締結済み契約書の共有方法｜電子契約後のPDF共有・社内共有を効率化するには

締結済み契約書のPDF共有や、社内での契約書確認に時間がかかっていませんか。

契約書は、締結して終わりではありません。契約締結後にも、営業担当者が契約内容を確認したり、経理部門が請求条件を確認したり、管理部門が契約期間や更新情報を確認したりする場面があります。また、取引先から締結済み契約書のPDF再送を依頼されることもあります。

しかし、締結済み契約書が担当者のメールボックスや個人フォルダに残っていると、共有のたびにPDFを探して送付する必要があります。契約書の確認依頼や再送依頼が増えるほど、担当者の負担も大きくなります。

本記事では、締結済み契約書の共有で起こりやすい課題と、サインタイムの共有機能を活用して、電子契約後のPDF共有・社内共有を効率化する方法を解説します。

締結済み契約書の共有が必要になる場面

締結済み契約書は、契約締結後にもさまざまな場面で確認されます。

たとえば、営業部門では契約内容や契約期間を確認し、経理部門では請求金額や支払い条件を確認します。管理部門では、契約更新や取引先との契約状況を確認することがあります。

締結済み契約書の共有が必要になる場面としては、以下が挙げられます。

• 営業担当者が契約内容を確認したい場合
• 経理部門が請求条件や契約期間を確認したい場合
• 管理部門が契約更新日や取引内容を確認したい場合
• 取引先から締結済みPDFの再送を依頼された場合
• 社内の関係部署に申込書や同意書を共有したい場合
• 担当者変更時に過去の契約書を引き継ぐ場合

契約書を共有しやすい状態で保管しておくことで、社内確認や取引先対応をスムーズに進めやすくなります。

PDFをメールで共有する運用の課題

締結済み契約書を共有する方法として、PDFをメール添付で送る運用はよくあります。

しかし、メール添付での共有は、契約書の件数が増えるほど手間がかかりやすくなります。共有のたびに対象のPDFを探し、宛先を確認し、メールに添付して送る必要があるためです。

PDFをメールで共有する運用で起こりやすい課題としては、以下が挙げられます。

• 共有のたびに締結済みPDFを探す必要がある。
• 担当者に契約書の再送依頼が集中しやすい。
• どのPDFを共有すればよいのか確認が必要になる。
• 共有履歴がメールの中に分散しやすい。
• 担当者が不在の場合、契約書の共有が止まりやすい。
• 社内共有と社外共有で運用が分かれやすい。

契約書のPDF共有を効率化するには、都度メール添付するのではなく、電子保管した書類を必要な相手に共有できる仕組みを整えることが大切です。

サインタイムの共有機能で締結済み書類を共有する

サインタイムの締結後の書類共有を活用すれば、締結済み契約書や申込書を関係者に共有しやすくなります。

締結後の書類共有機能を使うことで、契約書を都度PDFとして探してメール添付する手間を減らし、電子保管されている書類を必要な相手に共有できます。

サインタイムの共有機能を活用するメリットとしては、以下が挙げられます。

• 締結済み契約書を必要な相手に共有しやすい。
• PDFを探してメール添付する手間を減らせる。
• 社内の関係者に契約書を確認してもらいやすい。
• 取引先からのPDF再送依頼にも対応しやすい。
• 書類の保管場所と共有方法を整理しやすい。

締結済み契約書の確認依頼が多い場合、共有機能を活用することで、担当者にPDF送付や再送対応が集中する状態を減らしやすくなります。

社内共有と社外共有を分けて考える

締結済み契約書を共有する際は、社内共有と社外共有を分けて考えることが大切です。

社内共有では、営業・経理・管理部門など、業務上契約書を確認する関係者が対象になります。一方、社外共有では、取引先や関係先に締結済みPDFを共有する場面が想定されます。

共有先ごとの目的としては、以下のような違いがあります。

• 営業部門：契約内容、契約プラン、契約期間を確認する。
• 経理部門：請求条件、支払い条件、請求開始日を確認する。
• 管理部門：契約更新日、取引状況、管理番号を確認する。
• 取引先：締結済み契約書や申込書の控えを確認する。
• 関係部署：申込内容や同意内容を確認する。

共有先や目的を整理しておくことで、どの書類を誰に共有するのかを判断しやすくなります。

電子契約後のPDF共有をスムーズにするポイント

電子契約後のPDF共有をスムーズにするには、締結済み書類をどこに保管し、誰が共有対応を行うのかを決めておく必要があります。

契約書が担当者のメールボックスや個人フォルダに残っていると、共有依頼が発生するたびに探す作業が必要になります。あらかじめ電子保管された書類を共有できる状態にしておくことで、確認や再送の対応を進めやすくなります。

PDF共有を効率化するために整理したい項目としては、以下が挙げられます。

• 締結済み契約書の保管場所を決める。
• 共有依頼を受ける担当者を決める。
• 社内共有と社外共有のルールを分ける。
• よく共有する書類の種類を整理する。
• 共有前に確認する項目を決める。
• 取引先から再送依頼があった場合の対応方法を決める。

共有のたびに個別判断するのではなく、あらかじめ運用を整理しておくことで、締結済み契約書の共有対応を標準化しやすくなります。

紙書類や他サービスのPDFもまとめて管理する

締結済み契約書の共有を効率化するには、電子契約で締結した書類だけでなく、紙で締結した契約書や他サービスで受信したPDFも含めて管理できる状態にしておくと便利です。

契約書が複数の場所に分散していると、共有したい書類を探すところから始まってしまいます。電子契約書はサインタイム、紙の契約書はキャビネット、他サービスのPDFは共有フォルダという状態では、社内外への共有対応に時間がかかりやすくなります。

サインタイムの紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用すれば、紙から電子化した書類や、他サービスで受信したPDFもまとめて管理できます。

締結済み契約書や申込書をまとめて保管しておくことで、共有が必要になったときに対象書類を見つけやすくなり、PDF共有や社内確認の対応もスムーズになります。

共有前に確認しておきたいこと

締結済み契約書を共有する際は、便利さだけでなく、共有範囲や確認手順も整理しておくことが重要です。

契約書や申込書には、取引条件や個人情報が含まれる場合があります。そのため、誰にどの書類を共有するのか、社内で確認しておく必要があります。

共有前に確認したい項目としては、以下が挙げられます。

• 共有する書類の種類を確認する。
• 共有先が社内か社外かを確認する。
• 共有してよい範囲を確認する。
• 社外共有時の確認フローを決める。
• 共有後の問い合わせ対応方法を決める。

共有機能を活用することで作業は効率化できますが、共有前の確認ルールを整えておくことで、より安心して運用しやすくなります。

まとめ｜締結済み契約書は共有しやすい状態で保管しよう

締結済み契約書は、契約締結後にも社内外の関係者から確認を求められることがあります。

PDFを都度メール添付で送る運用では、対象書類を探す手間や再送対応の負担が発生しやすくなります。担当者に共有依頼が集中すると、契約書確認や取引先対応のスピードにも影響します。

サインタイムでは、締結後の書類共有機能を活用することで、電子保管した契約書や申込書を必要な相手に共有しやすくなります。また、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用することで、紙やPDFで受け取った書類もまとめて管理できます。

締結済み契約書のPDF共有や社内共有に時間がかかっている場合は、電子保管と共有機能を活用した運用を検討してみてはいかがでしょうか。

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