電子取引の紙保存廃止による電子保存要件や注意点を徹底解説！【電帳法改正】

2022年度に施行された電帳法の改正により、電子取引における紙保存義務が廃止されました。

これにより、企業は紙の保存にかかる手間やコストの削減ができる一方、電子帳簿の保存には要件があり注意が必要です。

2024年1月以降には全ての電子取引で電子帳簿保存する必要があり、早期の対応が求められます。

本記事では、改正の概要や保存方法の解説、注意点などをまとめ、電帳法への適切な対策について詳しく解説します。

なお、こちらでも電子帳簿保存法についてわかりやすく解説していますので、参考にしてください。

電帳法とは

電帳法とは電子的に作成された帳簿や会計記録の保存に関する規定を定めた法律です。

企業が作成した電子帳簿や会計記録を保存する際に、保存方法や期間、保管場所などを規定しています。

また、保存された情報が改ざんされないようにするための措置や、保存された情報を閲覧・検索できるようにするための措置も定められています。

加えて、紙媒体での帳簿や会計記録の保存に関する法律に準じて、電子的に作成された帳簿や会計記録の保存も定めています。

電帳法に基づく保存が義務付けられる情報は、主に会計帳簿、税務帳簿、賃借対照表、支払調書、源泉徴収票などです。

この法律に違反すると、罰則が科せられることがあります。

企業は、電帳法に基づく保存について、法令遵守や情報セキュリティー対策などに十分配慮する必要があります。

電帳法改正について

2022年に電帳法の改正が行われました。

この改正の目的は、デジタル技術の進展に対応したルールの見直しや、DX（デジタルトランスフォーメーション）に対応するための法制度整備です。

これらの改正により、企業はより柔軟かつ効率的な電子帳簿保存が可能になりました。ただし、法改正に伴う義務の遵守や情報セキュリティー対策などに十分注意する必要があります。

改正のポイントは以下の通りです。

保存期間の見直し

現行の電帳法では、法定保存期間が決まっていますが、改正案では、保存期間を業種に応じて柔軟に設定することが可能になります。また、保存期間が終了した場合には、データの削除が義務付けられます。

デジタル署名に関する規定の追加

改正案では、デジタル署名に関する規定が追加されます。デジタル署名が施された電子帳簿は、改ざんがないことを証明することができるため、データの信頼性が高まります。

外部委託に関する規定の強化

現行の電帳法では、企業が外部委託する場合には、保存方法や期間、保管場所などを委託先に指示することが求められています。改正案では、委託先に対して、委託業務を適正に遂行するための措置を講じることが求められます。

クラウドサービスに関する規定の整備

改正案では、クラウドサービスを利用した電子帳簿保存に関する規定が整備されます。クラウドサービスを利用する場合には、利用規約に基づいて情報セキュリティーの確保が求められます。

電子取引における紙保存の廃止とは

これまでは電子取引においても、発生した書類については紙媒体での保存が義務付けられていました。

このため、企業などは、発生した書類を印刷し、紙媒体で保存するのが一般的ですが、この紙保存には、書類の管理・保管に必要なスペースや、紙の調達・印刷・廃棄などにかかるコスト、紛失や破損によるリスクなどがありました。

また、これらの紙保存によって、デジタルデータと紙媒体の間で情報の食い違いが生じることも多々ありました。

しかし法改正により、電子取引における紙保存の廃止が導入され、電子取引においては、書類の紙媒体での保存が必要なくなり、代わりに電子的に保存することが可能となりました。

具体的には、電帳法により保存が義務付けられている帳簿や台帳、請求書などの書類も、電子的に保存することができるようになりました。

これにより、従来は紙媒体で保存されていた書類を、電子媒体での保存に移行することで、業務効率化やコストの削減が期待できます。

また、紙媒体での保存には、スペースの問題や書類の紛失・破損などのリスクがあるため、電子的な保存によりセキュリティの向上が期待されます。

ただし、電子的な保存においても、情報漏洩や改ざんなどのリスクがあるため、適切な情報セキュリティー対策が必要であり、法律や規制に従い、それぞれの書類を適切に保存することが求められます。

