契約書の社内承認フローを効率化｜送信前の確認漏れを防ぐ方法

契約書を取引先へ送信する前の社内承認を、メールやチャットで行っていませんか。

企業の契約業務では、営業担当者が契約書を作成した後、上長や法務部門、管理部門などの確認を経て、取引先へ送信することがあります。

しかし、承認依頼がメールやチャットに分散していると、誰の確認が終わっているのか、どこで手続きが止まっているのかを把握しづらくなる場合があります。

また、契約書の修正や差し戻しが発生した際、どのバージョンが承認済みなのか分かりにくくなることもあります。

こうした課題を解決する方法のひとつが、電子契約と社内承認ワークフローを組み合わせることです。

本記事では、契約書の社内承認フローで発生しやすい課題と、承認・差し戻し・送信までの業務を効率化する方法を解説します。

契約書の社内承認は、なぜ時間がかかる？

契約書の社内承認では、契約内容や金額などに応じて、複数の担当者が確認する場合があります。

例えば、営業部門が契約内容を確認し、上長が取引条件を承認し、法務部門が契約条項を確認する流れです。

こうした手続きが必要な場合、単に承認者へ書類を送るだけではなく、誰が何を確認するのかを明確にしておくことが重要です。

メールやチャットを使った承認で起こりやすい課題としては、以下が挙げられます。

• 承認依頼がメールに埋もれる。
• 誰の承認待ちなのか分かりにくい。
• 修正依頼が複数の場所に分散する。
• 承認済みファイルの最新版が分かりにくい。
• 承認を受けた記録を後から確認しづらい。
• 担当者によって確認手順が異なる。

これらを防ぐには、契約書の作成から社内承認、取引先への送信までの流れを整理することが大切です。

社内承認と取引先の電子署名は何が違う？

電子契約の運用を見直す際、社内承認と取引先の電子署名を区別しておくことが重要です。

社内承認は、取引先へ契約書を送る前に、自社内で契約内容を確認するための手続きです。

一方、取引先の電子署名は、契約当事者が契約内容を確認し、必要な署名を行うための手続きです。

両者を整理すると、次のようになります。

項目	社内承認	取引先の電子署名
主な目的	送信前に契約内容を確認する	契約当事者が署名する
主な対象者	上長・法務・管理部門など	取引先の署名者
実施するタイミング	署名依頼の送信前	署名依頼の受信後
確認内容	契約条件・社内ルール・送信可否	契約内容と署名事項

社内承認を電子契約の送信前に組み込むことで、必要な確認を経ずに署名依頼が送信される状態を防ぎやすくなります。

社内承認ワークフローで何ができる？

サインタイムの社内承認ワークフローは、電子契約の署名依頼を送信する前に、グループ内の指定メンバーへ承認依頼を回せる機能です。

承認者が内容を確認して承認すると、設定された署名者へ署名依頼が送信されます。

修正が必要な場合は、コメント付きで差し戻すこともできます。

そのため、メールやチャットなどで別々に承認を取得する運用に比べて、確認から送信までの流れを整理しやすくなります。

社内承認フローの活用例

例えば、営業担当者が業務委託契約書を送信する場合、次のような流れが考えられます。

1. 営業担当者が契約書を準備する。
2. 社内の承認者を設定する。
3. 上長や法務担当者が内容を確認する。
4. 修正が必要な場合はコメント付きで差し戻す。
5. 修正内容を確認し、必要な承認を完了する。
6. 承認後、取引先の署名者へ署名依頼を送信する。

このように、社内承認と取引先への署名依頼をつなげることで、送信前の確認手続きを効率化できます。

承認フローで確認すべき項目を統一する

社内承認ワークフローを導入しても、承認者ごとに確認内容が異なっていると、十分な効果が得られない場合があります。

例えば、営業責任者は契約金額を確認し、法務担当者は契約条項を確認するなど、それぞれの役割が異なることがあります。

そのため、承認フローを設ける際は、誰がどの項目を確認するのかを整理しておくことが重要です。

契約書の送信前に確認したい項目としては、以下が挙げられます。

• 取引先名・契約当事者
• 契約期間
• 契約金額・支払い条件
• 業務内容・サービス内容
• 契約条項の変更箇所
• 社内で必要な承認の有無
• 送信先の署名者情報

