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電子帳簿保存法

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適正事務処理規程とは?改正電子帳簿保存法により必要になる事務処理規程を大解説

適正事務処理規程とは?改正電子帳簿保存法により必要になる事務処理規程を大解説

近年では契約書の取引に電子取引を活用する機会が増えてきました。電子書類を多く集約する機会が増えてきたからこそ、適正事務処理規程にもとづいた対応をすることが求められています。改正電子帳簿保存によりさらに取り締まりも厳しくなってきている昨今、必要な事務処理規程について解説します。

電子帳簿保存法改正とは?

電子帳簿保存法は2022年1月に大幅に改正されました。そもそも電子帳簿保存法とはどのようなもので、どこが改正されたのでしょうか。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、国税に関わる帳簿や書類を電子データで保存するための法律のことです。
法令上、紙で保管しなければなりませんが、手間やスペースの確保などを鑑みて、1998年に電子帳簿保存法が成立しました。この法律では、以下の3つの保存法が可能です。

  • 電子帳簿保存…電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存
  • スキャナ保存…紙で受け取った書類を画像データとして保存
  • 電子取引…電子取引をした情報をデータで保存

2022年1月には電子取引の保存法が義務化され、電子データで受け取ったPDF形式データなどをプリントアウトして、そのまま紙保存することが不可となりました。
電子データのまま保存しなければならないのが、電子帳簿保存法で新しく改正された部分です。

電子取引の保存要件

電子取引の保存要件では、以下の2点を守る必要があります。

  • 真実性の確保…保存データに改ざんなく真実が確保されていること
  • 可視性の確保…保存されたデータが検索・表示でき、見せられる状態であること

事務処理規程は電子取引がおこなわれることにより、正当な理由がない訂正や削除を防止するために運用の規程を定めることを目的としています。

電子取引保存義務化への対処法

真実性を確保するために、タイムスタンプや改ざんできないシステムを導入する方法がありますが、事務処理規程を社内で整備して運用していく方法もあります。

最初に、自社はどれだけの内容の電子取引をしているのかを把握します。それらを洗い出すことで、電子保存することができないかを検討します。また保存方法を検討した後に、保存要件を満たしているかどうか検討します。

タイムスタンプを押して改ざんを防止するやり方もありますが、時間やコストがかかるというデメリットがあります。事務処理規程を定めて、社内で運用できるやり方を構築することがおすすめの方法です。

こちらの記事では電子帳簿保存法をわかりやすく説明していますので、合わせて読んでみてください。

電子帳簿保存法における「適正事務処理規程」とは?

適正事務処理規程とは、電子取引データや電子帳簿などを電子帳簿保存法に沿って保存するために社内で取り決める規程のことです。
必ず必須な作業ではありませんが、条件によっては必要になるので注意しましょう。

「適正事務処理規程」の概要

適正事務処理規程は、電子帳簿保存法に違反せず、社内でもきちんと書類が整理された状態で運営するために定められた規程を指します。
運用するメンバーが規程を把握し、同意のもと作成して社内で遵守しましょう。

適正事務処理規程が必要な場合とは

適正事務処理規程は必須ではありませんが、電子帳簿保存法で定められた一定の条件に当てはまる場合には作成が必須となります。

①2022年1月1日以前の書類をスキャンして電子データ保存をする場合
2022年1月1日以前に作成された書類をスキャンした状態で電子データ化する場合、適正事務処理規程が必須です。
書類の種類には、契約書や領収書、請求書などの重要書類や検収所や見積書などの一般書類などが含まれます。
これらの書類は、電子取引で相手から受け取った書類、または自社で作成し交付した書類の控えが対象となります。

②電子取引における電子データを特定の環境下で保存する場合
環境下とは、不正に訂正や削除がおこなわれる可能性がある環境のことを言います。
その環境下で電子データを保存する場合には、真実性を確保するための要件を確認しなければなりません。
真実性の確保として、国税庁の定める以下の4つの要件からいずれかをおこなわないといけません。

1.タイムスタンプを使った取引情報の授受
2.取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付けて、保存する者または監督者の情報を確認できる状態にする。タイムスタンプの付与期間は取引情報授受後7営業日以内、または最大2カ月以内の業務手続き終了後から7営業日以内
3.記録事項の訂正・削除を行った場合は訂正・削除した内容が確認できるシステム、または記録事項の訂正・削除ができないシステムを使用して取引情報の授受および保存をする
4.正当な理由がない訂正・削除を防止するため、事務処理規程に沿った運用をする
(参照:国税庁サイト)

