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旅行代理店の申込書を電子化｜タブレットサインと電子署名で店頭手続きを効率化
旅行代理店では、店頭での旅行相談やプラン説明のあとに、旅行申込書、旅行条件の確認書、キャンセル規定への同意書、個人情報の取り扱いに関する同意書など、複数の書類対応が発生します。
紙の申込書を使っている場合、お客様に必要事項を記入してもらい、スタッフが記入漏れを確認し、控えを渡し、原本を保管する必要があります。来店が重なる時間帯や繁忙期には、接客後の書類対応がスタッフの負担になりやすくなります。
こうした店頭手続きを効率化する方法の一つが、タブレット上で申込書や同意書の確認・電子署名を完了できる「タブレットサイン」です。
本記事では、旅行代理店で発生しやすい申込書・同意書の課題と、タブレットサインを活用して店頭手続きや文書保管を効率化する方法について解説します。
旅行代理店で発生する申込書・同意書
旅行代理店では、旅行内容や申込方法によって、さまざまな書類を扱います。
店頭で説明を受けた後に旅行申込書へ記入してもらうほか、旅行条件、キャンセル規定、個人情報の取り扱いなどについて確認を求めるケースがあります。海外旅行、団体旅行、オプションツアー、未成年者の申込などでは、確認書類が増えることもあります。
旅行代理店でよく扱われる書類には、次のようなものがあります。
- 旅行申込書
- 旅行条件の確認書
- キャンセル規定への同意書
- 個人情報の取り扱いに関する同意書
- オプションツアー申込書
- 団体旅行の参加確認書
- 未成年者の申込に関する同意書
- パスポート情報の確認書
- 旅行保険に関する確認書
- 事前アンケート
これらを紙で管理していると、記入、確認、控えの共有、スキャン、保管まで一連の作業が発生します。書類の件数が増えるほど、店舗スタッフの事務作業も多くなりやすいでしょう。
紙の申込書・同意書で起こりやすい課題
紙の申込書は、その場で記入してもらいやすい一方で、管理には手間がかかります。
お客様が記入した内容に漏れがある場合、スタッフがその場で確認しなければなりません。接客が重なっていると、確認が後回しになり、後から再連絡が必要になることもあります。
また、旅行条件やキャンセル規定の同意書を紙で保管している場合、後日問い合わせがあったときに、どの書類に署名してもらったのかを探す必要があります。店舗ごとに保管場所が異なる場合は、本部や他店舗から確認しにくいこともあります。
紙の書類対応では、次のような課題が起こりやすくなります。
- 申込書の記入・署名に時間がかかる
- 記入漏れや署名漏れの確認が必要になる
- 旅行条件やキャンセル規定の確認履歴が探しにくい
- お客様控えの作成・共有に手間がかかる
- 紙の保管場所を確保する必要がある
- 過去の申込書や同意書を後から探しにくい
旅行代理店では、接客の質を保ちながら、事務作業をできるだけ減らすことが重要です。店頭での書類対応を見直すことは、店舗全体の業務効率化につながります。
タブレットサインでその場で電子署名を完了
サインタイムのタブレットサイン（対面サイン）を活用すれば、店頭でタブレットに書類を表示し、その場でお客様に確認・電子署名してもらえます。
お客様がメールを受信してから署名する必要はありません。スタッフが旅行内容や注意事項を説明しながら、同じ場で書類確認と署名を完了できます。
例えば、旅行申込書、旅行条件の確認書、キャンセル規定への同意書、オプションツアー申込書などを、紙に印刷せずタブレット上で案内できます。
紙の書類を準備して記入してもらい、署名後にスキャンして保管する作業を減らせるため、店頭手続きの業務効率化につながります。
よく使う書類はテンプレート化する
旅行代理店では、同じ形式の申込書や確認書を繰り返し使うことがあります。
国内旅行、海外旅行、団体旅行、オプションツアー、旅行保険の確認など、用途ごとに書類の種類が分かれている場合もあります。毎回書類を準備し、署名欄や入力欄を設定していると、スタッフの作業負担が増えてしまいます。
サインタイムのテンプレートの作成・管理を活用すれば、旅行申込書や同意書に署名欄・入力欄をあらかじめ設定できます。
用途ごとにテンプレートを分けておけば、スタッフは必要な書類を選んで案内しやすくなります。店舗ごとの書式のばらつきを防ぎ、店頭手続きの流れを標準化しやすくなる点もメリットです。
SMSでお客様控えを共有しやすくする
署名完了後に、お客様へ申込書や同意書の控えを共有したい場合があります。
紙で控えを印刷して渡したり、スキャンしてメール送付したりする運用では、スタッフの作業が増えます。また、旅行代理店の店頭手続きでは、メールアドレスよりも携帯電話番号の方が確認しやすいケースもあります。
