サインタイム 2024年9月ニュースレター：電子契約：デジタル変革のラストマイル？

いつもサインタイムのニュースレターを閲覧いただき、誠にありがとうございます。

本日のニュースレターでは、下記の内容を配信させていただきます。

• デジタル変革の取り組み、また電子署名がその取り組みにどのように適合するかについて
• サインタイムのお勧め機能について
• 7月～8月におけるリリース情報

デジタル変革の取り組み、また電子署名がその取り組みにどのように適合するかについて

ビジネスがデジタル変革のどの段階にあるかに関わらず、DX化の成功を最大限に高めるために回避すべきことや役立つヒント、また落とし穴がいくつかあります。 

このテーマの詳細については、こちらのブログでもお読みいただけます。  

まずは、DX化の成功を最大限に高めるために回避すべきことについて話しましょう。

サインタイムの経験からみたDX化を失敗する原因は、

• スタートの規模が大きい
• 間違った問題を解決しようとする
• 社内の信頼性の欠如（従業員からの実際のニーズを重点にしない）
• 社内向けのプロセスからスタートしない

では、「困難を抱えている」DXプロジェクトの共通点は何でしょうか。また、他の企業はそこから何を学べるのでしょうか。

デジタルトランスフォーメーションが失敗する一般的な理由

スタートから目標や計画が大きい

これはおそらく、私たちがお客様に抱く最大の懸念事項です。  ビジネスプロセスを変革する必要性は、取締役会などで議論・決定されることが多く、最終的に決定された目標や計画内容が実際に業務を推進するメンバーに展開されることが多いでしょう。

また、最初から多くの施策を一斉にスタートしようとする場合は、さらに社内から抵抗の声が上がります。

現状の問題を間違って理解

私たちが目にするもう 1 つの一般的な問題は、企業が社内のプロセス、顧客やパートナーとのプロセスにおいて根本的な変化を起こそうとしているにもかかわらず、実際のビジネス上の問題が何であるかを明確に理解していないことです。

小さな問題を先に解決しない

これは、私たちが協力している多くの企業にとっても大きな問題です。  ビジネスには、誰もが気づいている課題が存在することがよくありますが、DX化のプロジェクトを進める関係者は実際にDX化がその問題に対処できるかどうかについて自信を持っていません。  

では、 通常、DX化の成功につながる重要な属性は何でしょうか。

デジタルトランスフォーメーションの成功方法 

社内のプロセスから変革

サインタイムでは、パートナーや顧客に依存したビジネスプロセスの変革から開始するケースをよく目にします。しかし、社内プロセスの変革を行う前に顧客向けプロセスに着手すると、第三者の影響を受けやすくなり、結果的に社内プロセスの改善が難しくなる可能性が高いです。そのため、まずは社内プロセスを見直し、その後ベンダー対応のプロセス、最後に顧客向けのプロセスへと移行するのが望ましいアプローチです。

小規模から変革

ビジネスプロセスの変革だけでなく、社内のメンバーと信頼を築くことは、DX化を成功に導く効果的な方法です。小規模な施策を継続的に推進することで、従業員はそのメリットを直感的に感じやすくなります。こうした実感は、さらなる小規模施策や大規模プロジェクトに挑戦する際にもポジティブな影響を与え、DX化がよりスムーズに進むでしょう。

まずは小さな成果を上げ、それを繰り返し、最適化した上で拡張していく。

成功したDXプログラムに共通して見られるもう一つのテーマは、ビジネスプロセスの大規模な変更を導入する前に、1つまたは2つの小さなプロジェクトを着手し、それらを確実に完了まで推進することです。初期段階では、必要な変更を最小限に抑えつつ、紙ではなくデジタルの考え方を浸透させます。結局のところ、人は変化に対応できますが、複数のビジネスプロセスを一度に変更しようとすると、最も優れた経営陣でさえも不安を感じ、変化に抵抗する可能性があります。

電子契約： デジタル変革のラストマイル

まず、電子契約から始めるのはいかがでしょうか。

多くの企業は、紙ベースの契約書やフォームなどをデジタル化するだけで、どれほど業務が効率化されるかを実感していません。電子契約は、従業員はもちろん、顧客やパートナーにも直観的な効果をもたらし、生産性を高め、コストの削減にも貢献します。

さらに、電子契約は、署名や押印のプロセスを変えるだけでなく、同時にビジネスプロセス全体の改善が期待できます。

以下、サインタイムが提供する具体的な機能をいくつかご紹介します。

サインタイム委任機能（新機能）

署名の委任機能は、サインタイムのお客様より最も多くリクエストされた機能の一つです。

例えば、契約書締結において、署名依頼を受け取った取引先の担当者が署名権限を持っておらず、社内の上司に署名権限を委任する必要がある場合に活用できます。

署名権限を上司に委任することで、その履歴が書類ページに追跡され、法的な証拠力を担保します。

サインタイム保証人機能

身元保証人や連帯保証人が必要な不動産業界や教育業界（大学や専門学校など）など、書類を送信する前に書類の送信者が保証人の情報を把握するのが混乱な場合に活用できる機能です。

書類の送信者は、契約当事者に対し、保証人の情報を入力できる権限を委任し、書類を送信することができます。通常の企業では、人事部門における入社時の契約書類などにおいて活用できるでしょう。

サインタイム一斉送信機能

雇用契約書や誓約書など、同じフォーマットの書類を数百人または数千人に一斉送信することができる機能です。サインタイムの一斉送信機能では、署名者ごとに異なる契約条件がある場合でも、CSVファイルにその条件を入力しアップロードすることで一斉送信が可能です。

CSVファイルでの一斉送信は、大量の社内プロセスを変革するDX化に向けての代表的な機能です。  

サインタイムのプライムプラン！

「プライム」プランは、サインタイムが提供するすべての機能を利用できるため、企業内でのさまざまなDX化を推進します。

電子契約、スキャナー保存（電子帳簿保存法対応）、自社カスタマイズ、お客様独自のメールドメインを利用したフィッシング対策、Salesforceとの連携、Googleとの連携などが利用できます。

プライムプランは、企業内のビジネスプロセスを変革できるワンストップのペーパレスソリューションです。

アプリケーションのアップデート（8月～9月）

• 新機能「アラート機能」: 契約終了日の入力がある場合、ユーザーで指定した「契約終了日のxx日前」に自動的に書類の送信者宛にアラートメールを送信することができるようになりました。
• 新機能「委任機能」： 前述のように、署名の委任（転送）機能が利用できるようになりました。
• 一部のセキュリティ関連において、クリーンアップ対応が行われています。

DX化、書類の電子化、電子契約の導入などにおいて、サインタイムから何かお手伝いが必要な際には、オンラインミーティングを予約、またはメールよりいつでもお問い合わせください。

どうぞよろしくお願いします。

ジム
共同創設者兼CEO