一斉送信機能で大幅な業務効率化に成功

テンプル大学がサインタイムの電子契約を選んだ理由

主に以下の4つの理由からサインタイムの電子契約サービスを選びました。

• 競合サービスと同等の機能を、より手頃な価格帯で提供している。
• ニーズに対し、柔軟な開発を行っている。
• 誰でも使いやすいユーザーインターフェースで導入後もスムーズに運用できる。
• 日英バイリンガル対応可能な仕組みを提供している。

ジャパンキャンパス人事部での導入効果

サインタイムの導入前は、各学期ごとに約300人の講師に1通1通契約書の送付をしていました。契約締結時に使うツールも様々で、各部署ごとに管理をしていました。

そこで、在宅勤務者が増加したことに伴い、業務プロセスの改善のためサインタイムを導入し、一元管理と業務効率化を図りました。

最高情報責任者（CIO、COO）　ポール・ロードケップさまより

ーサインタイムを導入する前はどのような課題がありましたか？

サインタイムを導入する前は、Word、PDF、他社の電子契約サービスを組み合わせて使用しており、業務プロセスも各部署によってさまざまな状態でした。在宅勤務者の増加に伴い、1つのシステムに集約できる電子契約サービスを導入してプロセスを改善・効率化したいと考えていました。

ーサインタイムの導入と円滑な運用までに、どのくらいの期間がかかりましたか？

まずIT部門が最初のテストを行いました。その後、このソリューションを必要とするユーザーでフォーカスグループを作り、 機能等に問題がないことを確認し、他の部署にも導入していきました。

サインタイムのインターフェースは使いやすく、ほとんどのユーザーはトレーニングなしで使用することができました。 もっと直感的に使いたいというこちらの要望に対し、改善に向けて取り組んでいただいてます。

ーサインタイムを実際にどのような場面で使用していますか？

テンプル大学ジャパンキャンパスの全部署に導入していますが、人事部や学生課がよく使用しています。人事部でのケースでいうと、これまで学期ごとの雇用契約書は、PDF形式で各講師に送っており、それを受け取った講師は、他社の電子契約サービスを使用して契約書に署名し、送り返していました。

サインタイムの導入後は、テンプレート機能や一斉送信機能を使い、雇用契約書を全員に一度で送信できるようになりました。また、契約がどのようなステータスか一目で確認することができるため、誰が署名を完了しているかをより簡単に把握できるようになり、業務プロセスにかかる時間を大幅に削減できたと感じています。

ーサインタイムのプロプランのカスタマイズの対応はいかがでしたか？

とても親身になって対応してくれました。私たちのニーズに合わせて開発の優先順位を相談でき、テンプレート機能の強化や一斉送信機能をいち早く開発していただけてとても助かりました。今後、1年以内に署名を必要とする全ての文書をサインタイムで処理することや当校のERPシステムと統合することを目標にしております。