サインタイムのSMSで署名依頼を活用すれば、携帯電話番号宛に署名依頼や書類確認の案内を送ることができます。
さらに、タブレットサインとSMS送信を組み合わせることで、署名完了後の書類の控えを署名者の携帯電話へ共有できます。
紙の申込書を印刷して控えを渡したり、署名後の書類をスキャンして送付したりする作業が不要になるため、これまでの対面受付の流れを大きく変えずに、ペーパーレス化を進められます。
旅行条件・キャンセル規定の確認履歴を残しやすい
旅行代理店では、旅行内容だけでなく、旅行条件やキャンセル規定をお客様に確認してもらうことが重要です。
紙で同意書を管理している場合、後から「どの内容に同意してもらったのか」「どのタイミングで確認したのか」を探すのに時間がかかることがあります。特に、旅行内容の変更やキャンセルが発生した場合、確認履歴をすぐに見返せる状態にしておくことが大切です。
タブレットサインを活用すれば、申込書や確認書を電子署名で管理できます。書類を電子データとして保管できるため、紙のファイルを探す手間を減らしやすくなります。
申込書、旅行条件確認書、キャンセル規定同意書などをまとめて管理することで、問い合わせ対応や社内確認もスムーズになります。
店舗・支店ごとの書類運用を統一しやすい
旅行代理店を複数店舗で運営している場合、店舗ごとに申込書や同意書の管理方法が異なることがあります。
ある店舗では最新の旅行条件確認書を使っている一方で、別の店舗では古い書式が残っている。紙の保管場所や控えの共有方法が店舗ごとに違う。このような状態では、本部での確認や管理がしにくくなります。
サインタイムの複数グループを活用すれば、店舗や支店ごとに管理範囲を分けられます。また、メンバー権限管理を活用することで、店頭スタッフ、店舗責任者、本部管理者など、役割に応じて操作範囲を整理できます。
店舗ごとの運用を保ちながら、書式や文書保管のルールを統一しやすくなる点がメリットです。
署名後の書類を文書保管しやすくする
旅行申込書や同意書は、署名して終わりではありません。
旅行内容の確認、キャンセル対応、変更手続き、問い合わせ対応などで、後から書類を見返す場面があります。紙のファイルや担当者のフォルダに分散していると、必要な書類を探すのに時間がかかります。
サインタイムの高度な書類検索や書類のタグ管理機能を活用すれば、お客様名、旅行日、ツアー名、書類種別などに応じて書類を整理できます。
例えば、「旅行申込書」「キャンセル規定同意」「海外旅行」「団体旅行」「オプション申込」などのタグを付けておくと、後から検索しやすくなります。
電子署名後の書類を探しやすい状態で文書保管しておくことで、店舗スタッフだけでなく、本部や管理部門も必要な情報を確認しやすくなります。
旅行代理店でタブレットサインを導入する流れ
タブレットサインを導入する際は、まず店頭で利用頻度の高い書類から電子化すると進めやすくなります。
すべての書類を一度に切り替える必要はありません。旅行申込書やキャンセル規定同意書など、毎日のように使う書類から始めることで、スタッフも運用に慣れやすくなります。
導入時には、次のような点を整理しておくとよいでしょう。
- 電子化する申込書・同意書を決める
- タブレットで署名してもらうタイミングを決める
- よく使う書類をテンプレート化する
- お客様控えの共有方法を決める
- 旅行条件やキャンセル規定の確認資料を整理する
- 店舗・支店ごとの管理ルールを決める
- 検索・タグ・権限管理のルールを決める
まずは店頭手続きで発生頻度の高い書類から始め、運用に慣れてから団体旅行、海外旅行、オプション申込、旅行保険関連の確認書などへ広げていくと、現場に定着しやすくなります。
まとめ｜旅行代理店の店頭手続きはタブレットサインで効率化できる
旅行代理店では、旅行申込書、旅行条件確認書、キャンセル規定同意書、オプションツアー申込書など、店頭で多くの書類対応が発生します。
紙で運用していると、記入、署名、控えの共有、スキャン、文書保管に手間がかかります。タブレットサインを活用すれば、対面で説明しながら、その場で電子署名を完了できます。
サインタイムでは、タブレットサイン、テンプレートの作成・管理、SMSで署名依頼、複数グループ、メンバー権限管理、高度な書類検索、タグ管理など、旅行代理店の店頭手続きと業務効率化を支える機能を備えています。
旅行申込書や同意書の紙対応を減らしたい、店舗ごとの書類管理を統一したい、電子署名後の文書保管を効率化したい場合は、タブレットサインを活用した電子署名フローを検討してみてはいかがでしょうか。
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