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国税関係書類も対象となる電子帳簿保存法とは？企業がするべき対策を解説！
目次
企業が紙ベースから電子データへの移行が進んでいますが、その際に注意すべきことがあります。それは、国税関係書類の電子化に関する法律、つまり「電子帳簿保存法（電帳法）」についてです。この法律は、企業が保有する国税関係書類に対しても適用されるため、適切な対策を講じなければなりません。
この記事では、電帳法について解説し、企業がするべき対策について紹介します。
なお、電子帳簿保存法をわかりやすく解説した記事もご用意していますので、ぜひあわせてご覧ください！
国税関係書類
国税関係書類とは日本国内で税金を納めるために必要な書類のことを指します。主に国税関係書類と国税関係帳簿に分けられます。
国税関係帳簿とは、法人や個人事業主などが、自身の事業活動に関する収支や財産状況などを記録する帳簿のことです。具体的には仕訳帳、総勘定元帳、損益計算書、貸借対照表などがあります。これらの帳簿は、税務上の申告や税金の計算、決算処理に必要なものとなります。
一方、国税関係書類とは、国税に関する手続きや申告に必要な書類のことを指します。具体的には、所得税関係書類、消費税関係書類、法人税関係書類などがあり、確定申告書、源泉徴収票、納税申告書、領収書などが含まれます。
両方どちらも税務上で必要なものですが、帳簿は自己の事業の収支状況を正確に把握するために作成されるのに対して、書類は税金に関する手続きを行うために提出される書類となっています。
重要書類と一般書類
国税関係の書類には、重要書類と一般書類の2種類があります。取引関係の書類は、自社が作成したものや取引先から受け取ったものを含め、重要書類と一般書類に分類されます。
重要書類
重要書類とは、企業の資金や物流に直接関係している書類のことを指します。
たとえば、領収書や請求書は企業の資金に直結しているため、重要書類に分類されます。
同様に、送り状や納品書は物流に直結している書類であり、重要書類となります。
一般書類
見積書は取引がまだ行われる前の段階の書類であるため、一般書類に分類されます。
同じ理由で、入庫報告書もこれから取引を行う商品に関連する書類であり、一般書類に分類されます。
保存条件が異なるため、経理担当者はどの書類が重要書類でどの書類が一般書類かを正確に把握しないと適切な保存ができなくなるため注意が必要です。
電帳法の対象となる国税関係書類とは
電帳法では、国税関係書類に加えて、国税関係帳簿も電子保存の対象となります。
国税関係帳簿には、下記の6種類あります。
- 総勘定元帳
- 仕訳帳
- 固定資産台帳
- 売掛金元帳
- 買掛金元帳
- 現金出納帳
また、電帳法には、国税関係書類以外にも電子保存の対象となる書類があります。
例えば、電子取引においてやりとりを行った契約書や請求書、領収書なども電子保存の対象となります。
電帳法による電子保存の3つの区分
電帳法による電子保存の方法には3つの区分に分けられます。
それぞれ解説していきます。
電子帳簿保存
電子帳簿保存とは、原本を電子データとして保存することを指します。具体的には、専用の電子帳簿保存ソフトを使用するか、PDFやXMLファイルなどの電子データを保管する方法があります。保存にはいくつかの要件が設定されているため要件にあった対策が必須です。
スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙の帳簿をスキャナで電子データ化して保存することを指します。スキャナで取り込んだ資料は、電子帳簿保存と同じ要件を満たす必要があります。また、スキャナで取り込んだ資料は、紙の帳簿と同様に適切な保存環境で保管する必要があります。
電子取引
電子取引とは、インターネットやEDIなどを利用して行う商取引のことを指します。
電子取引においては、電子帳簿が自動的に作成され保存される場合があります。
この場合、電子帳簿保存の要件を満たせば同じ扱いとすることが可能です。
また電子取引は電子帳簿保存とスキャナ保存とは違って、必ず電子データとして保存しなければなりません。
電帳法改正による保存要件の変更点
2022年1月の電帳法改正により、以下の保存要件が変更されました。
事前承認手続きの廃止
改正前は、電子帳簿保存について国税当局に対して事前承認の申請が必要でしたが事後の報告・確認方法に変更となりました。
つまり、改正後は、事前に国税当局に申請する必要がなくなり、自己責任で適切な電子帳簿保存を行い、必要な場合には保存状況の報告・確認を行うことになります。
ただし、電子帳簿保存の適切な方法や保存要件については、引き続き法律で定められており、これらの規定に従って適切な電子帳簿保存を行うことが求められます。
また、保存状況の報告・確認についても、一定のルールに従って行う必要があります。
タイムスタンプ要件の緩和