また、契約金額や契約書の種類によって承認者を分けるなど、社内ルールに合わせた運用を整えることも考えられます。

承認を取得すること自体が目的にならないよう、確認内容を明確にすることが大切です。

差し戻しが発生した場合の対応を効率化する

契約書の社内承認では、修正や差し戻しが発生することがあります。

例えば、契約金額に誤りがある場合や、契約条件の確認が必要な場合です。

メールでの承認では、修正依頼が複数のメッセージに分散し、どの内容を修正すればよいのか分かりにくくなることがあります。

サインタイムの社内承認ワークフローでは、承認者がコメント付きで差し戻せるため、修正が必要な理由を伝えやすくなります。

ただし、差し戻しが発生した場合の修正担当者や、修正後の再確認方法は、社内で整理しておくことが重要です。

また、契約書の修正によって契約条件が変わる場合は、以前の承認内容と新しい内容を区別して確認する必要があります。

テンプレートに承認ルートを設定して運用を標準化する

契約書によって承認者が決まっている場合は、承認ルートをテンプレートに設定する方法も有効です。

サインタイムでは、テンプレートの作成・管理と社内承認ワークフローを組み合わせられます。

例えば、秘密保持契約書は管理部門、取引基本契約書は法務部門など、契約書の種類に応じた承認フローを設定する方法が考えられます。

承認ルートをあらかじめ設定しておくことで、送信担当者がその都度承認者を選ぶ作業を減らし、確認漏れを防ぎやすくなります。

なお、テンプレートに設定された承認ルートは、通常の送信時に自由に変更できるものではありません。

運用を始める前に、承認ルートの設定内容や変更時の管理担当者を確認しておくことが大切です。

社内承認の履歴を残すメリット

社内承認フローでは、承認を取得するだけでなく、後から確認できる記録を残すことも重要です。

例えば、契約書の内容について問い合わせがあった際に、誰が承認したのか、いつ承認されたのかを確認できれば、社内の経緯を把握しやすくなります。

サインタイムの社内承認ワークフローでは、承認履歴を記録できるため、契約書の送信前に行われた確認内容を管理しやすくなります。

特に、複数の部署が契約業務に関わる企業では、承認手続きの透明性を高めるうえでも役立ちます。

ただし、履歴が残ることだけで契約内容の適切性が保証されるわけではありません。承認者の責任範囲や確認基準を定めておくことも重要です。

社内承認ワークフローの導入前に決めておきたいこと

社内承認フローを電子化する際は、既存の業務をそのままシステムへ移すだけでなく、承認ルールを整理しておくことが大切です。

導入前に確認したい項目としては、以下が挙げられます。

• 社内承認が必要な契約書の種類
• 契約書ごとの承認者・確認担当者
• 承認時に確認する項目
• 差し戻しが発生した場合の対応方法
• テンプレートに設定する承認ルート
• 承認履歴の確認方法
• 担当者変更時の運用ルール

例えば、営業部門が使用する定型契約書から導入し、運用を確認したうえで、ほかの契約書へ対象を広げる方法も考えられます。

業務に合った承認フローを設定することで、確認漏れを防ぎながら、取引先への署名依頼を進めやすくなります。

まとめ｜送信前の社内承認を電子化して契約業務を効率化しよう

契約書の社内承認をメールやチャットで行っている場合、承認状況や差し戻し内容が分散し、管理が複雑になることがあります。

社内承認ワークフローを活用すれば、取引先への署名依頼を送信する前に、指定したメンバーへ承認を回すことができます。

サインタイムでは、承認・差し戻し・署名依頼の送信までを一連の流れで進められます。

さらに、テンプレートと組み合わせることで、契約書ごとの承認ルートを標準化しやすくなります。

契約書の送信前確認や社内承認に時間がかかっている場合は、承認フローの電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

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