合意締結証明書とは？電子契約書との違いや確認できる情報を解説

電子契約を締結した後、「誰が、いつ署名したのかを確認したい」「契約締結の記録を社内で提出したい」と思ったことはありませんか。

電子契約では、紙の契約書と異なり、署名や契約締結に関する情報が電子データとして記録されます。

契約書のPDFを確認するだけでも契約内容を把握できますが、署名者の情報や署名時刻、認証方法などをまとめて確認したい場合もあるでしょう。

そのような場面で役立つのが、合意締結証明書です。

合意締結証明書は、電子契約の締結に関する情報を確認するための書類です。

本記事では、合意締結証明書の役割と、電子契約書との違い、記載される情報、契約管理での活用方法について解説します。

合意締結証明書とは？

合意締結証明書とは、電子契約において、署名者の情報や署名日時など、契約締結に関する情報を記録した書類です。

電子契約サービスによって名称や記載項目は異なりますが、契約締結の経緯を後から確認する際に役立ちます。

サインタイムでは、電子契約に関する情報を記録した合意締結証明書を発行しています。

合意締結証明書には、署名者の情報、署名時刻、認証方法、書類の詳細などが記載されます。

これにより、契約書の内容だけでなく、電子契約サービス上でどのような署名手続きが行われたのかを確認できます。

電子契約書とは何が違う？

電子契約書と合意締結証明書は、役割が異なります。

電子契約書は、契約当事者が合意する契約条件を記載した書類です。

例えば、契約期間や契約金額、業務内容、支払条件などが記載されます。

一方、合意締結証明書は、その契約書が電子契約サービス上で締結された際の情報を確認するための書類です。

違いを整理すると、次のようになります。

項目	電子契約書	合意締結証明書
主な目的	契約内容を記録する	署名・締結に関する情報を記録する
主な内容	契約条項・金額・期間など	署名者・署名時刻・認証方法など
利用する場面	契約内容の確認	締結情報の確認・社内説明
役割	合意した条件を示す	締結時の記録を補足する

