スクールの人事部における雇用契約書を電子化。署名者の負荷を軽減し、契約締結期間を短縮

ローラスインターナショナルスクール株式会社

ご協力

人事部採用マネージャー鈴木様

ローラスインターナショナルスクールは、保育園から高校までを一貫して運営するインターナショナルスクールです。同校では、人事部・総務部・施設管理部など複数部署において契約業務を扱っており、雇用契約書や覚書、協業契約などを中心に業務が発生しています。特に雇用契約書は年間150〜200件程度発生し、3月や7〜8月の採用・契約更新時期に業務が集中する体制となっています。
従来の契約業務では、契約書を紙で作成し、署名後にPDF化・スキャン・メール送付を行うフローを採用していましたが、回収・確認作業に大きな負荷がかかっていました。契約締結までに早くて当日、遅い場合は1〜2か月を要するケースもあり、契約業務のリードタイムの長さや管理の煩雑さが課題となっていました。また、スキャンデータの品質や保管方法にもばらつきがあり、契約書の検索性や管理性にも改善余地がありました。
こうした背景から同校では、契約業務の効率化および契約締結スピードの向上を目的に電子契約サービス「サインタイム」を導入。人事部・総務部・施設管理部で活用を同時に開始し、紙の印刷・押印・郵送・スキャンといった一連の業務が削減されました。その結果、契約締結までのリードタイムが短縮され、契約業務の効率化へと繋がっています。さらに、契約書の検索性や進捗管理の可視化も改善され、全社的な業務負荷の軽減につながっています。今回は、同校の人事部における契約業務の課題と、電子契約導入による業務改善の実態についてお話を伺いました。

業種: 教育

企業規模: 中

課題: コスパのよいサービスを使いたい

・雇用契約書を中心に紙で契約業務を運用しており、印刷・押印・スキャン・メール送付など複数工程が発生し、契約締結までのリードタイムが長期化していた
・契約書の進捗管理をExcel等で個別に行っていたため、対応状況の把握がしづらく、検索性・管理性にも課題があり、業務効率が低下していた
・署名者側も「PDF印刷→紙で署名→スキャン→メール返送」といった手作業が必要で、契約締結に関わる双方の負担が大きかった

・電子契約サービス「サインタイム」の導入により、契約書の印刷・押印・郵送・スキャンが一部削減され、契約業務の効率化とセキュリティ面の改善を実現した
・契約書の進捗管理および検索性が向上し、契約ステータスの可視化や過去書類の参照が容易になったことで、契約管理業務全体の効率化を実現した
・署名プロセスがオンライン化されたことで、署名者側の「印刷・署名・スキャン・返送」といった手間が解消されるとともに、セキュリティの保護・向上にもつながった。

サインタイム導入前は、契約書はどのように作成・やり取りしていましたか？

ローラスインターナショナルスクールでは、人事部が雇用契約書（有期・正規雇用）を中心に、人事部では雇用契約書を中心に、総務部・施設管理部ではそれぞれの業務委託契約書が発生していました。
人事部では、雇用契約書のほかスタッフ向け同意書や各種契約書を紙ベースで運用していました。スクールごとに契約内容の大きな差はなく、基本的には職種ごとに内容が異なる運用で、講師・受付・保育士など職種別に雇用契約を締結しています。

紙での契約業務で特に負担だった業務や手間は何でしたか？

紙での契約業務では、契約状況の把握と回収フローの両方に課題がありました。契約書はPDF化してメールで送付し、進捗管理はExcelで個別に行っていたため、全体の契約状況をリアルタイムで把握することが難しく、回収漏れや確認作業が発生していました。
また、署名プロセスも紙を前提としていたため、署名者は契約書を印刷し、署名・押印後にスキャンしてPDF化し、メール送付・保管まで行う必要がありました。
このように工程が多く、署名待ちが発生しやすい状態で、メールでのやり取りでは契約締結まで最大1か月程度かかることもありました。
採用や契約更新が集中する3月・7〜8月は業務量が増え、処理が追いつかず契約業務が滞留しやすい状況となっており、全体の業務スピードにも影響していました。

電子契約を導入したきっかけは何ですか？

電子契約を導入したきっかけは、契約業務における非効率性が継続的な課題となっていたことです。実務を担当している私や周囲からも改善の要望が上がっており、特に契約書処理のスピードを改善する必要性がありました強く認識されていました。
こうした流れの中で本システムの導入は、3部署において一斉に実施されました。

