機能、コスト、柔軟性を総合判断しサインタイムを導入

Byside株式会社の事業内容と特徴

Byside株式会社は、M＆Aのアドバイザリーや仲介をしている会社です。企業を売りたい会社と買いたい会社の仲立ちをしています。売上数億円の企業をメインに中堅・中小企業のM＆Aをお手伝いさせていただいています。

当社は、大手のM＆A仲介会社で経験を積んだメンバーで構成されており、特に代表の川畑や私は営業で実績を積んだ後、マネジメント職を任されていました。そのような背景もあり、多数の案件に関与してきたため、業種に関わらず幅広い企業様に対応ができています。

当社は少数精鋭ですので、大手に依頼し経験の浅い若手が担当で残念な思いをしたといったことなく、どの案件にも経験豊富なベテランが携わり、お客さまに安心感を感じていただけるところが、Byside株式会社の特徴です。

M＆A仲介事業ならではの電子契約の必要性

M＆A業界では、秘密保持契約（NDA）などの大量の書面のやり取りがあり、紙が溜まる一方です。ですので、創業当初から電子契約を導入しようとしていました。

この仕事では、各担当者がお客さまと直接交渉をして契約書の中身を詰めていくことが一般的だと思います。一方で、私を含めた各担当はお客さまを訪問し、様々なご提案や案件上のやり取りをしており、社外に出ていることがほとんどです。

そのため、会社に行かないと契約書に印鑑が押せないという状況だと、営業にかける時間が少なくなったり、契約締結に時間がかかったりします。効率的な営業をしていくため、出社しなければ押印できないという状況を避け、本業に集中する環境を整えたいと、創業時から代表と話をしていました。

要望を聞いて機能拡張するサインタイムの姿勢が導入の決め手

電子契約サービスを比較・検討していた際に、当社の企業としてのサイズ感とコストがぴったり合うのがサインタイムでした。同じスタートアップだという点にも共感しました。

UIを見た時にも、他社の電子契約サービスでは、押印のマークが少しカッコよくないと感じたことがあります。サインタイムは、シンプルなUIと、書面をPDFにわざわざ変換しなくてもWordなどをそのままアップロードできる楽さが魅力的でした。

サインタイムに決めた理由に、要望を聞いて反映してもらえる点があります。他社の電子契約サービスではあらかじめ機能が提供され、決まった枠組みの中で利用するため、利用するサービスにあわせて業務のスタイルを変える必要がある印象でした。一方で、サインタイムはお客様の声を聞いて柔軟性を持って機能を拡げていこうとする姿勢だったので、最終的にサインタイムを導入することにしました。

当社が兼ねてよりリリースを要望していた「スキャナ保存」機能も当初の予定より早くリリースいただき、今後の機能の拡張性にも期待しています。

電子契約サービスの導入でどこでも押印・認証

当社は開業当初からサインタイムを導入していたので、導入前後で社内で大きく変わったことはありません。現状ではお客様のご要望で紙で締結することもあるので、約50%ぐらいがを電子契約となっています。

押印のためのムダな出社がなく、効率的な営業に寄与

前職では、社内の書類のやり取りだけで1週間かかることもありましたが、当社ではそのような状況はありません。また、押印のためだけに帰社するということもよくありました。また、スタートアップらしく、私自身も営業をしつつ、社内の管理責任者をしているということもあり、様々な承認の申請がありますが、その処理のためだけに在社しなければいけないとなると、非常に多くの時間が奪われていたと思います。

これまでの経験上感じていた不便さが解消され、本業の活動に取り組む時間や働き方の自由度が増したのは大きいです。営業先が全国にあり、東京にいないことも多いのですが、どこでも押印や承認ができるのはやはり便利です。

よく使う雛形はテンプレート機能で楽に効率化

それから、テンプレート機能で社名などを入れないまま契約書をお客さまに送れるのはいいなと思いました。秘密保持契約書は社名以外の部分はほとんど雛形通りになることも多く、毎回同じものをすぐにお客さまに送れるとなると、だいぶ楽になり効率化できます。

でも、社内ではまだあまり浸透していなく、みんな契約書をWordで起こしている状態です。そのため、これからもっと社内でこの機能を使っていくようにしなければいけませんが、それでもWordをPDFにしなくていいので、それだけで大幅に業務効率化はできています。

柔軟性やスピード感などの価値観も自社にフィット

サインタイムの利用メリットに、サポートの応答速度の速さがあります。他社だと質問をしてから1〜2日後に回答が来るということがよくありますが、それだとわれわれのスピード感とは合いません。サインタイムは応答のスピードが早く、待たされてる感がないのでありがたいです。ちょっとした質問も尋ねやすいと感じています。

先ほどお話しましたが、電子保管機能の実装スピードも早かったですね。私が要望したからだという話も聞きましたが（笑）そういう柔軟性やスピード感が当社と合うところは魅力的です。

コスト面や使いやすさも満足なサインタイム

サービス利用の上で重要なコストと使いやすさの面でも非常に満足しています。他社サービスだと、有料登録しないと過去に承認した書面が時間が経過すると閲覧できなくなったりします。そうなると契約状況がサッと確認できず、「これって契約したんだっけ？」となりがちです。しかも、その有料登録の費用がまた高めなんですよね。

サインタイムは安いコストで利用でき、過去の承認済み書面もURLにアクセスすれば見ることができます。締結先のお客様もサービスに登録することなく、いつでも書面を確認できることも使いやすいですね。サービスの登録は手間に感じるお客様も多いため、その心配がなく、こちらも安心してお客さまにサインタイムの署名依頼メールを送ることができます。

認知度が上がってもっと便利になってほしい

サインタイムのサービスに特に不満を感じることはないですね。社内でもみんな使いやすいと言っていますし、お客さまからもやり方が分からないなどの問い合わせも来ていません。

他の人におすすめするかどうかを10点満点で言うと8、9点でしょうか。サービス自体に問題はないです。電子契約サービスは、事業承継をする会社ではまだ導入していないことがよくありますし、大企業でも導入していないところはまだまだあります。

また、電子契約をすでに導入している企業からは、既存のサービスで締結したいというリクエストがくることがあります。そうすると、当社はサインタイムと締結先の希望する電子契約サービスの2つ以上のサービスを使う必要があり、別のサービスにも書面が溜まっていきます。

今後一本化したいので、電子契約サービスやサインタイムがもっと普及して、サインタイムで統一でき、この問題が解消されることを願っています。