導入事例

一斉送信機能で大幅な業務効率化に成功

テンプル大学ジャパンキャンパス

ご協力

最高情報責任者(CIO、COO) ポール・ロードケップ様

日本初の「外国大学の日本校」であるテンプル大学ジャパンキャンパスは、在宅勤務者の増加に伴い、部署ごとに異なっていた業務プロセスを一元化し、効率化を図る目的でサインタイムを導入されました。
サインタイムの導入を決めた理由や、導入後の業務改善についてお話を伺いました。

業種
教育
企業規模
課題
契約締結に時間がかかる

・約300人に1通ずつ契約書を送付していたため、契約締結に時間がかかっていた
・Word、PDF、他社の電子契約サービスを組み合わせて使用しており、業務プロセスも各部署によってバラバラだった
・在宅勤務に対応できる業務プロセスが構築できていなかった

・テンプレート機能と一斉送信機能で、これまで1人ずつに送っていた契約書を全員に一度で送信できるように
・契約書のステータスを一目で確認することができ、誰が署名を完了しているかをより簡単に把握できるように
・署名依頼の準備から署名済みの契約書の保管までのすべてを、サインタイムで完結できるように

テンプル大学がサインタイムの電子契約を選んだ理由

主に以下の4つの理由からサインタイムの電子契約サービスを選びました。

  • 競合サービスと同等の機能を、より手頃な価格帯で提供している。
  • ニーズに対し、柔軟な開発を行っている。
  • 誰でも使いやすいユーザーインターフェースで導入後もスムーズに運用できる。
  • 日英バイリンガル対応可能な仕組みを提供している。

ジャパンキャンパス人事部での導入効果

サインタイムの導入前は、各学期ごとに約300人の講師に1通1通契約書の送付をしていました。契約締結時に使うツールも様々で、各部署ごとに管理をしていました。

そこで、在宅勤務者が増加したことに伴い、業務プロセスの改善のためサインタイムを導入し、一元管理と業務効率化を図りました。

最高情報責任者(CIO、COO) ポール・ロードケップさまより

ーサインタイムを導入する前はどのような課題がありましたか?

サインタイムを導入する前は、Word、PDF、他社の電子契約サービスを組み合わせて使用しており、業務プロセスも各部署によってさまざまな状態でした。在宅勤務者の増加に伴い、1つのシステムに集約できる電子契約サービスを導入してプロセスを改善・効率化したいと考えていました。

ーサインタイムの導入と円滑な運用までに、どのくらいの期間がかかりましたか?

まずIT部門が最初のテストを行いました。その後、このソリューションを必要とするユーザーでフォーカスグループを作り、 機能等に問題がないことを確認し、他の部署にも導入していきました。

サインタイムのインターフェースは使いやすく、ほとんどのユーザーはトレーニングなしで使用することができました。 もっと直感的に使いたいというこちらの要望に対し、改善に向けて取り組んでいただいてます。

ーサインタイムを実際にどのような場面で使用していますか?

テンプル大学ジャパンキャンパスの全部署に導入していますが、人事部や学生課がよく使用しています。人事部でのケースでいうと、これまで学期ごとの雇用契約書は、PDF形式で各講師に送っており、それを受け取った講師は、他社の電子契約サービスを使用して契約書に署名し、送り返していました。

サインタイムの導入後は、テンプレート機能や一斉送信機能を使い、雇用契約書を全員に一度で送信できるようになりました。また、契約がどのようなステータスか一目で確認することができるため、誰が署名を完了しているかをより簡単に把握できるようになり、業務プロセスにかかる時間を大幅に削減できたと感じています。

ーサインタイムのプロプランのカスタマイズの対応はいかがでしたか?

とても親身になって対応してくれました。私たちのニーズに合わせて開発の優先順位を相談でき、テンプレート機能の強化や一斉送信機能をいち早く開発していただけてとても助かりました。今後、1年以内に署名を必要とする全ての文書をサインタイムで処理することや当校のERPシステムと統合することを目標にしております。

会社名 テンプル大学ジャパンキャンパス
業種 教育
会社概要 米国ペンシルベニア州立総合大学であるテンプル大学の日本校。文部科学省より日本初の「外国大学の日本校」として指定される。日本にいながらも米国本校と同じ学位が取得できる他、複数専攻や副専攻を認めたり、入学試験ではなく書類審査で入学者を選考したりと、日本の大学制度とは違うユニークさが人気を博し、約6割が海外からの学生で占め、57カ国・地域の学生が学んでいる。
従業員数
契約書
利用枚数
-
URL https://www.tuj.ac.jp/jp

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