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契約管理を効率化するには？CLMシステムの機能と活用例を解説
契約管理業務は、契約書の作成だけで終わりではありません。
契約レビュー、承認、締結、保管、更新管理など、多くの業務が発生します。しかし、メールやExcel、共有フォルダだけで契約を管理している企業も多く、契約更新漏れや承認遅延、契約書紛失などの課題を抱えているケースは少なくありません。
こうした課題を解決する方法として注目されているのが、CLMシステム（契約ライフサイクル管理システム）です。
CLMシステムを導入することで、契約業務全体を一元管理でき、契約フローの効率化やリスク低減につながります。最近では、AIによる契約情報抽出や電子署名、Salesforce連携などを搭載したCLMシステムも増えており、契約業務全体をデータとして活用する企業も増えています。
この記事では、契約管理を効率化するために必要なCLMシステムの機能や活用例、導入メリットについて詳しく解説します。
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CLMシステムとは？
CLMとは「Contract Lifecycle Management（契約ライフサイクル管理）」の略称です。
CLMシステムは、契約書の作成からレビュー、承認、締結、保管、更新、終了まで、契約業務全体を管理するためのシステムです。
従来の契約管理では、契約書ファイルを保存するだけで終わっているケースも多くありました。しかし実際には、契約更新日や契約条件、支払い条件など、継続的に管理すべき情報が数多く存在します。
CLMシステムでは、契約情報をデータとして管理することで、契約業務全体を効率化できます。
また、契約状況を可視化できるため、契約更新漏れや承認遅延などの防止にもつながります。
なぜ契約管理業務の効率化が必要なのか？
契約管理業務には、多くの手作業が発生します。
例えば、契約書の確認依頼、承認依頼、更新確認、締結後の保管などをメールやExcelだけで管理している場合、契約件数が増えるほど管理負担も増大します。
さらに、契約情報が複数の場所に分散すると、以下のような問題が発生しやすくなります。
- 契約更新期限を見落とす
- 最新版契約書が分からない
- 承認フローが属人化する
- 契約条件を検索できない
- 契約締結までに時間がかかる
- 契約書紛失リスクが高まる
CLMシステムを導入することで、これらの課題を一元管理できるようになります。
また、契約フローを標準化できるため、部署ごとの差異や属人化防止にも役立ちます。
部署別のCLMシステム活用例
CLMシステムは、法務部門だけでなく、さまざまな部署で利用されています。
営業部門
営業部門では、契約書テンプレートや事前承認済み条項を利用して、契約書作成を効率化できます。
また、SalesforceなどのCRMと連携することで、商談情報と契約情報を同期でき、契約締結までのスピード向上につながります。
調達・購買部門
調達部門では、取引先契約や価格条件、契約更新日などを一元管理できます。
契約期限通知機能によって、自動更新による不要契約継続防止にも役立ちます。
法務部門
法務部門では、契約条項管理や契約レビュー履歴管理、監査ログ管理などに活用されています。
契約変更履歴を追跡できるため、コンプライアンス強化にもつながります。
人事部門
人事部門では、雇用契約書や誓約書、業務委託契約書などを電子管理できます。
承認フローや電子署名によって、契約手続きを効率化できます。
CLMシステム導入によるメリット
CLMシステムを導入することで、契約管理業務全体を効率化できます。
契約書を単なるファイルではなく、「管理すべき重要データ」として運用できる点が大きな特徴です。
主なメリットは以下の通りです。
- 契約書作成時間短縮
- 承認フロー自動化
- 契約更新漏れ防止
- 契約検索効率化
- コンプライアンス強化
- 契約リスク低減
- 契約書一元管理
- 契約期限通知自動化
- 契約分析・レポート活用
- 契約件数増加への対応
- Salesforceなどとの連携
- 売上機会損失防止
契約件数が増えるほど、Excelやメールだけでの契約管理には限界があります。
そのため、多くの企業がCLMシステム導入を進めています。
CLMシステム選定時に確認したい機能
CLMシステムは製品によって搭載機能が異なります。
そのため、自社の契約業務に合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。
契約テンプレート管理
契約書テンプレートや条項集を管理し、契約書標準化を行えます。
承認フロー自動化
契約内容に応じて、適切な担当者へ自動回覧できます。
バージョン管理
契約変更履歴を管理し、最新版契約書確認を容易にできます。
契約書一元管理
契約書を検索可能なデータベースで一元管理できます。
高度な検索機能
契約相手、契約金額、契約日などで契約書検索が可能です。
電子署名対応
手書き署名、テキスト署名、対面署名などへの対応も重要です。
AIによる契約情報抽出
契約金額、契約期間、自動更新条件などをAIで自動抽出できます。
契約期限通知
契約期限前に自動通知を送信できます。
操作履歴管理
承認・編集・署名などの履歴を記録できます。
Salesforce連携
CRMと契約情報を連携し、営業業務を効率化できます。
サインタイムは契約管理を効率化できるCLM機能
サインタイムは、電子署名と契約管理を一元化したCLM機能を備えています。
以下の署名方式に対応しています。
- 手書き署名
- テキスト署名
- 印鑑風署名
- 対面署名
さらに、AIによって契約相手、契約金額、契約期間などを自動抽出できます。また、Salesforce連携によって営業情報と契約情報を同期し、契約管理業務を効率化できます。
契約書一元管理、承認フロー、契約期限通知なども搭載しており、契約件数増加にも柔軟に対応可能です。契約業務を効率化したい企業にとって、実用性と柔軟性を兼ね備えた契約管理システムといえるでしょう。
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