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入会申込書・保護者同意書をペーパーレス化｜スクール運営を効率化するタブレットサイン活用法
学習塾や習い事教室、各種スクールでは、入会時にさまざまな書類への記入や署名が発生します。入会申込書や保護者同意書、個人情報の取り扱いに関する同意書、季節講習の申込書、退会届など、教室運営には想像以上に多くの書類が存在します。
こうした書類を紙で管理していると、受付対応や保管、情報の転記などに多くの時間がかかり、繁忙期にはスタッフの大きな負担となります。
そこで近年、受付に設置したタブレットを使って、その場で署名してもらう「タブレットサイン」を導入するスクールが増えています。本記事では、学習塾・スクール運営における紙運用の課題と、タブレットサインを活用したペーパーレス化のメリットについてわかりやすく解説します。
なぜスクール運営では紙の書類が多いのか
学習塾やスクールでは、保護者との契約や同意取得が欠かせません。特に新年度や春期・夏期・冬期講習の時期には、新規入会や講習申込み、コース変更などが重なり、受付業務が集中します。
その際に必要となるのが、入会申込書や保護者同意書、個人情報利用同意書、講習申込書などの各種書類です。これらを紙で管理していると、記入漏れの確認や書類の保管、システムへの転記作業など、受付以外の業務も数多く発生します。
また、保護者が教室で記入するため、混雑時には受付待ちが発生しやすくなるという課題もあります。
紙で管理することで発生しやすい課題
紙の運用では、書類そのものの管理だけでなく、その後の事務作業にも多くの時間がかかります。
例えば、保護者に書類を渡して記入してもらい、内容を確認して控えを作成し、保管用ファイルへ整理するという流れは、多くのスクールで日常的に行われています。
さらに、記入された内容を生徒管理システムや顧客管理表へ入力し直している場合は、転記ミスや入力漏れが発生するリスクもあります。
生徒数が増えるにつれて保管する書類も増え、「必要な書類がすぐに見つからない」「退会した生徒の書類を探すだけで時間がかかる」といった状況に悩まされるケースも少なくありません。
タブレットサインなら受付でそのまま手続きが完了
こうした課題を解決する方法として注目されているのが、タブレットサインです。
受付に設置したタブレットに申込書や同意書を表示し、その場で保護者に署名してもらうことで、紙を印刷したり回収したりする作業が不要になります。
サインタイムのタブレットサイン（対面サイン）は、メールアドレスがなくても利用できるため、教室の受付でそのまま契約や同意取得を完結できます。
保護者は紙に記入する感覚で利用でき、スクール側も書類をデータとして保管できるため、双方の負担を軽減できます。
入会申込書だけでなく、さまざまな書類を電子化できる
タブレットサインは、入会申込書だけでなく、スクール運営で発生するさまざまな書類に活用できます。
例えば、保護者同意書や個人情報利用同意書、季節講習の申込書、コース変更届、退会届なども同じ仕組みで電子化できます。
よく利用する書類は、テンプレートを利用して登録しておけば、毎回一から作成する必要がなく、最短1分で受付用書類を準備できます。
また、教室の案内資料や利用規約、講習案内などをあわせて渡したい場合には、送信時のファイル追加を利用することで、複数の資料をまとめて案内することも可能です。
スクール業界でも電子契約の活用が広がっている
学習塾やスクールでは、受付で使用する申込書だけでなく、雇用契約書や業務委託契約書など、バックオフィスでも多くの契約業務が発生しています。
実際に、インターナショナルスクールを運営するローラスインターナショナルスクール様の導入事例では、人事部門を中心に雇用契約書や業務委託契約書の電子化を進めています。
導入前は、契約書の印刷や郵送、署名後のスキャン・保管作業に多くの手間がかかっていましたが、電子契約を導入したことで契約状況の管理や書類検索が効率化され、担当者・署名者双方の負担軽減につながっています。
このように、スクール業界ではバックオフィス業務から電子化を進めるケースも増えています。そして、その延長として入会申込書や保護者同意書などの受付業務にもデジタル化を広げることで、教室運営全体の効率化が期待できます。
書類を探す時間も大幅に削減できる
紙で保管していると、「去年の講習申込書を確認したい」「退会した生徒の同意書を探したい」といった場面で、多くの時間がかかることがあります。
電子化された書類であれば、保管スペースを気にする必要がなく、必要なときにすぐ検索できます。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理により、紙で締結した書類や他サービスで作成した電子契約書もまとめて保管できます。
さらに、高度な書類検索を利用すれば、生徒名や取引情報、タグなどをもとに必要な書類をすばやく探すことができ、日々の管理業務を効率化できます。
まとめ
学習塾やスクールでは、入会申込書や保護者同意書など、多くの書類を取り扱います。
こうした書類を紙で管理していると、受付対応や保管、転記作業などに多くの時間と手間がかかり、繁忙期には大きな負担となります。
タブレットサインを活用すれば、その場で署名を完了できるだけでなく、書類をデータとして安全に保管・検索できるため、受付業務と契約管理業務を同時に効率化できます。
また、実際にスクール業界では、雇用契約書や業務委託契約書の電子化を進める事例も増えており、バックオフィスから受付業務まで、段階的にデジタル化を進める流れが広がっています。
スクール運営のDXを進めたいと考えている方は、まずは入会申込書や保護者同意書の電子化から始めてみてはいかがでしょうか。
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