電子契約と書面の契約の違いとは？電子化のメリットを紹介

従来の契約は紙の契約書を使って行われますが、テレワークやオンラインでの商談が普及したことで書面契約が難しいシーンが増えました。そこで、円滑な契約を可能にするために「電子契約」が注目されています。

今回は電子契約と従来の書面契約では具体的にどこに違いがあるのか、契約書を電子化するメリットについてご紹介します。電子契約の導入を検討されている方は、ぜひご参考ください。

電子契約と従来の書面の契約の違い

日本では契約は口頭でも成立しますが、後でトラブルが発生しないために合意内容を書面に残し、証跡を残すことが重要です。これまでは紙の契約書を作り、相手先の署名や押印が必要でした。
しかし、ペーパーレス化やテレワークの普及し、書類の印刷や郵送に手間のかかる書面での契約にデメリットを強く感じるようになってきました。

一方、電子契約はクラウド上で、電子サインや電子署名を用いて契約を締結する方法です。電子署名法により電子署名にも手書きの署名・捺印と同等の効力を持つとされ、電子契約も正式な契約方法と認められています。
紙の契約書や印鑑も不要で、契約をオンライン上ですべて完結させられることから導入する企業が増えています。

契約書を電子化するメリット

電子契約の便利さは何となくわかっていても、具体的にどんなメリットを得られるのか知らない方も多いはずです。契約書を電子化するメリットには、次の3点があります。

１．契約プロセスをより効率化できる

従来の書面契約では、原本の印刷に製本、押印を行って相手に送付するというプロセスが発生します。
さらに、送付後は合意相手に署名・押印をしてもらってから返送されるので、契約の締結まで長い期間を要することも多いです。

しかし、電子契約なら契約のプロセスをすべてオンライン化できるので、印刷・製本・郵送などのプロセスが省略されます。今まで契約業務に割いていた時間が減り、別の集中すべき業務に時間を割けます。契約先もわざわざ出社し契約書を返送する手間を省けるので、スムーズな契約締結も実現でき、取引先企業にもメリットがあります。

２．契約関連のコストカットにつながる

契約書を郵送する必要がなくなるので、印刷代や郵送、封筒代などのコストを軽減できます。紙の契約書は課税文書となりますが、電子契約の場合は課税文書に該当されないので収入印紙が不要となり、印紙税もカットすることが可能です。

少額のコストであっても積み重なれば大きなコストとなってしまうので、電子契約に切り替えることで大幅な削減につながる可能性があります。

３．コンプライアンス強化につながる

電子契約はクラウド上でデータやステータスの管理が可能となります。契約締結までのステータスを細かく管理できるので、締結漏れや保管漏れ、解約・更新漏れといったトラブルも未然に防ぐことが可能です。
閲覧権限の制限やバックアップなどもしておけば、リスクマネジメントにもなるので安心です。電子契約を通じてコンプライアンスが強化されることで、企業の信用性や安心感が増します。

電子契約の導入で契約締結をスムーズに

書面での契約は、契約書の印刷から郵送と契約業務に色々と手間がかかり、コストもかかります。契約先から返送された後はリスト作成やファイリング、保管といった作業もあり、契約締結後の管理も煩わしかったかと思います。

電子契約を導入すると契約締結までのプロセスを省略でき、データはサーバー上に保管されるので署名後の管理も容易になります。

サインタイムは、お客様の使いやすさを重視してサービスを提供している電子契約サービスです。書類ファイルをアップロードし、簡単な操作で必要な署名欄を設置し、契約書が電子化できます。契約状況はリアルタイムで把握できるので、契約書を確認していない取引先にはリマインドメールを送ることも可能です。
まずはお気軽にご相談ください。