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紙契約と電子契約が混在しても大丈夫？契約書を一元管理する方法
電子契約を導入しても、すべての契約書がすぐに電子化されるわけではありません。
過去に紙で締結した契約書、取引先からPDFで受け取った契約書、他社の電子契約サービスで締結した書類、自社から送信した電子契約など、さまざまな形式の契約書が混在することはよくあります。
このような状態で保管場所や管理ルールが整っていないと、必要な契約書を探すのに時間がかかります。担当者のメールや個人フォルダに契約書が残っている場合、異動や退職時に引き継ぎが難しくなることもあります。
本記事では、紙契約と電子契約が混在する企業で起こりやすい課題と、契約書を一元管理するためのポイントについて解説します。
紙契約と電子契約が混在しやすい理由
電子契約を導入しても、すべての取引先が同じ方法で契約してくれるとは限りません。
自社から送信する契約書は電子契約にできても、取引先からは紙で届く場合があります。また、取引先が別の電子契約サービスを利用している場合、自社の電子契約サービス内には締結済み書類が残らないこともあります。
契約書の形式が混在しやすい例は、次の通りです。
- 過去の紙契約がキャビネットに保管されている
- 紙契約をスキャンしたPDFが共有フォルダにある
- 取引先からメール添付で契約書PDFが届く
- 他社の電子契約サービスで締結したPDFをダウンロードしている
- 自社送信分だけが電子契約サービス内に残っている
- 担当者ごとのPCやクラウドフォルダに保存されている
このように契約書の入口が複数ある場合、保管場所を決めておかないと管理が分散しやすくなります。
契約書が分散すると起こる課題
必要な契約書を探すのに時間がかかる
契約書が複数の場所に分かれていると、どこを探せばよいのか分からなくなります。
契約更新や監査対応、取引先との確認が必要になったときに、電子契約サービス、共有フォルダ、メール、紙のファイルを順番に探すような状態では、確認作業に時間がかかります。
契約書は後から見返す機会が多い書類です。必要なときにすぐ確認できる状態にしておくことが重要です。
正式な契約書が分かりにくくなる
契約書が複数の場所に保存されていると、どれが正式な締結済み書類なのか分からなくなることがあります。
共有フォルダにドラフト版や修正版が残っている場合、誤って古いファイルを確認してしまう可能性もあります。
契約書管理では、締結済みの正式な書類を明確にし、確認しやすい場所に保管することが大切です。
契約更新管理が属人化する
契約書には、契約終了日、自動更新の有無、解約通知期限など、継続的に確認すべき情報が含まれています。
契約書が紙やPDFで分散していると、更新対象の契約書を洗い出しにくくなります。担当者の記憶や表計算ソフトに頼っていると、更新漏れや不要な自動更新が発生する可能性があります。
契約書の保管と更新情報の管理は、できるだけ近い場所で整理することが大切です。
契約書を一元管理するメリット
契約書を一元管理すると、紙契約と電子契約が混在していても、必要な書類を探しやすくなります。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理に対応しています。自社で送信した電子契約だけでなく、紙から電子化した契約書や、他サービスで受け取ったPDFもまとめて管理できます。
1. 契約書の保管場所を統一できる
契約書の保管場所を一か所に集約することで、「どこにあるか分からない」という状態を防ぎやすくなります。
過去の紙契約や他サービスのPDFも同じ場所で管理できれば、担当者が複数のフォルダやメールを探す必要がなくなります。
2. 検索しやすくなる
契約書を一元管理すると、取引先名、契約種別、締結日、担当部署などをもとに検索しやすくなります。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、自社の運用に合わせて契約書を整理できます。
例えば、「NDA」「業務委託」「人事」「更新確認」「重要契約」などのタグを付けておくと、後から必要な書類を探しやすくなります。
3. 権限管理を整理しやすくなる
契約書には、取引条件や金額、個人情報などの重要な情報が含まれます。
契約書が複数の場所に分散していると、誰がどの書類を閲覧できるのか管理しにくくなります。一元管理することで、閲覧・操作権限を整理しやすくなります。
サインタイムのメンバー権限管理や複数グループを活用すれば、部署や拠点に応じた管理もしやすくなります。
一元管理を始めるときの進め方
契約書の一元管理を始める際は、すべての契約書を一度に整理しようとすると負担が大きくなります。
まずは、現在の契約書がどこにあるのかを洗い出し、優先順位を決めて進めましょう。
進め方の例は次の通りです。
- 契約書の保管場所を洗い出す
- 紙契約・電子契約・他サービスPDFに分類する
- 優先して管理する契約書を決める
- ファイル名やタグのルールを決める
- 閲覧・操作権限を整理する
- 契約更新日やステータスを登録する
- 定期的に管理状況を見直す
まずは、更新管理が必要な契約書や、確認頻度が高い契約書から始めると効果を感じやすくなります。
まとめ｜紙契約と電子契約が混在する期間こそ一元管理が重要
電子契約を導入しても、紙契約や他サービスのPDFが残ることは珍しくありません。
重要なのは、すべてを一度に電子化することではなく、紙・電子・他サービスの契約書をまとめて管理できる状態を作ることです。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、高度な書類検索、タグ管理、メンバー権限管理、契約更新日の自動アラートなど、契約書の保管・検索・更新管理を支える機能を備えています。
契約書の保管場所がバラバラになっている、紙契約と電子契約が混在して管理しづらいと感じている場合は、まずは重要な契約書から一元管理を始めてみてはいかがでしょうか。
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