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スキャナ保存って何？メリット・デメリットや導入方法を徹底解説！【電子帳簿保存法改正】
目次
電子保存法の改正により、スキャナ保存の要件も変更されました。紙ベースの文書を電子データとして保存する方法であるスキャナ保存は、企業や団体の業務効率化やコスト削減につながるとして注目されています。
本記事では、スキャナ保存の要件やメリット・デメリットについて詳しく解説します。
なお、こちらでは電子帳簿保存法の改正をわかりやすく説明していますので、あわせてご覧ください！
スキャナ保存とは
スキャナ保存とは、紙ベースの帳簿や書類をスキャナーでデジタル化して、電子データとして保存することです。この方法により、紙の帳簿や書類を保管する場所を取らず、データの検索や管理も容易になります。ただし、スキャナ保存する場合は、法律で定められた要件を満たす必要があります。たとえば、スキャナーで取り込んだデータが改ざんされていないことを保証するための安全対策が必要です。また、スキャナー保存したデータを使用する際には、原本と同様の証拠力があることを証明するための措置が必要になります。
スキャナ保存の対象書類
スキャナ保存の対象は、以下の2つが該当します。
- 取引先から受け取った書類
- 自分で作成して取引先に提出する書類の写し
電磁的記録での保存が許されている文書の一部は、スキャナによる画像媒体での保存が許されていません。加えて、保存する文書は資産状況に関するか否かで、重要書類と一般書類に区分されています。資産状況に深い関わりがある重要書類ほど、保存の要件が細かく厳格に規定されています。
これを踏まえて、電子帳簿保存法においてスキャナ保存できる対象書類は以下のようなものとなります。
- 請求書
- 契約書
- 領収書
- 見積書
これらの取引関係書類は全てスキャナ保存の対象になります。ただし、スキャナ保存する前に、法律や規則で保存期間が定められているかどうかを確認する必要があります。また、保存期間中はスキャナ保存されたデータが閲覧可能であることを保証する必要もあります。
スキャナ保存の要件
スキャナ保存の要件は令和3年度に改正されました。改正後のポイントを以下にまとめます。
税務署長の事前承認制度が廃止
スキャン保存された原本文書について、税務署長が承認することが不要になりました。これにより、企業はより迅速かつ柔軟にスキャン保存を実施できるようになり、業務プロセスの効率化が期待できます。
適正事務処理要件の廃止
従来は、スキャン保存された原本文書を使用するためには、適正な事務処理が行われたことを証明することが必要でした。しかし、改正により、この要件が廃止され、スキャン保存された原本文書を使用するためには、事務処理が正確であることを確認するだけで済みます。
タイムスタンプ要件の緩和
従来は、スキャン保存された原本文書には、タイムスタンプ（日付と時刻の情報）が必要でした。しかし、改正により、タイムスタンプが必要ではなくなり、必要に応じて文書に日付情報を付加すれば良くなりました。
検索要件の緩和
従来は、スキャン保存された原本文書を検索するためには、特定の情報が含まれることが必要でした。しかし、改正により、この要件が緩和され、検索に必要な情報がある程度緩和されました。必要な項目は取引先や、取引年月日などの日付、取引金額の3つです。これにより、文書検索の効率化が期待できます。
スキャナ保存のメリット
スキャナ保存には、以下のようなメリットがあります。
スペースの節約
文書を紙で保存すると、大量の紙を必要とするため、スペースが限られている場所では問題となります。スキャナ保存を行うことで、デジタルデータとして文書を保存することができ、スペースの節約につながります。
検索の容易化
スキャナ保存された文書は、データベース化され、検索が容易になります。特定のキーワードや条件で検索することで、必要な情報を素早く見つけることができます。検索の容易化によって業務の効率化にもつながります。
情報共有の容易化
スキャナ保存された文書は、オンライン上で共有することができます。このため、複数の人が同じ文書にアクセスでき、必要な情報をすばやく共有できます。
セキュリティの強化
スキャナ保存された文書は、紙で保存するよりもセキュリティが強化されます。例えば、パスワード保護や暗号化を行うことで、機密性の高い情報を保護することができます。
コスト削減
