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電子帳簿保存法

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電子帳簿保存法が2年延期に!企業が行う対策とは【2024年1月から】

電子帳簿保存法が2年延期に!企業が行う対策とは【2024年1月から】

2022年1月に予定されていた「電子帳簿保存法」の施行が、2024年1月まで2年間延期されることが決定しました。今回の延期により企業には2年間与えられますが、法律改正に備えた対策は必要です。

本記事では、延期された理由や延期後の対応策、電子化のメリット、企業の対策を紹介します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、日本の法律の一つで、事業者が会計帳簿を電子化して保存するためのルールを定めたものです。この法律に基づき、事業者は、取引に関する帳簿や証憑を電子化し、法定保存期間にわたって保存することが求められています。

電子帳簿保存においては、保存形式や保存方法などについてもルールが定められており、法律に準拠する必要があります。

電子帳簿保存法の目的は、紙媒体での帳簿保存に比べてコストやスペースの削減を図ることに加え、電子化によってデータの改ざんや紛失を防止することです。また、事業者の財務管理の効率化や、税務署など公的機関とのやり取りの簡素化も目指しています。

さらに、電子帳簿保存とインボイス制度は、共に日本の税務制度改正に伴い導入された制度であり、密接に関連しています。

インボイス制度は、納税者が発行する請求書(インボイス)を電子化し、それを取引先や税務署など関係機関に提出することができる制度です。これにより、税務申告の際に必要な取引記録を効率的に作成・管理できるとともに、取引の信頼性向上や税務調査の迅速化などのメリットが期待されています。

両制度は、企業の財務・税務管理における効率化や信頼性向上を目的として導入されており、電子帳簿保存によって電子化された会計帳簿や証憑を、インボイス制度において請求書として提出することが可能です。

さらに電子帳簿保存法を知りたい場合は、こちらの記事で電帳法をわかりやすく解説していますので、読んでみてください。。

電子帳簿保存法の猶予期間

電子帳簿保存法の猶予期間は、法律によって定められています。具体的には、電子帳簿保存法が施行された2022年1月1日から、猶予期間が設けられ、事業者は2年間の猶予期間中は、従来の紙の帳簿を継続して使用することができます。

猶予期間中は、事業者は電子帳簿保存に移行するための準備期間として、データ保存やセキュリティの強化など、必要な対策を講じることができます。

そして、猶予期間の終了とともに、電子帳簿保存が義務化され、事業者は法律に従って、帳簿や証憑を電子化して保存することが求められるようになります。

猶予された背景

電子帳簿保存法が猶予された背景には、次のような理由があります。

技術の進化

法律が施行された2020年当時は、デジタルデータの保存技術がまだ発展途上であり、安定的な保存や管理が困難であったため、猶予期間が設けられたと考えられます。

コストの問題

電子帳簿保存に必要なシステムや機器の導入や運用コストが高額であることから、猶予期間を設けることで、事業者に対する負担を軽減する意図があったと考えられます。

制度の浸透

新しい制度が導入されると、その理解や実施に時間がかかることが多いため、猶予期間を設けることで、事業者に十分な準備期間を与えることができるというメリットがあります。これらの理由から、電子帳簿保存法が改正された際に、事業者に対する負担を軽減するため、猶予期間が設けられたと考えられます。

電子帳簿保存法における電子取引のメリット

電子帳簿保存法における電子取引のメリットは次のようになります。

紙に比べてコスト削減

電子取引では、紙を使う必要がないため、印刷や郵送などのコストを削減することができます。

保存期間の短縮

紙の書類は場所を取るため、長期間の保存にはスペースが必要になります。一方、電子帳簿保存法に基づく電子書類は、コンピュータ内にデータを保存するため、スペースの必要性がなくなります。また、保存期間が短縮されるため、データの管理も容易になります。

時間の短縮

電子取引では、書類の作成から送付、受領、保存までの一連の作業が電子的に行われるため、時間を短縮することができます。

取引の透明性向上

電子取引は、紙の書類に比べて書類の改ざんや不正アクセスが難しいため、取引の透明性を高めることができます。また、電子取引は、取引の履歴を記録することができるため、後からでも取引の履歴を確認することができます。

電子帳簿保存法に対する企業の対応策

電子帳簿保存法に対する企業の対応策としては、以下のようなものがあります。

企業の現状把握

電子帳簿保存法に対応するためには、まずは現在の会計システムやデータ管理方法など、企業の現状を把握することが重要です。必要に応じて、専門家のアドバイスを受けることも考えられます。

クラウドサービスの導入

クラウドサービスを利用することで、会計データや帳簿を安全に保存し、管理することができます。また、クラウドサービスはスマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスからアクセス可能なため、業務の効率化にもつながります。

ペーパーレス化の推進

電子帳簿保存法に対応するためには、ペーパーレス化が必要です。例えば、領収書や請求書を電子化し、電子帳簿として管理することで、紙の帳簿を減らすことができます。そのためには、デジタル化に必要なシステムや機器の導入が必要です。

これらの対応策を取り入れることで、電子帳簿保存法に適切に対応し、会計業務の効率化や情報管理の強化を図ることができます。

猶予を受けるためには

猶予期間中に紙の帳簿を保存する場合、税務署に対して届出をする必要があり、具体的には電子帳簿保存法に基づく帳簿保存義務の履行が困難である旨を税務署に届け出る必要がありました。

しかし、令和4年度税制改正大綱には、「当該電磁的記録の保存要件への対応が困難な事業者の実情に配意し、引き続き保存義務者から納税地等の所轄税務署長への手続を要せずその出力書面等による保存を可能とするよう運用上適切に配慮することとする。」という趣旨の文章が追加されました。

これにより、「電子化を実施できない止むを得ない理由」については、従来通り紙ベースでの資料呈示さえできれば、猶予期間中の届出が不要になります。ただし、紙ベースでの保存を行う場合でも、その保存方法が適切かどうかは企業が判断する必要があります。適切でない保存方法を用いていた場合は、税務署から指導を受ける可能性があります。

電子帳簿保存法対策ならサインタイムの電子契約とスキャナ保存

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テレワーク環境でも、約1分で契約書を作成・署名依頼することができ、出社する必要もありません。

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まとめ

電子帳簿保存法の施行が2年延期されたことで、企業は対応策を考える猶予が与えられました。紙の保存も可能ですが電子化によって得られるメリットも大きいです。

電子上で取引した書類の電子保管が、2024年より義務化されました。サインタイムなら、契約書や申込書などを、署名完了後にそのまま法律の要件に満たして電子保管することができます。
まずはお気軽にご相談ください。

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