業務の効率化とは？考え方や効果的なツールを紹介

あらゆる企業にとって、業務の効率性は常に意識し、改善していかなければいけないものです。効率化に取り組んでみたものの、業務の効率が上がったように感じなかったり、上手く運用できなかったりすることも珍しくありません。

実際にどのように業務効率化を進めていけば、スムーズにいくのか悩んでいる方は多くいるのではないでしょうか。本記事では、業務の効率化が求められている背景やメリット、業務効率化をおこなっていくための流れと、併せて用途別の業務効率化ツールもご紹介します。

自社およびご自身の業務効率化を正しくおこないたい方は、最後までお読みいただき、参考にしていただければ幸いです。

業務の効率化とは？

そもそも「業務の効率化」とはどういった状態を指すものなのでしょうか？
業務の効率化とは、言葉通り「業務の作業効率を現状より良くするアクションやその結果」のことを指します。

よく耳にする言葉として業務を進めていく中での「ムリ」「ムダ」「ムラ」を発見し、それらを取り除いたり、少なくして企業および個人の生産性を向上させることをいいます。

「ムリ」「ムダ」「ムラ」をひとつずつ簡単に説明します。

ムリ：従業員や自分に過密なスケジュールなどの余計な負担がかかっていないか ムダ：予算や経費、人員、時間など必要以上のコストをかけてしまっていないか ムラ：時期や責任者などによってアウトプットに差が出ていないか

上記のような「ムリ」「ムダ」「ムラ」を軽減することで、従業員や経営者がより快適に効率的に業務がおこなえることが「業務の効率化」と言えるのではないでしょうか。

業務の効率化が必要とされる背景や目的は

「業務の効率化」が必要とされる理由はいくつかあります。少子高齢化により単純に労働力が不足している企業もありますが、それと同時に2018年6月に成立した「働き方改革法案」にも対応する必要があるのです。「働き方改革法案」によって企業が対応・守らなければいけないことを簡単にいくつかご紹介いたします。

• 時間外労働の上限規制
• 年次有給休暇を労働者に確実に取得させなければならない
• フレックスタイム制を利用しやすく拡充
• 雇用形態による差のない公正な待遇
• 産業医の権限を強化　　　　　　　　　　　　　　　　　など

また、ここ数年で世界を一変させた新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークやオンライン会議などが一気に普及し、それにともなう効率的な働き方が求められているという背景もあります。

このような状況のなかでどのようにして生産性を向上させ、売上につなげていくのかが、「業務の効率化」が企業やフリーランスとして働く人たちに求められているのです。

「生産性の向上」と「業務の効率化」の違い

「生産性の向上」と「業務の効率化」は同じ意味もしくは似た意味として用いられることが多くあります。「生産性の向上」とは、資源（ヒト・モノ・カネ）をどれだけ投入し、どれだけの結果があったのかという「結果」の向上させることを指す言葉です。

一方で「業務の効率化」は、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を発見し、改善をおこなうことで業務にかかるあらゆるコストを軽減させることを意味しています。「生産性の向上」のための施策として、「業務の効率化」が存在しているという位置付けです。

業務の効率化をおこなうメリット

上記で、大まかに業務の効率化の背景や目的を解説しましたが、改めて業務効率化のメリットをご説明いたします。業務の効率化をおこなうメリットには代表的なものとして、企業目線の「コストの削減につながる」と、従業員目線の「従業員のモチベーションがあがる」という2つが挙げられます。

コストの削減につながる

企業目線で見たとき、自社の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を確認し改善することで、時間や経費のコストの見直しをおこなうことにつながります。コストを削減することは、利益率が向上することにもなります。

その他にも業務の効率化を行うことで時間や予算に余裕ができ、新規事業創出や既存事業拡大にリソースを割けるというメリットも発生するのです。

従業員のモチベーションが上がる

従業員目線で業務の効率化のメリットを考えたとき、業務内容の「ムダ」を省くことになり、従業員にかかる負担は軽くなります。また従業員ごとの「ムラ」の幅を縮めることにより、従業員のストレスを低減することにもなります。

従業員に与えられる業務内容に「ムリ」がない状態になり、理想的な働き方につながることになるため、日々の業務における目的が明確になります。これらが実現することで従業員のモチベーション向上につながります。

業務の効率化の進行フロー

次に、実際に「業務の効率化」を進めていくための流れをご紹介します。

１．現在の業務内容を把握

業務の効率化を正しくスムーズに進めていくためには、業務内容の全体像を知る必要があります。全体像を知ることでいくつかの課題が見つかり、どのように改善すれば業務の効率化ができるのかを判断する手がかりとなるのです。

