契約データ分析とは？活用方法と追跡すべき10の指標

契約管理システムには契約書を保管するだけでなく、契約データを分析し、業務改善につなげる役割があります。契約期間や更新率、承認時間などを把握することで、業務上の課題や改善ポイントを可視化できます。

この記事では、契約管理で確認すべき主な指標や、それぞれの活用方法について解説します。

契約データ分析とは

契約データ分析とは、契約書に含まれる情報を活用して、契約業務の状況やリスク、成果を把握する取り組みです。

近年の契約管理システムやCLMシステムでは、AIを活用して契約情報を自動抽出し、更新期限や契約条件、リスク項目などを分析できるようになっています。

契約データを活用することで、担当者の経験や勘だけに頼らず、客観的な情報をもとに意思決定を行えるようになります。

なぜ契約データ分析が重要なのか

契約書には企業活動に関する重要な情報が数多く含まれています。契約金額や契約期間だけでなく、更新条件、支払条件、解約条項、守秘義務なども企業経営に大きく影響します。

しかし契約書を保管しているだけでは、こうした情報を十分に活用できません。

契約データを分析することで、契約更新漏れを防ぎ、業務効率を高め、法務リスクの低減にもつながります。

また、営業部門や経営層にとっても、契約状況を可視化することで戦略的な判断を行いやすくなります。

契約管理で確認したい10の指標

契約管理の成果を把握するためには、適切な指標を継続的に確認することが重要です。

この記事では、次の10項目について解説します。

• 契約締結までの期間
• 契約金額
• 契約更新率
• 契約条項の遵守状況
• 契約上の義務管理
• 契約リスク
• 取引先の履行状況
• 契約種類の構成比
• 承認時間
• AIによる異常検知

1. 契約締結までの期間

契約締結までの期間とは、契約書作成から署名完了までに要した日数を示す指標です。期間が長い場合、承認フローやレビュー工程に課題がある可能性があります。

契約締結までの期間を短縮することで、営業活動のスピード向上や案件獲得機会の増加につながります。

電子契約や契約ワークフロー自動化を活用することで改善できるケースも少なくありません。

2. 契約金額

契約金額は、契約によって発生する収益や支出を把握するための基本指標です。

高額契約を把握することで、優先的に管理すべき契約を特定できます。

また、契約更新時の交渉や売上予測にも活用できます。

3. 契約更新率

契約更新率は、契約終了後にどれだけ継続契約へ移行したかを示す指標です。

更新率が低い場合は、サービス品質や顧客満足度に課題がある可能性があります。

契約終了前に更新案内を行うことで、更新率向上につなげることができます。

4. 契約条項の遵守状況

契約条項の遵守状況は、契約で定められた条件が適切に守られているかを確認する指標です。

特に守秘義務や納品条件、支払条件などは継続的な管理が必要です。

契約管理システムを利用すると、重要条項を抽出して管理しやすくなります。

5. 契約上の義務管理

契約上の義務管理では、契約で定められた納品や報告などの義務が履行されているかを確認します。

履行漏れはトラブルや損害賠償につながる可能性があります。

期限管理機能や通知機能を活用することで、対応漏れを防止できます。

6. 契約リスク

契約リスクは、契約書に含まれる法的リスクや事業リスクを把握するための指標です。

不利な契約条件や自動更新条項などは、事前に把握しておく必要があります。

7. 取引先の履行状況

取引先の履行状況は、相手方が契約内容を適切に履行しているかを確認するための指標です。

納品遅延や品質問題などを把握することで、契約更新や取引継続の判断材料として活用できます。

8. 契約種類の構成比

契約種類の構成比では、売買契約、業務委託契約、秘密保持契約など、契約の種類ごとの割合を確認します。

どの契約が多いのかを把握することで、テンプレート整備や業務改善の優先順位を決めやすくなります。

9. 承認時間

承認時間は、契約書が社内承認を完了するまでに要する時間を示します。

承認が遅い部署や工程を把握できるため、契約ワークフロー改善に役立ちます。

契約管理システムによる自動通知や承認フローの最適化によって短縮できるケースもあります。

10. AIによる異常検知

AIによる異常検知では、通常とは異なる契約条件やリスクの高い条項を自動で検出します。

契約担当者だけでは見落としやすい内容を早期に発見できるため、契約リスクの低減につながります。

契約データ分析を活用するポイント

契約データ分析を効果的に活用するためには、契約情報を一元管理することが重要です。

契約書が複数の場所に保存されている状態では、正確な分析が難しくなります。また、契約情報を定期的に更新し、最新状態を維持することも欠かせません。

さらに、分析結果を経営判断や業務改善に活用する仕組みを整えることで、契約管理の価値を最大化できます。

サインタイムなら契約データ分析も効率化できる

サインタイムは、契約書の保管だけでなく、契約情報の分析にも対応した契約管理システムです。

AIを活用して契約期間、契約金額、更新条件などの重要情報を自動抽出できるため、契約管理業務を効率化できます。また、更新期限や自動更新条項の通知機能によって、契約更新漏れの防止にも役立ちます。

さらに、Salesforceとの連携により、営業活動と契約管理を一元化することも可能です。契約管理を「保管」だけで終わらせず、「活用」まで実現したい企業にとって、サインタイムは有力な選択肢となります。

サインタイムが貴社に適しているか、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。

※Salesforce、Sales Cloud、およびその他は Salesforce, Inc. の商標であり、許可のもとで使用しています。