ペーパーレスでの業務効率化に向けサインタイムを導入

アイクコーポレーション様　企業紹介

株式会社アイクコーポレーションは2023年度に40周年を迎えます。もともとは松山で中古車情報のテレホンサービス事業から始まった会社です。現在は出版事業がメインで、四国の中古車情報誌「月刊Mjマガジン」、女性向け情報誌「月刊愛媛こまち」、不動産情報誌「すまいズ」「愛媛の家」「香川の家」「高知の家」他､フリーペーパー誌｢ここまち｣などを発行しています。

WEBコンテンツ事業では、「Mjネット」「MjBIKE.com」「e-komachi」などのサイトを運営しています。自動車､生活情報、不動産、注文住宅などのジャンルで、地域に密着したわかりやすい情報を発信しています。

紙の印刷・押印から脱却。ペーパーレスで業務効率化を目指し、サインタイムを導入

サインタイム導入以前はすべての契約書類を紙でやり取りしていました。そのため、弊社独自の受注管理システムでデータをまとめるための入力業務が必須でした。入力データの不備が起きたり、情報の照らし合わせに手間がかかったりと、業務の効率化に課題感を感じていました。

また、社内確認が必要な請求書等も紙ベースだったため、支店をまたいで確認が必要な書類は、都度都度紙に印刷を行っていました。申請者は、書類をスキャンしてPDF化→メール添付で送信。承認者は、印刷してサイン記入→スキャンしてPDF化→メール添付で返信するという煩雑な手順を踏んでいました。

これらの課題を解決するため、DXの第一歩であるペーパーレス化ができる電子契約サービスを選定し始めました。書類作成から署名、管理までを電子上で一元化できるサービス内容はもちろん、弊社のイメージする商談シーンに一番マッチしていたのがサインタイムさんでした。検討段階でいろいろな要望をぶつけたり、相談にも乗っていただきましたが、いつも親身に対応してくださって感謝しています。

API連携とSMS対応、サインタイムの充実した機能

電子契約サービスを選定したなかで、重視した機能は3つありました。

電子帳簿保存法に対応したPAdESの利用が可能

1つ目は、電子帳簿保存法に対応できる法的拘束力があることです。サインタイムの長期署名（PAdES）機能を使えば、電子署名とタイムスタンプを組み合わせて10年以上、電子署名の有効性を確認することができます。

紙の契約書をファイリングして保管していたことと比べると、かなりの業務効率化になりました。

自社の受注管理システムとサインタイムのAPI連携

2つ目は、もともと使っていた弊社の受注管理システムとAPI連携して運用できることです。御社システム担当の方にはかなり無理を聞いていただきましたが、弊社システムを拡張する形で対応していただいたおかげで、契約業務がよりスムーズになりました。

電子契約サービス大手さんの中には、API連携に個別対応してくれない会社さんも多かったので、この点はサインタイムさんを選んだ理由の大きなところです。

SMSでの契約締結でスムーズに

3つ目は、サインタイムでは契約書をSMSで送信できる機能があることです。電子契約サービス導入後の商談で実現したいことに取引先で商談がまとまった際に、その場でスピーディーに契約締結まで完了がありました。締結書類を契約先の社長さんなどキーマンにSMSですぐに送ることができ、スマートフォンでも契約が締結できることは電子契約サービス導入の上でマストでした。

サインタイムさんに導入の相談をしていた時には、実はサインタイムはSMS対応機能は未実装でした。ご相談したところ、SMS機能のリリースを当社のために前倒ししていただきました。その節はありがとうございました。

スタートアップ特有の柔軟性と対応力

サインタイムの導入は、機能面以外でも決め手になったことがあります。それは、御社の営業担当の方々が真摯に対応してくださった姿勢です。当社がいくつかの電子契約サービスを比較・検討している段階から、サインタイムさんにはかなり多くのご要望・ご相談をさせていただきました。

そして、その要件に非常に真摯に、柔軟に対応をしていただきました。サインタイムは、ベンチャー企業ですので、サービス提供停止のリスクはないかなど、かなりストレートな質問もしました。その際にもサービス停止時の対応なども具体的に、真摯に話して下さったため、これから一緒にサービスを利用・連携していく信頼関係を築くことができたと思っています。

シンプルな操作性で、マニュアルなしで社内にスムーズに浸透

サインタイムの導入が決まってからは、「社内の仕事のやり方を変更することに反発がないか」という不安はありました。

実際に導入してみたところ、サインタイムの直感的に分かりやすい管理画面と、マウスのドラッグ＆ドロップで扱えるシンプルな操作性は大変好評で、いつのまにか事業部内で普及が進んでいるほどでした。総務部のDX担当としては、社内用マニュアルを作る必要もなく大変ありがたいです。

導入から約6か月が経ちまして、一番規模が大きい自動車情報事業部では新規契約のおよそ70～80％でサインタイムを使っています。イレギュラー的に発生する一部の書類ではまだ使っていないのですが、新しいやり方に社員のほとんど全員が抵抗なく使っている印象です。

住宅事業部では、およそ60〜70％でサインタイムを利用していて、他の事業部にはこれから段階的に導入を進めていきます。自動車情報事業部を導入の成功事例として、背中を押してもらうような形で進めていきたいと考えています。

サインタイムで2～3日の入力・確認工数をゼロに

サインタイム導入後の変化としては、業務プロセスが大きく省力化されました。紙の契約書からデータを入力していた時間がなくなったのはもちろん、確認のプロセスに使っていた時間が大幅に短縮されました。

データがクラウドで一括管理されているおかげで、システムエラーさえ起きなければ契約書の情報に変化はありません。データの紐づけや照らし合わせの必要がなくなり、この業務プロセス自体を省略できるようになった変化はかなり大きいです。

これまでは確認業務にパートさんが月に2〜3日ほど時間を要していましたが、今ではゼロに近くなりました。もちろん、社員複数人の署名が必要な書類についても、電子化しスムーズに書類を回せるようになりました。御社のサービスの利用用途や特徴をそのまま活用し、ありがたく利用しています。

サインタイムは、相手方がユーザー未登録のままでも書類の閲覧・署名ができるため、取引先の方にも快く受け入れられています。従来は何度も取引先に足を運んでいましたが、メッセージを送り、開いて、サインしてもらうだけで契約締結できるようになりました。

URLをクリックすると、サインタイムが開き、どこに何をするべきかが直感的にわかるので、取引先に負担を与えません。営業フローが非常に分かりやすく便利になったと思います。

サインタイムの今後の機能エンハンスにも期待

先ほどお話したように現在も承認フローに利用していますが、ワークフロー的な利用方法を強化（※1）していただけるとありがたいです。事前に役職順に階層を指定し、署名できるようになると、より現場に即した利用ができると思います。

これからもサインタイムは要望に真摯に受け止め、サービスをエンハンスしてくれるので助かっています。サインタイムさんとは長いお付き合いになると思いますので、今後も色々とご相談させていただきながら利用していきたいと思います。

※1 現在、実装に向けて検討中です
※要望にお応えし、リリース済みです。詳しくはこちら