先から問い合わせが多い契約書
- 社内で確認頻度が高い契約書
- 担当者変更時に引き継ぎが必要な契約書
紙の契約書をスキャンして電子データ化し、電子契約書と同じ場所で管理できるようにすれば、契約書を探す時間を減らしやすくなります。
受け取ったPDFや他サービスの書類もまとめて管理する
契約書の管理では、自社から送信した電子契約書だけでなく、取引先から受け取った書類も重要です。
取引先が別の電子契約サービスを使っている場合や、PDFで締結済み契約書を送ってくる場合、書類がメールや共有フォルダに残ったままになることがあります。
サインタイムの紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用すれば、紙から電子化した書類や、他サービスで受信したPDFもまとめて管理できます。
これにより、自社で送信した電子契約書だけでなく、受け取った契約書や過去の紙契約書も含めて、契約書管理を整理しやすくなります。
検索・タグ管理で探しやすくする
紙の契約書や受信PDFを電子化しても、ただ保存するだけでは探しやすくなりません。
取引先名、契約書名、締結日、契約種別、担当部署など、後から探すときに使う情報を整理しておくことが重要です。
契約書を探す際に使いやすい情報として、以下が挙げられます。
- 取引先名
- 契約書名
- 締結日
- 契約開始日
- 契約終了日
- 契約種別
- 担当部署
- 管理番号
サインタイムの高度な書類検索を活用すれば、条件を指定して必要な書類を探しやすくなります。
また、書類のタグ管理機能を活用すれば、「紙から電子化」「他サービス受信」「取引基本契約」「更新確認」など、自社の運用に合わせて契約書を分類できます。
電子保管では、保存することだけでなく、検索しやすい状態にすることが大切です。
紙と電子の混在を整理するときのポイント
紙の契約書と電子契約書が混在している場合は、まず現状を把握することから始めましょう。
どの部署にどの契約書があるのか、紙で残っている契約書はどれか、取引先から受け取ったPDFはどこに保管されているかを確認します。そのうえで、電子保管する対象と優先順位を決めると進めやすくなります。
混在管理を整理するときのポイントとして、以下が挙げられます。
- 紙で保管している契約書を洗い出す。
- 電子契約書の保管場所を確認する。
- 取引先から受け取ったPDFの保管場所を確認する。
- 電子化する優先順位を決める。
- 検索に使う管理項目を決める。
- 紙原本の扱いを社内で整理する。
契約書を一度に完璧に整理する必要はありません。まずは、よく探す契約書や重要度の高い契約書から電子保管を始めることで、管理しやすい状態を作れます。
まとめ｜紙と電子契約書の混在は電子保管で整理しよう
電子契約を導入しても、過去の紙契約書や取引先から受け取ったPDFが残っている場合、契約書の保管場所は分散しやすくなります。
紙の契約書、電子契約書、受信PDFが別々の場所にあると、必要な契約書を探すのに時間がかかり、契約更新や社内確認にも影響します。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、高度な書類検索、タグ管理など、紙と電子契約書が混在する環境でも契約書を管理しやすくする機能を備えています。
紙の契約書と電子契約書がバラバラに保管されている場合は、まず保管場所を見直し、電子保管で契約書を探しやすい状態に整えてみてはいかがでしょうか。
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