数あるサービスの中で、サインタイムを選んだ理由は何ですか？

電子契約サービスの比較検討では、サインタイムともう一社が候補となっていました。サインタイムは他社サービスと比較し、導入コストが抑えられている点に加え、操作性の分かりやすさと現場での使いやすさが評価されました。
特にITツールに不慣れなスタッフでも直感的に操作できる点や、社内への定着のしやすさが決め手となりました。
結果として、現場の負担を増やすことなくスムーズに電子化を進められる点が導入の後押しとなっています。

サインタイム導入後の業務フローを教えてください。

現在は、契約書の送付後、署名状況から締結完了までの進捗をサインタイム上で確認できるため、誰がどの段階で対応しているかをリアルタイムで把握できるようになりました。これにより、従来発生していた署名待ちの状況も見えやすくなり、フォロー対応も行いやすくなっています。
さらに、検索機能により過去契約も即時に参照できるようになり、必要な情報の確認もスムーズになっています。

サインタイム導入後の効果を教えてください。

サインタイム（電子契約）導入によって得られた主な効果は以下の通りです。

1 署名者側の負担軽減と契約締結スピードの向上

これまでは、署名者側で「メール受信 → PDF印刷 → 署名・押印 → スキャン → メール返送」という一連の作業が必要でしたが、サインタイム導入後は、送付されたメールを開いてそのままサインするだけで完結するようになりました。
この業務フローの簡略化により署名者の負担が大幅に軽減され、結果として契約締結までのスピードも格段に向上しています。

2 署名者からのスキャンデータ不備防止

従来は、署名者から返送されるスキャンデータに「署名が見えない」「書類が途中で切れている」「白黒で読みづらい」「ページがバラバラになっている」といった不備が発生することがあり、その都度、当社側で修正対応や再送依頼を行う必要がありました。
しかし電子契約の導入後は、こうした問題が発生しなくなり、再編集や差し替え対応といった作業が不要となったことで、契約管理業務の工数が大幅に削減されています。

3 署名状況の可視化と検索性の向上による管理効率化

サインタイム上で契約の送付状況や署名状況がリアルタイムで確認できるようになり、「今どの契約が署名待ちか」を即時に把握できるようになりました。これにより、進捗確認のための個別フォローや確認作業の手間が軽減されています。

また、検索機能により過去契約もすぐに参照できるため、必要な契約内容の確認や過去事例の確認もスムーズに行えるようになり、契約業務全体の管理性と業務効率の向上につながっています。

電子契約を導入し、署名者となる取引先の反応はいかがでしたか？

電子契約に対応している取引先や関係者からはスムーズに受け入れられており、問題なく運用できています。一方で、外資系企業など一部の取引先ではセキュリティポリシーの関係から紙での対応を希望されるケースもあり、現在は電子契約と紙契約を状況に応じて併用しています。

今後、電子化を進めたい業務や使いたいサインタイムの機能はありますか？

今後は評価シートなどの社内書類についても電子化を進めることを検討しています。また、サインタイムのアラート機能を活用し、雇用契約書の更新漏れ防止にも役立てていきたいと考えています。

本インタビューは以上となります。ご協力いただき、誠にありがとうございました！

会社名	ローラスインターナショナルスクール株式会社
業種	教育
会社概要	ローラスインターナショナルスクールは、幼児から中等教育までを対象としたインターナショナルスクールを運営する教育機関です。日本国内において、プリスクールからプライマリー、セカンダリーまでの一貫した教育プログラムを提供し、科学教育（STEM）を軸とした独自のカリキュラムを展開しています。同校は東京都および神奈川県を中心に複数のキャンパスを展開しており、都心部をはじめとした複数エリアにスクールを構えています。各キャンパスにおいて一貫した教育方針のもと運営されており、通学環境や生活圏に応じて学習機会を提供できる体制を整えています。教育内容としては「科学的思考力の育成」と「探究型学習」を中心に据え、実験・観察・プロジェクト型学習を通じて、論理的思考力や問題解決力、創造性を育む教育を実践しています。特に幼少期から段階的にSTEM領域（科学・技術・工学・数学）に触れられる学習環境を整備しており、プログラミングやエンジニアリング、テクノロジー分野にも早期から親しめる教育設計が特徴です。また、国際的な教育基準や学習アプローチを取り入れながら、グローバル社会で活躍できる人材の育成を目指しています。教科学習にとどまらず、実社会との接続を意識した実践的な学びを重視することで、子どもたちの主体性と探究心を引き出す教育を提供しています。
従業員数	中
URL	https://www.laurus-school.com/ja