２．課題や問題点の洗い出し

業務の全体像を把握したら、今度は業務全般に対して、以下の項目を確認する必要があります。

・担当者の名前 ・担当人数や部署 ・作業工程 ・使用ツール ・求められるスキル ・業務の必要時間 ・発生頻度 ・現状の課題や問題点

可能な限り詳細に項目を確認し記録することで、この先の作業フローを具体的に改善できるようになります。実際に現場で発生している問題点を記録していくと、業務を効率化するためのアクションを誰でも共通の認識で行うことができます。

３．計画を立て、改善案を実施

具体的な業務内容と問題点などの詳細な情報をベースに、どの問題点から優先的に対応するのか、業務の効率化に優先順位をつけて対応しましょう。

見つかった問題点を同時に解決したい気持ちもあると思いますが、企業内のさまざまな課題を同時に対応しようとすると、変えていくべき行動が多くなりすぎ、中途半端な結果となってしまいがちです。すべての課題を同時に解決しようと焦り過ぎず、効率化の影響が大きい業務から手を付けていきましょう。

４．効果検証をおこなう

改善案に則した効率化をおこなっていくことで重要となるのが「効果検証を行う」ことです。実際に用いたツールや手法を使ってみて、現場での反応や効率が良くなったのかを調査する必要があります。

新たな手法やツールの導入だけで改善されるものではなく、しばらく運用して本当の効果が分かってくるものです。「問題点を発見し、改善案を実行し、効果検証をすれば業務効率化が終了」ではなく、定期的に振り返り調査を行い、継続的に対応策を考えることが本当の意味での業務効率化と言えるでしょう。

用途別の業務効率化ツールの紹介

実際にどのような業務効率化ツールがあるのか、利用する用途別にご紹介します。

コミュニケーションの円滑化

今まで社内メールや口頭または電話などでおこなっていた社内のコミュニケーションを「Chatwork」や「Slack」などのチャットツールを用いることで、コミュニケーションが円滑になります。

チャットツールは「LINE」のように気軽なコミュニケーションが取れるため、社内メールなどより即時性があるのが大きなメリットと言えるでしょう。またグループやコミュニティなどを作成することで、プロジェクトや部署ごとのコミュニケーションも円滑に進められるようになります。

会議や打ち合わせには、代表的なものにWeb会議サービスの「Zoom」というツールがあります。リモートワーク環境での打ち合わせや会議などに適したツールであり、今までのように全員がその場に集まる必要のない会議に関しては、ビデオ通話を導入することで移動時間の削減につながります。

タスク管理の強化

部署やグループごとにタスクの管理を一元化したい場合、タスク管理ツールの導入で効率化が図れます。代表的なタスク管理ツールとして「Trello」や「Backlog」などがあります。

「Trello」はタスクを付箋に見立てて管理することができ、複数人のチームで運用することでプロジェクトの進捗を可視化することができます。「Backlog」はチーム全体でのプロジェクト管理が可能で、ガントチャートなども簡単に作成できるためチームで各作業の進捗を把握しやすくなります。

定型化している業務の自動化

日々の業務において、ほとんど形式が決まっており日常のルーティンワークのようになっているものは、自動化という手段もあります。名刺の一括管理ツール「Sansan」は、名刺をスキャンするだけでなく、顧客データとしてデータベースにて管理することができます。

また、さまざまな作業を自動化できるRPA（Robotic Process Automation ）の導入も業務の効率化にはおすすめです。定型化している業務をロボット（ルールエンジンやAIなどの認知技術を活用して作業を代替）が受け持つことで、計算ミスや誤字・脱字といった人的ミスを無くしつつ、効率よく業務をこなすことができます。

ペーパーレス化の推進

これまで紙でおこなわれていた契約書や稟議書、請求書などもペーパーレス化ツールによってクラウド上で管理することが可能となります。紙の資料をペーパーレス化することで、今まで行ってきた印刷の手間や情報のバックアップ、セキュリティ面での不安も解消されるため、業務の効率化という点での効果は期待ができます。

またペーパーレス化は、リモートワークでの機密情報の管理にも向いています。電子契約サービスサインタイムは、カンタンな操作性と日本で開発された安心・安全を追求した電子契約サービスです。サインタイムは日本国内での電子契約サービスに関連する法律の基準に対応しているため、安心して利用できます。

業務の効率化の第一歩に電子契約サービスの導入を

業務の効率性は企業として、常に意識し改善していかなくてはいけないものです。適切な改善フローで進めつつ、自社にとって最も効果的な業務の効率化を実現しましょう。

また、業務の効率化には多くの便利なツールが存在しますが、最も手軽で効果的なのはペーパーレス化の推進でしょう。今まで、保管庫や錠付きの棚で保管していた一部の機密情報をクラウドで管理することで、セキュリティ面での強化ができます。

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