【電帳法対策もバッチリ！】サインタイムの検索機能と書類整理に便利なタグ機能

契約書など書類の管理をする際に以下のようなわずらわしさを感じた経験はありませんか？

• 探したい書類が直ぐに見つからない
• 書類の分類が大変
• フォルダ管理で階層が深くて探すのが手間

サインタイムの「タグ機能」は、書類の管理や検索をカンタンにする機能です。

はじめてご利用する方にもわかりやすくサインタイムの「タグ機能」と2021年に改正された電子帳簿保存法に対応した検索機能をご紹介します。

サインタイムの書類のタグとは？

「タグ」と言うと、InstagramやTwitterなどのSNSのハッシュタグ「#」を思い浮かべる方が多いのではないでしょうか？ハッシュタグは「#」の後に、好きな語句を入力して投稿することで“検索性”を向上させる機能です。

サインタイムのタグ機能は、アップロードした書類を分類したり、検索性を向上させたりする機能です。例えば、取引先、契約担当部署名、年度といったタグを設定することで、書類の管理や検索が容易になります。

サインタイムの「書類のタグ」機能はコンマ「,」で区切りで単語を入力することで、1つの書類に複数タグの設定が可能です。

書類のタグは、送付後もいつでも変更・削除・追加が可能です。

管理部門やカテゴリーが追加された際には、書類の詳細ページで簡単に変更できます。

タグ機能とフォルダ形式の検索性の検証

電子契約サービスでは、「フォルダ形式」で書類を分類するサービスが多いですが、サインタイムはあえて「タグ機能」を採用しています。
その理由は、「タグ機能」は分類（複数分類）、検索性に優れているため、フォルダ管理の課題だった以下の点も解決できるからです！

フォルダ管理のお悩み

フォルダで管理をした場合に、以下のような煩わしさを感じたことはありませんか？

• フォルダの階層が深くすぎて、書類を探すのに時間がかかる
• フォルダの種類が増えすぎて、分類の仕方がわからない
• 書類を検索し、すぐに閲覧したい
• 新入社員に階層のパスをいちいち伝えるのが大変

このような面倒さを解決するのがタグ機能です。

タグ機能のポイント

タグ機能を使うメリットとしては、以下の3点があります。

• タグ機能は検索性がよい
• 簡単にタグを設定・変更できる
• 複数タグ設定で分類・管理がしやすい（タグはいくつも追加可能！）

次に実際の検索機能の使い方をご紹介します。

タグ機能の使い方

例えば、「取引先名」をタグにしておくと検索窓に「企業名」をいれると、すぐに検索ができます。

検索やクリックしたタグに該当する書類が一覧表示されます。

検証：タグ機能で3秒で書類検索できるか、やってみた！

実際に「タグ機能」を使う場合と使わない場合で、目的の書類を検索するのにどれくらい検索時間が変わるのか実際に試してみました！

A.「書類のタグ」利用時：3秒

検索窓に探したいタグを入力します。

検索結果がすぐに表示されるため、3秒で書類の検索ができました！

ちなみに検索窓の右側のアイコンをクリックすると日付など詳細な検索も可能です。

B.「書類のタグ」未利用時 ：15秒

タグを利用せず書類を目視で探す場合、一覧から探す必要があるため時間がかかります。

保存している書類の枚数にもよりますが、今回は15秒かかりました。

一度の検索だとわずかな時間の差かもしれませんが、日々業務を積み重ねていくと、検索性のよさが業務効率の改善に役立ちます。

タグ機能の使い方は動画でもご紹介しています↓

サインタイムの電子帳簿保存法に対応した検索機能

サインタイムは2021年に施行された電帳法に対応した検索機能も備えています。

書類のアップロード時に各書類に以下の項目を入力すると、書類一覧で検索が可能です。

入力項目は以下です。

• 取引先名
• 取引開始日～取引終了日
• 取引金額

2024年1月には猶予期間も終わるため、それまでに電子帳簿保存法で定められた「検索要件に上記の項目の記録と、2つ以上の項目を組み合わせて検索」できるよう対応が必要です。

なお、電子帳簿保存法をわかりやすく解説した記事はこちらからご覧いただけます。ぜひ合わせて参考にしてみてください・

まとめ

書類の枚数や種類が増えてくると、管理・分類するのも一苦労ですよね。そんなお悩みをサインタイムの「タグ機能」で皆さまの書類管理をお助けします。

電子上で取引した書類の電子保管も、2024年より義務化されました。
サインタイムなら、契約書や申込書などを、署名完了後にそのまま法律の要件に満たして電子保管することができます。まずはお気軽にご相談ください。