電子帳簿の保存時刻を証明するためのタイムスタンプについて、要件が緩和されました。
改正前は、タイムスタンプを取得するためには、第三者機関による認証が必要でした。
改正により国が定めた規格に適合した生成システムを自社内で構築し、利用することが可能です。
具体的には、以下のような要件が緩和されました。
- 発行機関が第三者機関である必要がなくなった。
- 発行機関に関する事前承認の必要がなくなった。
- 生成方法に関する規格が緩和された。
これにより企業が自社内で生成システムを構築し、電子帳簿保存に利用することが可能です。
ただし、生成方法については、国が定めた規格に適合している必要があります。
適切な管理・運用を行い、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクに注意しましょう。
検索要件の緩和
改正前の検索要件は以下の通りです。
- 取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること
- 日付または金額の範囲指定により検索できること
- 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
改正により1の必要な記録項目が「取引年月日、取引金額、取引先」の3つに限定されました。
また税務職員による電磁的記録ダウンロードの要求に即時応じられる場合は検索要件の2と3も不要になりました。
検索要件に関しては、こちらの記事も併せてご参考にしてください。
【電帳法対策もバッチリ！】サインタイムの検索機能と書類整理に便利なタグ機能
適正事務処理要件の廃止
改正前は、電子帳簿の保存にあたって、以下の適正事務処理要件を満たす必要がありました。
- 保存した電子帳簿が正確であることを確認するための体制を整えること
- 保存した電子帳簿に誤りがある場合には、速やかに訂正するための体制を整えること
- 保存した電子帳簿について、不正な改ざんがないことを確認するための体制を整えること
適正な情報管理を行わない場合には、課税処理上の問題が生じる可能性があるため、適正な情報管理を行うことが望ましいとされています。
また、適正な情報管理のためには、適切な内部統制や監査体制を整えることが重要です。
電子取引における書面による保存の廃止
改正前は、電子取引においても書面による保存が必要であり、電帳法においても電子取引における書面による保存について規定がありました。
改正により企業は、書面での保存ではなく電子取引における情報を電子帳簿に保存することが必要です。
また電帳法においても電子帳簿の保存に関する要件が定められており、保存すべき情報や保存期間、保存方法、保存状況の確認などが求められます。
企業は、これらの要件に基づいて、適切な電子帳簿保存を行う必要があります。
電子保存義務化の2年猶予措置
改正により、一部の中小企業を対象として、電子帳簿保存義務化の2年猶予措置が設けられました。
この猶予措置により、2023年12月31日までの間、企業は従来通りの帳簿の紙媒体での保存が認められています。
ただし、この期間中でも電子帳簿保存を行うことが推奨されています。
企業がするべき対策
電帳法の改正に伴い、企業が取るべき対策は以下の通りです。
電子帳簿保存体制の整備
改正後の電帳法には、保存方法や保存要件、保存期間などの規定が追加されました。企業は、改正後の法律に対応するために、電子帳簿保存体制を整える必要があります。何より電帳法改正に対応したサービスを選ぶことが重要です。
適切な資料の保存
改正後の法律では、保存する資料に対する要件が厳しくなっています。企業は、保存する資料の品質や内容、保存期間などを適切に設定し、適切な保存を行うことが必要です。また、資料の改ざんや消失を防ぐために、適切なバックアップ体制を整備することも重要です。
スタッフの教育・訓練
改正後の法律に対応するためには、企業内で電子帳簿保存に関する知識や技術を持ったスタッフを確保する必要があります。企業は、スタッフの教育・訓練を実施し、適切な電子帳簿保存を行うことが求められます。
コンプライアンスの確保
電帳法の改正により、企業はコンプライアンスの確保が求められます。企業は、法律に適合するような電子帳簿保存体制を構築し、法的なリスクを回避することが必要です。
まとめ
この記事では、電帳法の概要や国税関係書類の保存について説明し、企業が講じるべき対策について解説しました。企業が電帳法に適合するためには、適切なサービスの導入やルールの策定、バックアップの実施などが必要です。
サインタイムでは電帳法改正に対応したサービスを提供しております。
国税関係書類の適切な管理は、企業の信頼性やビジネス継続性にも関わってくるため、今後ますます重要性が高まっていくことが予想されるのでしっかり対策していきましょう。
また、電子上で取引した書類の電子保管が、2024年より義務化されました。
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