契約締結にかかる時間と人件費を75%削減

課題とサインタイムの導入結果

膨大な量の契約書を取り扱うHCCRにとって、この紙媒体での書類管理は大きな課題と認識されていました。しかし、新型コロナウイルスの流行をきっかけに、契約書関連の管理業務をすべてオンライン化することが決定されます。契約書の電子化にあたりサインタイムを導入した結果、バックオフィス業務が円滑になったことに加え、以下の3つの効果が得られました。

• 契約管理の簡易化
• サイン済みの契約書の一元化
• 見積もりからサインまでの時間短縮

サインタイムを選んだ理由

テレワークを成功させるためには電子署名が必須だと考え、サインタイムのサービス利用の検討を始めます。まずはサインタイムのフリープランを利用し、その結果、社員や顧客にとって使い勝手が良いこと、契約書管理が簡易化されることにより、グローバルな運用に貢献することを実感しました。

「サインタイムをトライアル利用した結果、僕たちが契約締結にかけていた時間と人件費を75%削減することがわかりました。サインタイムは、利用者にとっての使いやすさを重視しつつ、日本のハンコ文化とグローバル方法のバランスを取ることを可能にしてくれます。サインタイムは、私たちのすべての電子契約プロセスにおいて理想的な解決策でした」

サインタイムのソリューション

HCCRは、日本・米国・インドにおける、それぞれの人事・営業・契約管理チーム全体でサインタイムの電子署名の活用を開始し、顧客間や従業員間などの幅広い契約を管理しています。

「サインタイムを導入する前、私たちの契約管理は無秩序で昔ながらのものでした。サインタイムを導入してから、社内の契約管理の方法を変更しました。その結果、管理すべき大量の契約を効率的に管理できるようになったのです。サインタイムは間違いなく、効率的な運用に大きく役立っています。
特に、私たちは契約書の内容や文脈を特定するためのカテゴリ分類やタグ付けの機能をよく使っています。また、サインタイムを契約書の安全な保管場所として活用することで、以前では考えられなかった便利な方法で管理できるようになりました」

サインタイムの機能と導入効果

HCCRは、サインタイムの電子署名を取り入れることで、署名プロセスの管理における時間を大幅に短縮し、書類管理の方法を改善しています。さらに、すべての契約についてサインタイムを用いることで、世界中の顧客との取引を一元管理できるようにもなりました。

また、サインタイムの直感的なインターフェースでは、Word、Excel、PDFなどの文書を瞬時に契約書に変換することができます。これにより、顧客やベンダー、従業員の迅速な署名も可能になりました。結果として、特に事業開発チームでは管理業務にかかる時間が短縮され、本来の業務に集中できるようになっています。

つまり、サインタイムの電子契約サービスは、HCCRにおいてビジネスのあらゆる側面において高い効果を発揮し、コンプライアンスの強化や、費用対効果の向上に繋げられたのです。そして今では、サインタイムの電子署名はHCCRグループの他の事業分野にも展開されています。

「サインタイムは、私たちの契約管理業務を最適化する素晴らしいソリューションです。私たちは、契約管理手順について質問や問題があるたびに、サインタイムチームと一緒に解決できています。サインタイムの提供するサービスには非常に満足しています！」

その他の社員の声

「契約関連書類はすべてサインタイムにあるので、探すのに手間取りません。膨大な量の契約書の管理がとても楽になりました」
– オペレーションアシスタント Inoue Ayumi様 

「サインタイムは直感的に操作できるのが魅力です。アナログからデジタルへの移行もスムーズで、以前のやり方に戻ることは考えられません」
– オフィスマネージャー Kumiko Harada様

「紙ベースのアナログな方法では、契約締結に何日もかかっていました。しかしサインタイムを導入したことで、今までにない速さでクライアントに契約書を届け、捺印してもらえるようになりました」
– オペレーションマネージャー oshi様

サインタイムの5つの特徴

①優れたデザイン性と文書から契約までの効率化

サインタイムでの契約書の作り方は、既存のドキュメントをアップロードし、ドキュメントに必要なフィールドをドラッグ＆ドロップするだけです。Word、Excel、JPEGなど様々なファイルタイプに対応しています。

②日系企業にとって使いやすいインターフェース／機能性

印鑑電子署名や近日公開予定の管理者承認機能により、日本式の承認プロセスをサインタイム内で再現します。旧来の紙ベースの契約書と同じ書式で、直感的な操作性が可能です。

③契約書保管スペースの一元化

サインタイムは、契約書の保管場所を一元化し、文書管理を簡素化するクラウド型ソリューションです。あらゆる契約書に関する安心できる保管場所を提供します。

④生産性向上のためのプログラム化されたプロセス

契約書の作成、機密文書の送信、取引の最終確認、関係者へのリマインダーなど、契約におけるさまざまなプロセスも、ユーザー志向のテンプレートとAPI統合の自動化によって簡単に行えます。

⑤ブロックチェーンセキュリティと機能性

サインタイムでは契約や取引の保護もできます。世界でも高く評価されているブロックチェーン技術を用いて、契約書の記録を保護し、国際取引をスピーディにします。