文書を紙で保存する場合、印刷や保管にかかるコストがかかります。スキャナ保存をすることで、これらのコストを削減することができます。加えて書類整理の手間がかからないため整理する時間を減らせます。
スキャナ保存のデメリット
スキャナ保存には、以下のようなデメリットがあります。
データの漏洩リスク
スキャナ保存された文書は、オンライン上で共有することができますが、それだけに、セキュリティの問題が懸念されます。例えば、ハッキングや不正アクセスにより、機密情報が漏洩する可能性があります。
データの消失リスク
デジタルデータは、物理的な紙の文書よりも消失のリスクが高くなります。例えば、ハードディスクの故障やバックアップの不備により、データが消失することがあります。
法的認定の問題
スキャナ保存された文書が、法的に認められるかどうかは、国や地域によって異なります。特に、オリジナルの紙文書が必要な場合があるため、スキャナ保存による文書管理を行う場合には、法的な認定の問題に注意が必要です。
導入費用の問題
スキャナ保存に必要な機器やソフトウェア、またはクラウドストレージなどを利用する場合、一定の費用がかかります。特に、大量の文書をスキャンする場合は、高性能のスキャナーや専用のソフトウェアが必要となるため、コストがかさむことがあります。
これらのデメリットから、スキャナ保存による文書管理を行う際には、適切なセキュリティ対策やバックアップ体制、法的な認定の確認などに注意が必要です。
スキャナ保存の導入方法
スキャナ保存を導入するためには、以下のような手順を踏むことが一般的です。
1. 目的と範囲の決定
スキャナ保存を導入する目的や、対象とする文書の範囲を決定します。例えば、契約書や請求書など、ビジネスに必要な文書を対象とする場合があります。
2. 機器やソフトウェアの選定
スキャナーやソフトウェアを選定します。選定する際には、必要な機能やコストなどを比較検討することが重要です。
3. 設置場所の決定
スキャナーを設置する場所を決定します。スキャナーは、オフィスの中心に設置する場合もあれば、文書を処理する担当者のデスクに設置する場合もあります。
4. 操作マニュアルの作成
スキャナーの操作マニュアルを作成します。マニュアルには、スキャナーの基本操作方法やトラブルシューティング方法などを記載します。
5. トレーニングの実施
スキャナーを操作する担当者に、操作方法やマニュアルの内容などをトレーニングします。
6. データベース化
スキャナーでスキャンした文書を、データベース化します。この際には、ファイル名や保存場所などを統一することで、検索の容易化を図ります。
7. セキュリティ対策の実施
スキャナ保存されたデータは、機密情報を含むことがあります。そのため、アクセス制限や暗号化、バックアップなどのセキュリティ対策を実施することが重要です。
これらの手順を踏むことで、スキャナ保存を導入することができます。ただし、導入にはコストや時間などの負担があるため、事前に慎重な検討が必要です。
サインタイムのスキャナ保存
サインタイムは、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」に該当する紙の書類を電子データに変換して保存する「スキャナ保存」機能を提供しています。
「電子取引データ保存」に該当する電子契約で送信した書類に加え、「スキャナ保存」機能をご利用いただくことで、紙の書類もサインタイム上でまとめて管理することが可能です。サインタイムのスキャナ保存では、電子帳簿保存法で定められた「取引先名・取引開始日・金額」を組み合わせた検索が可能になります。またサインタイムはタイムスタンプ・長期署名にも対応しているため電子署名の有効性を延長することができます。
コスパよくペーパーレス化ができるサインタイムをスキャナ保存の導入に検討してみてはいかがでしょうか？
まとめ
本記事では、電子帳簿保存法改正に伴い注目されるスキャナ保存について、要件、メリット、デメリット、適用例、実践方法について徹底的に解説しました。スキャナ保存は紙ベースの文書を効率的かつ柔軟に電子化できる手段であり、企業や団体の業務効率化やコスト削減につながると期待されています。ただし、データの保管やセキュリティに関するリスクもあるため、適切な要件を満たし他サービスを利用することが重要です。
また、2024年より、電子上で取引した書類の電子保管が義務化されました。 サインタイムなら、契約書や申込書などを、署名完了後にそのまま法律の要件に満たして電子保管することができます。まずはお気軽にご相談ください。