契約ライフサイクル管理システム（CLM）とは？導入すべき理由と選び方

契約ライフサイクル管理システム（CLM）とは、契約書の作成から承認、締結、保管、更新管理、分析までを一元管理できるシステムです。

契約件数が増えるにつれて、契約管理の複雑さやコンプライアンス対応の負担も大きくなります。そのため、多くの企業が契約管理システムを導入し、契約業務の効率化とリスク管理を進めています。

実際、多くの企業にとって契約ライフサイクル管理システムは必要性が高まっています。

この記事では、契約ライフサイクル管理システムの仕組みや導入メリット、必要な機能、選び方について詳しく解説します。

サインタイムの高機能な契約管理システムが多くの企業に選ばれている理由をご覧ください。

契約ライフサイクル管理システム（CLM）とは

契約ライフサイクル管理システムとは、契約書の作成依頼からレビュー、承認、電子署名、保管、更新管理までを一元管理するシステムです。

単なる契約書保管ツールとは異なり、契約業務全体を管理できる点が特徴です。

契約情報、契約期限、承認状況、更新条件などを一元化することで、契約業務を効率化できます。

また、契約管理システムでは、契約書を単なるファイルではなく「管理すべき重要な資産」として扱います。

多くの企業では、以下のような名称でも呼ばれています。

• CLMシステム
• 契約管理システム
• 契約書管理システム
• 契約ライフサイクル管理ツール

こうしたシステムを導入することで、契約業務の属人化を防ぎ、契約管理ルールを標準化できます。

契約ライフサイクル管理システムで解決できる課題

多くの企業では、契約書がメール、共有フォルダ、Excelなどに分散して管理されています。

その結果、契約更新漏れや確認遅延、承認ミスなどが発生しやすくなります。

契約ライフサイクル管理システムを導入することで、こうした課題を改善できます。

例えば、承認ルートが明確でない場合、契約書がレビュー段階で止まってしまうことがあります。

また、更新期限を見逃すことで、不要な自動更新や契約失効が発生するケースもあります。

さらに、契約テンプレートや条項管理が統一されていないと、契約内容のばらつきや法務リスク増加にもつながります。

契約管理システムでは、契約情報の一元管理、自動通知、承認フロー管理などを行うことで、契約業務全体を効率化できます。

契約ライフサイクル管理システムの仕組み

契約ライフサイクル管理システムでは、契約業務全体を段階ごとに管理します。

一般的には、以下の流れで契約管理を行います。

契約書作成

契約テンプレートや条項集を利用して契約書を作成します。

事前承認済みの契約文言を利用することで、作成ミスや確認工数を削減できます。

AIによる契約条項提案に対応しているシステムもあります。

レビュー・承認フロー

契約内容は、自動的に関係者へ回覧されます。

承認フローを設定することで、適切な担当者へ契約書を送付でき、確認漏れを防げます。

また、承認履歴も記録されるため、監査対応にも役立ちます。

電子署名・契約締結

承認完了後は、電子署名によって契約締結を行います。

現在では、以下の署名方法に対応する電子契約サービスが増えています。

• 手書き署名
• テキスト署名
• 対面署名
• 印鑑風署名

署名履歴やタイムスタンプも保存されるため、安全な契約管理が可能です。

契約書保管・更新管理

締結済み契約書は、契約書管理システムで保管されます。

契約更新日や終了日も自動管理され、更新通知も送信できます。

契約分析やレポート機能を利用することで、契約状況の見える化も可能です。

最新の契約管理システムに必要な機能

現在の契約管理システムでは、契約業務を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。

代表的な機能は以下の通りです。

• 契約書の一元管理
• 承認フロー自動化
• 電子署名機能
• AIによる契約情報抽出
• 契約期限通知
• 契約検索機能
• バージョン管理
• 契約分析レポート
• アクセス権限管理
• Salesforce連携
• 契約テンプレート管理
• 操作履歴管理

AI機能では、契約相手、契約金額、契約期間、自動更新などを自動抽出できるシステムも増えています。

契約管理システムを導入すると便利な部署

契約管理システムは、法務部門だけでなく複数部署で活用できます。

営業部門

契約締結スピード向上によって、商談を早く進められます。

電子署名や承認フローによって契約対応を効率化できます。

調達・購買部門

取引先契約や更新管理を一元化できます。

契約条件やサービス内容も管理しやすくなります。

法務部門

契約書の標準化や契約リスク管理を効率化できます。

監査対応や契約履歴管理にも役立ちます。

経理・財務部門

支払条件や契約金額管理を効率化できます。

更新通知によって支払漏れ防止にもつながります。

人事部門

雇用契約書や誓約書などを電子管理できます。

入社手続きの効率化にも役立ちます。

契約管理システムを導入すべきタイミング

以下のような状況が増えてきた場合、契約管理システム導入を検討するタイミングです。

• 契約件数が増えている
• Excel管理が限界になっている
• 契約更新漏れが発生している
• 承認作業に時間がかかる
• コンプライアンス対応が必要
• 複数部署で契約情報共有したい

企業規模拡大や拠点増加に伴い、契約管理業務は複雑化します。

そのため、早い段階で契約管理システムを導入することで、将来的な業務負担増加を防げます。

契約管理システムの選び方

契約管理システムを選ぶ際は、機能だけでなく、自社業務との相性も重要です。

まず、自社の契約管理課題を整理し、必要機能を明確にする必要があります。

また、以下のポイントも重要です。

• Salesforceなど既存システムと連携できるか
• 電子署名方式が柔軟か
• AI分析機能があるか
• セキュリティ要件を満たしているか
• 承認フロー設定が柔軟か
• 海外契約にも対応できるか
• 将来的な契約件数増加へ対応できるか

単純な価格比較だけでなく、契約業務全体をどれだけ効率化できるかを重視することが重要です。

契約管理ならサインタイム

サインタイムは、電子署名と契約ライフサイクル管理を一元化できる契約管理システムです。

契約書作成、承認、電子署名、契約書保管、更新通知までをまとめて管理できます。

また、以下の署名方式に対応しています。

• 手書き署名
• テキスト署名
• 印鑑風署名
• 対面署名

さらに、AIによって契約相手、契約金額、契約開始日・終了日を自動抽出できます。

Salesforce連携にも対応しており、営業情報と契約情報を統合管理できるため、営業業務と契約管理業務を効率化できます。

契約件数増加やコンプライアンス強化へ対応したい企業にとって、サインタイムは柔軟性と拡張性を兼ね備えた契約管理システムです。

サインタイムが貴社の契約管理業務に適しているか、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。

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