「電子帳簿保存法」と聞いて、パッと内容がわかる方はどれくらいいるでしょうか？　なんだか小難しそうに聞こえる電子帳簿保存法。そこで、電子帳簿保存法をどこよりもわかりやすく！2022年1月の改正で何が変わるのか、弁護士監修のもとまとめました！

電子帳簿保存法とは？

1998年に制定された「税務申告な領収書や請求書等の保存を電子データとして保存することを認めた法律」です。2005年には「スキャンデータが電子データとして認められる」ようになっています。 

2016年には、より電子的に保存できるように緩和され、「スマートフォンなどで撮影した領収書や請求書のデータ保存が可能」になりました。

電子帳簿保存法の電子データ保存の3区分

電子データの記録による保存は、大きく次の３つに区分されています。

①電子帳簿等保存

帳簿（仕訳帳等）及び国税関係書類（決算関係書類等）のうち自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成しているものについては、一定の要件の下で、電磁的記録等による保存が可能。

難しく聞こえるかもしれませんが、簡単に言えば、一定の要件を満たせば自分で作成した帳簿・書類のうち最初からデータで作ったものはデータのままでＯＫ！という制度です。ただし、紙で作成したものは②のスキャナ保存の範囲となってきますので注意が必要です。

②スキャナ保存制度

決算関係書類を除く、国税関係書類（見積書・契約書・請求書等）については、一定の要件の下でスキャナにより記録された電磁的記録の保存により、当該書類の保存に代える事が可能。

つまり、紙で作成した帳簿類であっても一定要件を満たす場合、スキャナ保存をして画像データを残せばOK！という制度です。

③電子取引に係るデータ保存

所得税（源泉徴収に係る所得税を除く）及び法人税に係る保存義務は、電子取引を行った場合には一定の要件の下、その電子取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

つまり、取引先の相手方と電子的に（メールやWebサイトなどで）やりとりする取引情報はデータで保存する必要があるという制度です。ネットバンクやホームページから請求書をダウンロードする場合や、身近な例で言うと、Amazonなどで購入した際の支払履歴などもここに該当します。

電子帳簿保存法　2022年改正のポイント

2022年1月の改正には、企業のペーパーレス化推進の狙いがあります。
デジタル化・ペーパーレス化が進展する中で、経理の電子化による生産性向上などを目的に、制限を緩和。電子データでの保存を促し、国税関係帳簿書類の課題とされる印刷・保管のコスト・情報漏洩・働き方改革の改善を図ります。

電子帳簿保存法　改正前後の“かんたん対照表”

今回の改正ではペーパーレス・電子データでの保存に係る要件が“緩和”されています。改正のポイントと留意点を「かんたん対照表」つきでご紹介します。

①事前承認制度の廃止と保存要件の緩和

改正前	・国税関係書類で電子データ保存・スキャナ保存を導入する場合、国税庁（所轄の税務署）に事前承認申請が必要。 ・適用を開始しする3ヵ月前までに承認申請書を提出する必要があり、手間と時間がかかっていた。
改正後	・事前承認は不要。 ・2022年1月1日以降に保存を開始する帳簿や電子文書に適用される。

電子帳簿保存要件も、以下の通り緩和されました。

②スキャナ保存におけるタイムスタンプ要件の緩和

改正前	・電子データを受領、自署後、3営業日以内にタイムスタンプが必要。
改正後	・スキャナ保存のタイムスタンプ付与期間がさらに緩和。 ・訂正や削除の事実やその内容を確認できるようなクラウドなどに、スキャンしたものを2ヶ月と7営業日以内に保存した場合は、タイムスタンプは不要。  ・書面の受領者がスキャナで読み取る際、自署が不要に。 ・2021年の改正内容は、2022年1月1日以降行うスキャナ保存から適用。

③適正事務処理要件の廃止

改正前	・相互けん制、定期的な検査、再発防止の3つの項目について、社内規定を策定し、2人以上によるチェック体制を整えるなど内部統制を確立する必要がある。 ※国税関連書類の定期検査等に対応するため。
改正後	・適正事務処理要件は廃止され、社内規定の策定や内部統制が不要になった。

④検索要件の緩和

改正前	・国税関係書類を電子データで保存する場合、「取引年月日・勘定科目・取引金額、請求書・領収書等の書類の種類等の検索項目」が必須。 ・「日付・金額に」は範囲指定での検索が必要。 ・2つ以上の任意項目を組み合わせて検索できることも必要。
改正後	・検索項目は「年月日・金額・取引先」の3つのみに限定。 ・国税庁等が、電子データのダウンロードを求めた場合に対応できれば、範囲指定や複数項目の組み合わせ検索機能は不要。

⑤書面による保存方法の廃止

改正前	・所得税や法人税などに関連して、電子取引のデータを出力して紙ベースで保存する方法が認められていた。
改正後	・電子取引では、データ出力により紙ベースで保存する方法は認められず、データで保存が必要。

⑥ペナルティの強化

ペーパーレスが進み便利になる一方で、スキャナ保存や電子取引における税務処理で不備があった場合にはペナルティが強化されます。隠ぺいや偽装などの不正や申告漏れに対しては、​​通常課される重加算税に加え、さらに10％加重されます。

「電子帳簿保存法 2021年 改正」猶予とは？

「電子帳簿保存法　2021年　改正」のキーワードで検索すると、「猶予」と出てきます。

今回の電子帳簿保存法改正により、電子取引において取得した電子データは紙で出力する保存方法が認められなくなりました。つまり「電子データのまま」保存する必要があるということです。この改正に準備を要する事業者もあるため猶予規定が設けられたのです。

2021年12月10日（金）に公表された『令和4年度税制改正大綱』によれば、2022年1月1日より義務化予定であった電子取引に関わる電子データの保存義務については「2年」の猶予期間が設けられることなりました。この変更で、電子データで受領した領収書・請求書・見積書・契約書やEDI/クラウド取引に関しては「やむを得ない事情がある場合」2年間、紙での保存が認められます。

なお、特段の届け出は不要ですが、猶予期間中も税務署による提示や提出の要求に応じられるようにしておかねばなりません。

サインタイムの「電子帳簿保存法」への対応

サインタイムを利用した契約は電子データにて授受するため電子帳簿保存法上の「電子取引」に該当します。

「電子取引」で重要なポイントは以下の3つです。

1. 電子データを紙に印刷・保存することはNG
2. 本人性、非改ざん性の証明（電子署名やタイムスタンプの付与、事務処理規定の作成など）が必要
3. 保存の際、日付、金額、取引先の検索機能が必要

電子契約サービス「サインタイム」では、誰が・いつ・どのIPアドレスから契約書に署名をしたかを記録し、締結後の契約内容を書き換えられないよう改ざん耐性を強化してきました。それに加え、日本の電子契約サービスで唯一の「ブロックチェーン連携」をし、改ざんされていないことを明確に証明できるようになりました。

また、サインタイムアプリ内で書類のタグ機能を活用することで改正後の検索要件に定められている「日付、金額、取引先」での検索が可能です。

まとめ

・電子帳簿保存法には「電子帳簿等の保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3区分がある
・2022年1月の改正で、ペーパーレス・電子データでの保存に係る要件が緩和
・電子データで受領した領収書や請求書の電子保存は2年間猶予され、しばらくは紙での保存が可能

参照資料 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和3年7月） 国税庁　電子帳簿保存法が改正されました（令和３年５月） 国税庁　令和３年度改正　電子帳簿保存法　YouTube動画「国税庁動画チャンネル」掲載資料

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