サインタイムで診療契約の書類管理や業務効率化を改善　医療法人で選ばれる理由とは？

 医療法人中道会 パリムデンタルクリニック様　法人紹介

お口にフィットする総入れ歯を、短期間で完成させる総入れ歯専門の歯科医院として知られるパリムデンタルクリニックは、医院長が取得した10件の特許を用いた独自の総入れ歯治療を行なっている、開業25年目を迎える特殊な歯科医院です。

現在の従業員は7名で、全国各地や海外からの患者様に対応しています。

「総入れ歯」と聞くと年配の患者様のイメージが強いですが、パリムデンタルクリニックの総入れ歯は見栄えが良く、自然な仕上がりになることから、歯周炎などにより歯を失う若い女性の患者様にも選ばれています。

また、最新の総入れ歯として、歯科用CADソフトで設計した総入れ歯のデータを用い、精密に樹脂のブロックから削り出す「デジタル総入れ歯」では、高次元で、総入れ歯を機能させる条件を融合させた最先端技術で、この分野のトップリーダーです。

さらに、従来より精密な総入れ歯作製のスピードには定評があり、総入れ歯作成は、連続2日で完成させることが可能となっています。

パリムデンタルクリニックは患者様のニーズに応えるだけではなく、総入れ歯を用いて本当の意味で“咬み合わせ”を治し、患者様の健康や快適を引き上げることを目的にしている歯科医院です。

新サービスのリリース時に電子契約サービスを検討することに

電子契約サービスを検討しはじめたきっかけは、「フルメンテナンス安心保障パック」というパリムデンタルクリニックで最善の総入れ歯を提供した患者さま限定の月額会員制の義歯メンテナンスプログラムを作ったことだったそうです。

リリースに際して短期間で何百件もの契約をしないといけないことになり、契約書が紙のままでは業務効率が良くなく、通常業務が行えなくなるため電子契約サービスの導入を決意。

紙の契約書のままだと、送付はもちろん管理の手間も計り知れません。

ペーパーレスにすることで、契約書のやり取りを効率化、さらに通信費の削減も可能となり、はじめの頃の20件／月ほどのやり取りでも、大幅に業務効率を上げることができたそうです。

比較し、導入の決め手となったサインタイムの良さとは

他社の電子契約サービスと比較しても、サインタイムのコストパフォーマンスの良さと十分な機能性が魅力だったと話す医院長。パリムデンタルクリニックのニーズにマッチしていると感じたと話します。

なるべくランニングコストを抑えたい思いもあり、月ごとの無料送信件数がついていたことも決め手となりました。トライアルの無料枠を使い、じっくり機能を確かめることができた点も魅力だったようです。

サインタイムのカスタムフィールド機能では、患者様に合わせて契約書のカスタマイズができます。個人宛のSMSにも送付できるので使い勝手も良く、コスト面と機能面の両面の魅力に惹かれサインタイムの導入に踏み切ったと話します。

「導入前には個人情報取り扱いの観点で安全性も心配していました。しかし、アマゾンが提供しているAWSというクラウドサービスをベースにしている、国際的な資格をもったエンジニアが対応しているという点でも安心できました」と話す医院長。

担当営業から、総務大臣認定のタイムスタンプが使えるため法的有効性をもつこと、データが改ざんされていないことを証明できる「チェックサム」という固有番号があることなどを教えて頂き、セキュリティ面でも安心いただけました。

サインタイムで書類管理を簡易化、さらに郵送などの通信費も削減

自由診療のみを行なっているパリムデンタルクリニックでの治療には患者様との「診療契約締結」が欠かせません。事前に治療内容を患者様にご理解・納得いただいたうえで診療契約書に押印していただく必要があります。

「お口の状態を患者様に正しくお伝えし、ベストの治療を案内することが、歯医者の使命だと思っています」と話す医院長。

一方で、契約書類を紙で作成していたことにより、書類の管理とやり取りに手間と時間がかかっていたそうです。

マネージャーも「元データは医院長が管理していたため、診療中はすぐにデータの確認ができなかった」と話します。時には2人別々に書類を作成してしまったという事態も。

さらに、書類発送にもコストがかかり、患者様に押印・返送いただくまで、500円〜1000円の発送費がかかっていました。契約書類の他に案内、説明、紹介状などを送付すれば、人によっては5～8枚の書類が必要となることも。

それらをコピーして保管する書類管理の手間も感じていたようです。

サインタイムの導入により、書類の管理とやり取りの手間が省け、郵送などにかかる通信費も削減できるようになりました。

総入れ歯治療を行うことを家族に知られるのが嫌で郵送してほしくない患者様には、個人のメールや電話番号宛てに契約書の送付も可能に。サインタイムは、患者様のプライバシー保護の面でも役に立ちました。

サインタイム導入で業務効率化も実現

サインタイムの導入により、マネージャーが医院長に内容の確認さえすれば、書類の作成〜発送まで即座に対応できるようになりました。早ければ初診相談後、全国各地に患者様がご自宅到着の前に書類をお届けできるようになったと話します。

「サインタイム導入前は、書類の作成に1〜2日かかることが課題でした。医院長との確認が遅れると、その分発送も遅れてしまい業務効率も上がりませんでした」と、マネージャーは当時を振り返ります。

契約完了までの期間も以前は患者様からの返送に1週間以上かかっていましたが、サインタイムの導入後には早くて当日中、平均4、5日で返送いただけ、業務効率化を実感していただいています。

また、ペーパーレスのおかげで「書類が届いていない」と言われた際の書類の再送、保管の手間も大幅に削減。

「キャビネット管理をしていた書類がクラウド管理されるようになり、書類自体を触ることもなくなりました。以前より紙の診療契約書を見返す機会はあまりないのですが、突発的な診療契約書の確認時の検索性がよくなったのは間違いありません」と、医院長もペーパーレスによる業務効率化の改善に満足しています。

サインタイムの機能に寄せる期待とは？

パリムデンタルクリニックの医院長、マネージャーは、今後のサインタイムに以下のような新たな期待を寄せています。

① 社内で回覧板のように使える「ワークフロー」のような機能

院内で紙の書類を回すと書類が溜まってしまう、記録漏れをしてしまうことがあるため、回覧の必要がある書類もまとめてサインタイムで管理できるとありがたい。

※2023年3月上旬、「社内承認」としてリリース済み

② すでに完了している署名者名の一覧表示

実際には先に医院長が署名しているのに、その署名が表示されないため、現在は患者様が「最初に署名させられている感」を感じているのではないかと心配との声も。「マネージャー⇒私⇒患者様」の順に署名をしているフローを可視化できると安心感も増す可能性も。

※2023年2月リリース済み

これらを改善することで、より利用しやすく顧客のニーズに答えられるサービスになるため、サインタイムはさらなる改善につとめています。

契約も管理もシンプルにできるサインタイムは医療法人にもおすすめ

パリムデンタルクリニックの評価として、サインタイムのおすすめ度は10点満点中8点。

減点の理由は、メールが届かない場合があることへの改善の声、加えてテキストフィールドで契約書内の固有の内容入力の簡易化を求める声が上がっていました。

名前、治療項目、費用など契約書ごとに内容が変化する部分については、自由度高く設定できるようサインタイムは改善している段階です。

操作がシンプルで分かりやすい点では、同業の歯科医院にもぜひ診療契約に役立てて欲しいと話す医院長とマネージャー。

本来すべき契約がシンプルに完結させられる点では、医療関係の法人様にもサインタイムはお役に立てると言えるでしょう。