合意締結証明書は、電子契約書そのものを置き換えるものではありません。

契約内容を確認するための電子契約書と、締結情報を確認するための合意締結証明書を、あわせて管理することが重要です。

合意締結証明書で確認できる主な情報

合意締結証明書には、契約締結に関する情報がまとめられています。

サインタイムの合意締結証明書では、主に次のような情報を確認できます。

1. 署名者の情報

合意締結証明書には、書類に署名した人に関する情報が記載されます。

例えば、署名者名や、サービス上で記録された署名者情報です。

契約書に複数の署名者がいる場合は、誰が署名したのかを確認する際に役立ちます。

ただし、署名者情報が記録されていることと、署名者の本人性が公的な本人確認手段によって保証されていることは別です。

実際にどのような本人確認や認証が行われたかは、利用した電子契約サービスや設定によって異なります。

2. 署名時刻

電子契約では、署名手続きが行われた日時が記録されます。

合意締結証明書では、その署名時刻を確認できます。

例えば、複数の署名者が異なる日時に署名した場合でも、締結の経緯を確認する材料になります。

契約開始日や締結日について社内で確認する際にも役立ちます。

ただし、電子契約サービス上で記録された署名時刻と、契約書で定める効力発生日は必ずしも同じではありません。

契約上の効力発生日については、契約書の条項を確認する必要があります。

3. 認証方法

合意締結証明書では、署名時に使用された認証方法に関する情報も確認できます。

電子契約サービスでは、メールの署名リンクやアクセスコードなど、さまざまな方法が利用されます。

認証方法の情報は、署名者がどのような手続きを経て書類にアクセス・署名したのかを確認する際に役立ちます。

ただし、特定の認証方法が使用されたという記録だけで、あらゆる状況において本人による署名であることが確実に証明されるわけではありません。

重要な契約では、必要に応じて本人確認やアクセス制限を組み合わせることも検討しましょう。

4. 対象書類に関する情報

合意締結証明書には、対象となる書類の詳細も記載されます。

複数の契約書を締結している場合、どの書類に関する証明書なのかを確認できることが重要です。

例えば、同じ取引先と複数の契約を締結している場合、書類の情報を確認することで、対応する契約書を判別しやすくなります。

合意締結証明書はどのような場面で役立つ？

合意締結証明書は、日常の契約確認だけでなく、社内の管理や監査対応など、締結情報を確認する必要がある場面で役立ちます。

代表的な活用場面を紹介します。

契約締結の経緯を確認したい場合

契約書を締結した後、誰がいつ署名したのか確認したい場合があります。

例えば、契約締結に関する社内問い合わせがあった場合です。

合意締結証明書があれば、電子契約サービス上で記録された署名者情報や署名時刻を確認できます。

法務・管理部門へ締結情報を共有したい場合

営業部門が契約書を締結し、法務や管理部門が契約内容を確認する企業もあります。

その際、電子契約書と合意締結証明書をあわせて管理しておけば、契約条件だけでなく、締結時の情報も確認しやすくなります。

社内の確認に必要な資料をまとめておくことで、契約内容に関する問い合わせにも対応しやすくなります。

監査や証跡の確認が必要な場合

企業では、契約締結に関する記録を後から確認する場合があります。

例えば、社内監査や契約管理ルールに基づく確認などです。

その際、契約書のPDFに加えて、署名者や署名時刻などが記録された合意締結証明書があると、締結情報を整理しやすくなります。

ただし、合意締結証明書があることだけで、すべての監査要件や法的要件を満たすとは限りません。

確認が必要な情報や書類は、社内規程や対象となる契約に応じて整理しましょう。

サインタイムの合意締結証明書はどのように管理できる？

サインタイムでは、合意締結証明書を契約書とは別にダウンロードできます。

また、グループオーナーが設定を行うことで、グループ内で作成される書類のPDFの末尾に合意締結証明書を追加することもできます。

例えば、契約書と証明書を一緒に確認したい場合は、PDFの末尾へ追加する運用が便利です。

一方、必要な場合だけ証明書を確認・保存したい場合は、別ファイルとしてダウンロードする方法も考えられます。

自社の契約管理ルールや、関係部署が確認したい情報に合わせて運用を検討しましょう。

契約書と証明書を紐づけて保管する

合意締結証明書を契約書とは別に保存する場合、後から対応関係が分からなくならないよう注意が必要です。

例えば、契約書と証明書に共通の契約管理番号を付ける方法が考えられます。

契約書の種類や件数が多い企業ほど、検索に使う管理情報を統一しておくことが重要です。

サインタイムの書類のタグ管理機能や高度な書類検索を活用すれば、契約書を顧客IDや契約管理番号などで整理し、必要な書類を探しやすくなります。

合意締結証明書と電子署名・タイムスタンプの違い

電子契約に関する情報を確認する際、合意締結証明書と電子署名、タイムスタンプを混同することがあります。

しかし、それぞれの役割は異なります。

合意締結証明書は、署名者や署名時刻、認証方法など、契約締結に関する情報を確認するための書類です。

電子署名は、電子文書に対して行われる署名の仕組みであり、文書の作成者や改ざんの有無などを確認するための技術的な手段として利用されます。

タイムスタンプは、電子データがある時点で存在し、それ以降に変更されていないことを確認するために使用される仕組みです。

つまり、合意締結証明書と電子署名・タイムスタンプは、目的や確認できる情報が異なります。

サインタイムでは、長期署名機能も提供しています。

長期署名は、署名済みPDFに電子署名やタイムスタンプを付与し、長期間にわたり非改ざん性を検証しやすくする機能です。

合意締結証明書は締結情報を確認するために、長期署名は電子文書の長期的な検証を強化するために活用するなど、目的に応じて使い分けることが重要です。

なお、長期署名機能はプランによって有料オプションとなる場合があります。

合意締結証明書についてよくある質問

Q. 合意締結証明書があれば、電子契約書は保管しなくてもよいですか？

いいえ。合意締結証明書は、電子契約書の内容を置き換えるものではありません。

契約条件を確認するためには、締結済みの電子契約書が必要です。

契約書と証明書は、それぞれの目的に応じて管理しましょう。

Q. 合意締結証明書があれば、必ず本人が署名したと証明できますか？

証明書には、電子契約サービス上で記録された署名者情報や認証方法が記載されます。

ただし、その記録だけで本人性が絶対的に保証されるわけではありません。

必要な本人確認の水準は、契約内容やリスクに応じて検討しましょう。

Q. 合意締結証明書は契約書と一緒に保存できますか？

サインタイムでは、グループオーナーが設定することで、合意締結証明書をPDFの最後のページに追加できます。

また、証明書を別ファイルとしてダウンロードすることも可能です。

まとめ｜合意締結証明書は電子契約の締結情報を確認するための書類

合意締結証明書は、電子契約における署名者の情報や署名時刻、認証方法など、締結に関する情報を記録した書類です。

電子契約書が契約条件を記載するものであるのに対し、合意締結証明書は締結時の情報を確認するために役立ちます。

サインタイムでは、合意締結証明書を別途ダウンロードできるほか、設定によって契約書PDFの末尾へ追加することも可能です。

契約書の内容と締結情報をあわせて確認できるようにしておくことで、社内での問い合わせや契約管理、監査に向けた資料確認を進めやすくなります。

電子契約の導入を検討する際は、署名のしやすさだけでなく、締結後に必要な情報を確認・保管できるかにも注目してみてはいかがでしょうか。

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