介護施設の書類管理を電子化｜紙と電子の並行運用で失敗しやすい5つのポイント

介護施設や介護事業所では、契約書や重要事項説明書、同意書、申込書、本人確認書類など、多くの書類を扱います。

近年は介護ICTの活用やペーパーレス化への関心が高まり、介護施設の書類管理を電子化したいと考える事業所もあります。一方で、すべての書類を一度に電子化するのは簡単ではありません。

本記事では、介護施設の書類管理で起こりやすい失敗と、紙と電子を無理なく並行運用するためのポイントを解説します。

介護施設で紙と電子の並行運用が起こる理由

介護現場で紙と電子の並行運用が発生する理由は、主に以下の3つです。

・職員やお客様の年齢層とIT（電子契約）リテラシーの差

介護現場は幅広い年代のスタッフが働いており、パソコンやタブレット操作に不慣れな職員も少なくありません。また、契約者であるご利用者様ご本人も高齢の方が多く、電子契約に対するリテラシーや抵抗感が高い傾向にあります。そのため、電子契約でのご締結に同意いただけないケースでは、紙での契約に切り替えて進めることになります。 

・利用者様やご家族、身元引受人など、各役割によって対応方法が異なる

ご家族様や身元引受人様の中には、メールでのやり取りに慣れている方もいれば、対面でのご説明を希望される方もいらっしゃいます。通常の電子契約サービスは、メールでのご案内が前提となるため、メール環境をお持ちでない方や対面でのご説明を重視される方には案内自体が難しく、結果として紙での契約対応に切り替えることになります。

・一度で取り交わす書類の種類が多い

契約書、重要事項説明書、個人情報の取扱同意書など、一度に取り交わす書類が多く、通常の電子契約サービスなら従量課金制のサービスが多く、運用面と費用面で自社に合うサービスを見つけることが難しいです。

そのため、介護施設の書類管理では、「完全ペーパーレス」を目指すよりも、紙と電子が混在しても、一元管理できる状態を作ることが重要です。

介護施設の書類管理で起こりやすい失敗あるある5選

1. 必要な書類がすぐに探せない

紙で締結した書類はキャビネット、電子契約で締結した書類はクラウド上、というように保管場所が分かれていると、利用者様ごとの契約状況を確認しづらくなります。

たとえば、契約書は電子化されているものの、過去の同意書や本人確認書類は紙のまま保管されている場合、確認のたびに複数の保管場所を探す必要があります。

また、利用者様ごとに契約書、重要事項説明書、個人情報取扱同意書、各種申込書、介護保険証の写しなどが分散していると、担当者以外が必要な書類を見つけにくくなります。

紙と電子を並行運用する場合は、紙で締結した書類もスキャンして電子保管するなど、同じ利用者様に関する書類を一元的に確認できる状態を目指すと管理しやすくなります。

電子化する際は、書類名の付け方や検索に使う情報をあらかじめ決めておくことが大切です。サインタイムでは、タグ機能を活用することで、施設名、サービス種別、利用者名、書類種別などで書類を分類しやすくなります。

2. 改訂後も古い書類を使ってしまう

介護施設では、介護報酬改定や料金表の変更、重要事項説明書の改訂などにより、書類の更新が必要になることがあります。

このとき、最新版のテンプレートがどれか分からない状態になっていると、職員が誤って古い書類を使ってしまう可能性があります。特に、紙の原本、Wordファイル、PDF、電子契約用テンプレートが別々に管理されている場合、どれが最新なのか分かりにくくなります。

更新漏れを防ぐには、最新版として使う書類を明確にし、旧版を使わない運用に切り替えることが大切です。

サインタイムでは、よく使う書類をテンプレートとして登録できます。改訂後は新しいテンプレートを作成し、旧バージョンをアーカイブすることで、誤って古いテンプレートを使うリスクを抑えられます。

3. スキャンした後の整理が雑になる

紙の書類をスキャンして電子化しても、その後の整理が不十分だと、結局探しにくい状態になってしまいます。

たとえば、ファイル名が「scan001.pdf」のままだったり、利用者名や書類種別が分からない場所に保存されていたりすると、必要なときにすぐ確認できません。スキャンしただけで満足してしまい、検索できる状態に整えていないケースです。

スキャン後の書類管理では、ファイル名、保存先、タグ、利用者ID、書類種別などを整理し、誰が見ても探せる状態にしておくことが重要です。

紙で締結した書類を電子保管する場合は、単にPDF化するだけでなく、後から検索・確認しやすい形で管理しましょう。サインタイムでは、紙やメールで受領した書類をインポートし、タイムスタンプを付与して保管する方法も活用できます。