紙保存廃止の対象となる書類

電帳法改正により、以下の書類については、紙媒体での保存が義務ではなくなりました。

• 請求書、領収書、支払い明細書、受領書などの取引関係書類
• 法定帳簿（総勘定元帳、仕訳帳、損益計算書、貸借対照表など）
• 法定調書（消費税の納税申告書、源泉所得税の納税申告書など）
• 決算報告書、株主総会の議事録、役員会議事録などの法定記録

ただし、書類の内容や保存期間が法律で定められている場合には、それに従って紙媒体で保存する必要があります。

また、紙保存の義務が廃止された書類でも、電子保存に移行する際には、電子署名やタイムスタンプの取得など、一定の要件を満たす必要があります。

電子帳簿の保存方法

電帳法では定められた要件を満たすことが必要です。

以下に、電子帳簿保存についての基本的な要件を示します。

データの保全性を確保すること

電子帳簿保存では情報が改ざんや消失をされないよう、適切な保全措置を講じる必要があります。

例えば、外部からの不正アクセスやウイルスからデータを保護するためのセキュリティ対策や、データバックアップの実施などが挙げられます。

情報の可読性を確保すること

保存された電子帳簿が後に閲覧される際に、情報が正確に再現されるよう、データ形式や保存環境について注意を払う必要があります。

保存期間を守ること

電子帳簿の保存期間は、法律で定められた期間に従って守る必要があります。法人の場合、帳簿書類の保存期間は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間となります。この7年間は、電子データを含めた帳簿書類を保存する義務があります。7年を過ぎた後は保存の義務はありません。

また法人が電子取引による電子データのやり取りを行った場合でも、同様に保存義務は7年間となります。

適切なアクセス制御を実施すること

電子帳簿にアクセスできる人を限定し、不正な情報漏えいを防止するため、適切なアクセス制御を実施する必要があります。

電子署名やタイムスタンプなどの要件を満たすこと

電子帳簿が法律上の効力を持つためには、電子署名やタイムスタンプなど、一定の要件を満たす必要があります。電子帳簿保存対策にはこれらの要件を満たしたクラウドサービスの導入がおすすめです。

サインタイムのスキャナ保存ストレージは、総務大臣認定のタイムスタンプが使い放題でファイルの保管が可能です。また、

電子帳簿保存の注意点

電子帳簿保存にはいくつか注意点があります。

導入にあたってしっかり確認していきましょう。

紙保存廃止の猶予期間

法改正により、電子取引における紙保存義務が廃止されました。

しかし、義務の廃止に先立ち猶予期間が設けられ、具体的には2022年1月1日以降に発生した書類については、2023年12月31日まで紙媒体での保存が可能です。

ただし、書類の内容や保存期間が法律で決まっている場合には、それに従って紙媒体で保存する必要があります。

またこの猶予期間中においても、電子保存に移行することができます。

つまり書類の発生時点で電子的に保存することが可能であり、紙媒体での保存を行う必要はありません。

猶予期間は、従来の紙保存から電子保存への移行に必要な期間を確保するために設けられたものであり、2024年1月1日以降は、電子保存が義務化されます。

罰則

電帳法には保存方法に対する違反に罰則が定められています。以下に、主な罰則について説明します。

• 罰金

電子帳簿保存に関する法律に違反した場合、最高で500万円以下の罰金が科せられることがあります。

• 行政処分

国税庁や都道府県税務署などの税務当局から行政処分を受けることがあります。具体的には、当局が指摘した問題点を改善しなければならない、改善期間を設けるなどの処分があります。

• 刑事罰

電子帳簿保存に関する法律に違反した場合、業務上横領や偽計業務妨害などの刑事罪に問われることがあります。

まとめ

電帳法改正により、電子取引における紙保存義務が廃止されました。これにより、企業は紙の保存にかかる手間やコストを削減できますが、電子帳簿の保存には適切な方法と注意が必要です。

電子契約サービスなどのクラウドサービスを利用した保存方法が有効であり、法的な要件を満たすためには十分な措置が必要です。

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