サインタイム利用で業務工数を1/2に
飲食業の「働き方改革」牽引にも効果

 株式会社mihaku様　企業紹介

株式会社mihakuは、社員数70名、アルバイト数300名を抱える和食業界の会社です。

日本料理としゃぶしゃぶをメインに、京都と東京、北京で「京都 瓢斗」「香水亭」「京都 瓢嘻」の各店舗をチェーン展開中。

お客様の「おもてなし」に全力を尽くすのはもちろんのこと、日本の飲食業界、和食業界の労働環境をより良くしていくために、さまざまな改革に取り組んでいます。

2022年10月には、飲食業界で初となる「ホワイト企業認定シルバー」をいただいています。

「働き方改革」における飲食業界のリーディングカンパニーとなるべく、さらに取り組みを強化しています。

飲食業界に革新を起こした「3つの働き方改革」

「和食業界には現在でも『技術は背中を見て盗め』といった文化があります。しかし、弊社は飲食業界ではとても珍しく、論理的で抜本的な働き方改革を進めております」と語る世永さん。

「働き方改革」として社内で実施している、3つの取り組みについて教えてくださいました。

①接客の完全マニュアル化

マニュアルを整備することで、個人の成長スピードを早めることに成功しました。

②業務効率化に役立つ新しい取り組みの導入

セントラルキッチンの導入や週休２日制の導入など、飲食業界の先駆者として「働き方改革」を進めています。

③各店舗での電話対応についての改革

電話対応をする時には、実施していた作業の手を止める必要が出てきます。そのため、店舗で働くスタッフの業務の妨げや遅延の原因になっていました。この問題を解消するために、本部に正社員のコンシェルジュを配置。現在はコンシェルジュが全店舗の電話対応をしています。
日中は店舗の電話が一切鳴らない設定となり、店舗に出ているスタッフはお客様対応に専念できるようになりました。

ペーパーレスで業務効率化＆サービス向上へ

「10名様以上のご予約をいただく際は、『予約確認書』をお送りし、お客様と予約内容の確認を行っています。サインタイムの導入前は紙の予約確認表でやり取りしており、お客様にはFAXの送受信をお願いしていました」

紙で予約確認票の授受をする場合には、書面に1枚ずつ必要事項を入力して作成・印刷し、FAXで送る手間がかかっていたと世永さんは話します。

同様に、FAXを受けたお客様にも紙に記入してFAXで送付する手間がかかっていました。

電話予約における受付業務の効率化と、お客様によりよいサービスが提供できるようになることを視野に入れてサインタイムの導入に踏み切りました。

紙で実施してきた業務内容や業務フローはなるべく変えず、手続きだけを電子化・効率化できるサービスを探していたところ、サインタイムは、確認表の作成、共有、押印まで、すべてWEB上で完結できるので、求めていたサービス像にピッタリ合致したそうです。

店舗の予約確認票の業務工数に課題感

予約確認書を紙でやり取りする場合、お客様側にFAX環境がなく予約確認票のやり取りができない課題も出てきていました。このような場合、メールに予約確認表をPDF添付してやり取りをしていたそうです。

この対応は、コンシェルジュの手間だけでなく、お客様にも印刷、記入、押印後の書類のPDF化、スキャンなどの手間をかけることになります。

「場合によっては再度ご連絡し、書類のご返送をお願いするケースもあり、予約確認書のやり取りに際し、双方向で工数がかかることを課題に感じていました」

手間がかかる分、お客様からの書類の返送が遅くなる場合も多くあったと話します。

サインタイムの導入で、業務工数を1/2以下に削減

働き方改革の一環でサインタイムを導入したことにより、業務工数が半分になり、課題の解決にもつながりました。

コンシェルジュもSMSやメールで予約確認票の送信ができるようになり、書類作成、印刷、FAX送信にかかる時間の削減にもなったようです。

お客様はスマートフォンなどで届いた連絡の確認ができ、届いたメールをクリックして日付や署名などを入力するだけで、簡単に書類の締結ができるようになりました。書類の返送もスムーズに対応可能となり、手間がかからなくなりました。

「繁忙期は1日に10件以上の予約確認書を作成しています。そのため、1件あたりの作業時間を短縮することは重要な課題でした。」

サインタイムでは何度も使う書類は「テンプレート機能」で簡単に送信できるため、使い勝手の良さも魅力だと話す世永さん。

紙ベースでは1件の入力から送信まで10分以上要していましたが、サインタイムの導入により対応時間は5分以下になり、作業の手間が大きく減りました。

お客様からの書類返送が早くなった実感もあり、サインタイムを導入して良かったと世永さんは話します。

サインタイムの料金プランが導入の決め手に

複数の電子契約サービスを比較・検討する中でも、サインタイムのコストパフォーマンスの良さは大きな決め手になったと話します。

各プランに無料の送信件数が付いた料金プランは、想定していた利用形態とマッチし、導入する最大の決め手となりました。

「他にもサインタイムの担当営業さんに、弊社向けのカスタマイズの料金プランを提案していただいたり、電子契約で使えるテンプレートを作成していただいたりと、たいへん手厚くサポートしていただきました」

担当営業とコミュニケーションがしっかり取れる安心感も、導入を決定づけた大きな理由になったようです。

サインタイムのシンプルな操作性が、スピーディな契約締結を実現

サインタイムのUIは操作が分かりやすく作られていて、初めての方でも操作しやすく、SMSを送信するとすぐに返送をしてもらえるパターンもあります。

「導入前の懸念事項に、ご年配の方を含めお客様にサインタイムを問題なく使っていただけるかどうかがありました。しかし、実際に導入してみると、苦情や混乱はほとんどありません」世永さんの所感としては、スムーズに操作して頂けているようです。

さらに、サインタイムにはSMSとメールアドレスの両方に契約書を送ることができます。

SMSとメールアドレスの使いやすい方を選んでもらう中でも、株式会社mihakuでは、6:4でSMSが好まれているそうです。

「メッセージを開けばその場ですぐに押印ができるので、契約締結までのスピードも格段に速くなりました。FAXだとお客様の手間も多かったので、契約締結は早くて翌日、たいていは2日ほどかかっていました。それがサインタイムを利用するようになり、ほとんど1日以内で契約締結できるようになりました」

両方で送る効果を早速実感する世永さんは、接待利用のお客様にとっても、上長確認などもしていただきやすくなったのではないかと考えています。

今後サインタイムに期待していること

飲食店の予約は参加人数や日時など、部分的な変更が必要になるケースが多くあるため、変更がある度に確認書を作り直して送る必要が出てきます。

1度送った確認書の再編集ができればさらに業務が楽になるのではと、世永さんは今後のサインタイムに期待を寄せます。

一度送った書類の改ざん防止ができる点は現在のサインタイムの魅力ですが、サインタイムでは現在、ご要望の実装に向けて検討を進めています。

社内や取引先の業務効率化にはサインタイムがおすすめ

「サインタイムを導入したおかげで、業務の効率化が進み大変助かっています。自分で手を動かす業務はもちろんですが、それだけではなく、お客様への手順の説明についても簡単に済むようになりました」

利便性の向上には、お客様に手間と時間をかけさせないことが大きな鍵。

書類の電子化などさまざまなシーンで使えるサインタイムのサービスを、ワンパターンの書類のみで利用している株式会社mihakuは特殊なケースでありながら、サービスに満足していただいています。

to Cの対応が中心となる飲食業界や、その他の電子化ソリューションを探している企業が検討する際に、株式会社mihakuの利用ケースはひとつのモデル事例になるのではないでしょうか。