適正務処理規程に必要な要件と項目

適正事務処理規程を定める際には、規程作成のルールを設定する必要があります。
国税庁のサイトでは、適正事務処理規程に必要な要件を以下のように定めていてこの3点を満たさなくてはなりません。

・他の人と確認を取り合い仕事ができる体制であること
・事務処理の手続きを定期検査できる体制であること
・問題が発覚した場合、原因究明や再発防止、改善の対応がとれる体制であること

また、規程を作成する時に必要な項目には、以下のようなものがあげられます。

目的参照している法律、本規程の目的
適用範囲規程が適用される範囲
管理責任者規程の管理責任者が誰にあたるか
電子取引の範囲EDI、電子請求書の授受の範囲
取引データの保存データの保存期間や保存場所
対象となるデータ具体的に対象になる情報項目(納品情報・支払い情報など)
運用体制管理責任者/運用責任者などの役職や名前
訂正削除の原則禁止訂正や削除の原則禁止であること
訂正削除する場合訂正や削除する場合の条件

事務処理規程を作成するときに役立つテンプレート

適正事務処理規程を作成する際に役立つテンプレートは、サイトにオープンに提示されているものもあります。電子帳簿保存をする国税庁も雛型を公開しています。
法人版や個人版に分けられWordファイルによって提供されているので、自社で作成する場合には参考にしてみましょう。
項目などは必要に応じて社内で協議しながらカスタマイズして活用してください。

「事務処理規程」のテンプレート(書式)一覧|ビジネスフォーマット(雛形)のテンプレートBANK (templatebank.com)

参考資料(各種規程等のサンプル)|国税庁 (nta.go.jp)

適正事務処理規程を定めるメリット

適正事務処理規程を社内で定めて遵守することは、電子帳簿保存法に対応できるようになる以外のメリットも生まれます。
具体的な適正事務処理規定を定めることにどのようなメリットがあるのでしょうか。

業務効率の向上につながる

事務処理で電子データ化をする時には、責任者と保存対象を記載する必要があるため、責任者が認識できます。
責任者が認識できることにより、何か問題が生じた時にはスムーズに対処できるようになります。
また、適正事務処理規程内に業務マニュアルを盛り込むことで最適化された手順に沿った業務進行ができるので、業務の効率化にもつながります。
人事異動や責任者が変わった場合にも滞りなく業務が進められます。

電子データ化の対象かどうか判断できる

適正事務処理規程自体が電子データ化の対象かどうかの判断指針になります。
電子帳簿保存の対象書類は主に国税関係帳簿書類になりますが、中には対象なのかどうか判断しづらい書類もあります。
社内用の適正事務処理規程を定めることで、判断に迷った際にも参考として役立てることができます。

業務手順やノウハウの継承に役立つ

対応する人の入れ替わりにより。業務手順を説明する必要が出てきます。
適正事務処理規程に、業務フローやマニュアルを定めておくことでルールも明確化され、新入社員や新しく入ってきた社員に伝えやすくなります。
「社員それぞれでやり方が異なる」などの違和感も払しょくできるでしょう。

テレワークでも対応しやすくなる

近年、テレワークを導入する企業が増えてきましたが、ペーパーレス化が進んでおらず、紙の書類処理のために出社するケースも多く見られます。
情報を電子データとして保存し、それらを電子版のまま処理できる仕組みを作ることで、会社以外の場所からのアクセスも可能になります。
外からネットを通して書類処理ができるようになることで、働き方改革の一助にもなるでしょう。

クラウドサービスで適正事務処理もスムーズに

クラウドサービスを活用した請求書や領収書のやり取りが増えてきている関係で、電子取引をする機会も増えつつあります。
書類の読み込みから承認、送付、保存まで、一貫してクラウドサービス上で完結できると便利ですよね。
サインタイムでは、電子取引における適正事務処理がスムーズにおこなえるよう、スキャナ保存プランをご用意しています。
既に紙で手元に届いた書類も、電子化して保存することができて便利です。
適正事務処理規程の取り決めに、サインタイムのサービスを活用してみてはいかがでしょうか。
まずはお気軽にご相談ください。

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