4. 拠点間で書式や管理ルールがバラバラになる

複数施設を運営している法人では、施設ごとに契約書の様式や保管方法が異なることがあります。また、訪問介護、通所介護、居宅介護支援など、サービス種別によって必要な書類や署名者が異なる場合もあります。

この状態で電子化を進めると、ある施設では契約書と重要事項説明書を一つのファイルにまとめている一方、別の施設では別々に保管している、といったばらつきが起こりやすくなります。

施設ごと、サービスごとに運用が異なること自体は問題ではありません。ただし、どの単位で書類を分けるのか、誰が閲覧できるのか、どのテンプレートを使うのかは、事前に整理しておく必要があります。

サインタイムでは、施設別・サービス別にグループを分けて管理したり、1つのグループ内でタグを使って分類したりすることができます。拠点ごとに完全に分けるのか、本部が横断的に確認できる状態にするのかを決めておくことで、紙と電子が混在しても管理しやすくなります。

5. 運営指導・監査前に書類確認で慌てる

紙と電子が混在している場合、運営指導や監査などの直前になって、必要な書類を探すのに時間がかかることがあります。

契約書、重要事項説明書、サービス計画、同意書、サービス提供記録など、確認が必要な書類は多岐にわたります。保管場所や検索方法が整理されていないと、「どこにあるのか」「最新版なのか」「同意が取れているのか」を一つずつ確認しなければなりません。

重要なのは、紙か電子かではなく、必要なときに「誰の」「どの書類を」「どの版で」「いつ取得したのか」を確認できる状態にしておくことです。

電子化する際は、完了書類を保存するだけでなく、検索しやすい項目やタグ、保管ルールをあわせて整えておくと、運営指導や監査時の確認にも対応しやすくなります。

サインタイムで紙と電子の書類を一元管理する方法

サインタイムでは、電子契約だけでなく、紙で締結した書類の保管も含めた管理が可能です。

新規契約でよく使う契約書や重要事項説明書は、あらかじめテンプレートとして登録しておくことで、現場で繰り返し利用しやすくなります。署名欄やチェックボックスを事前に設定しておけば、担当者ごとの設定ミスを減らし、利用者様への説明から署名取得までをスムーズに進められます。

対面で手続きを行う際は、書類をタブレットサインで表示し、利用者様にその場で内容を確認いただきながら署名を取得できます。メールアドレスを持っていない方でも、職員がタブレットを操作し、紙に近い流れで手続きを進めることが可能です。

遠方のご家族が署名する場合は、メールまたはSMSで署名依頼を送付できます。本人は施設で対面サイン、ご家族は遠隔で署名、という組み合わせも可能です。

各書類には、「いつ・誰が・どの方法で」署名をしたのか、きちんと記録されます。

また、利用者様ごとに内容が異なるケアプランの同意書などは、無理にテンプレート化せず、送信時にファイルの追加で既存のPDFファイルをそのまま添付することも可能です。これにより、現行の通りの方法をキープしながら、スタッフの業務負担を最小限にし、契約書や重要事項説明書とあわせて電子的に管理できます。

紙で締結した過去の書類についても、スキャンして電子保管することで、電子契約の書類とあわせて管理できます。施設名や利用者名、書類種別をタグで整理しておけば、必要な書類を探しやすくなります。

紙と電子の並行運用では、「紙をなくすこと」よりも「必要な書類をすぐ確認できること」が重要です。サインタイムを活用することで、紙で残る書類と電子契約の書類を分断せず、現場で扱いやすい形に整理できます。

まとめ｜介護施設の書類管理は紙と電子をまとめて管理することが重要

介護施設の書類管理では、すべての書類を一気に電子化することが難しい場合があります。利用者様やご家族の状況、書類の種類、施設ごとの運用によって、紙での対応が残るケースもあります。

そのため、電子化を進める際は、紙を完全になくすことだけを目的にするのではなく、紙と電子が混在しても探しやすく、確認しやすい状態を作ることが大切です。

必要な書類が探せない、更新漏れが起こる、スキャン後の整理が雑になる、拠点間で管理ルールがばらつく、運営指導や監査前に慌てる。こうした課題は、紙と電子を分けて考えすぎることで起こりやすくなります。

紙で締結した書類を電子保管する、電子契約の書類にタグを付ける、施設やサービスごとに管理ルールを決める。こうした工夫により、書類を探す時間や管理のばらつきを減らしやすくなります。

介護ICTの活用は、現場の業務負担を減らすだけでなく、必要な書類を適切に管理し、運営指導時にも確認しやすい状態を整えるための取り組みでもあります。

サインタイムでは、電子契約、タブレットサイン、紙書類の電子保管、タグ検索などを活用し、介護施設の紙と電子のハイブリッドな書類管理を支援します。

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