電子契約で工事請負契約書の印紙代を年間10万円以上削減、紙書類はスキャナ保存で一元管理

サインタイム導入前は、契約書の作成ややり取り、締結をどのように行っていましたか？

サインタイム導入前は、工事請負契約書の作成・やり取り・締結を基本的に対面で行っていました。お客様に紙の複写式契約書に署名・押印いただいた後、控えを保管していました。遠方のお客様には郵送で契約書を送る必要があり、契約締結までに最短2日、長い場合は2週間程度かかることもありました。

電子契約導入のきっかけを教えてください。

最大の理由は、印紙代のコスト削減でした。契約件数は事業部によって異なりますが、年間で最大約1,800件にのぼり、契約金額に応じて1件あたり200円〜20,000円の印紙代が発生していました。
さらに、契約業務全体の効率化も同時に進めたいと考えていました。従来は契約書の作成や署名・押印、書類の保管まで、多くの作業が手作業で行われており、スタッフ一人ひとりの負荷も大きく、遠方のお客様との契約には特に時間と手間がかかっていました。そのため、契約件数が増えるにつれて作業ミスや締結遅れのリスクも高まり、業務全体のスピードアップと効率化を両立できる仕組みが必要でした。

数あるサービスの中で、サインタイムを選んだ決め手は何ですか？

サインタイムを選んだ理由は、「コストパフォーマンス」と「機能面の充実」です。特に魅力的だったのは、電子契約に加え、スキャナ保存機能が標準搭載されている点です。紙の契約書をスキャンしても追加費用なしでタイムスタンプを付与でき、最大5,000件まで契約書を一元管理できる点が決め手になりました。

導入前に不安やハードルはありましたか？

署名者に高齢のお客様が多いことや、電子化によるコスト削減が本当に実現できるかが懸念点でした。しかし、サインタイムから署名者向けの説明用チラシや署名方法の動画提供を受けることで、お客様にもわかりやすく案内でき、安心して電子契約を利用できる体制を整えることができました。

導入プロセスはスムーズでしたか？

社内でサインタイムによる勉強会を実施し、各店舗の担当者に操作方法や活用ポイントを共有しました。特に、工事請負契約書のテンプレート整備や署名者側の入力項目の削減に重点を置き、店舗ごとに最適化された運用フローを構築しました。これにより、従来は手作業で行っていた情報入力や書類確認の手間を大幅に削減することができました。
その結果、従業員は効率的に契約業務を行えるようになり、運用負荷が大幅に軽減されただけでなく、利用件数も着実に増加しました。また、テンプレート化により入力ミスや署名漏れが減少し、現場の安心感も高まった点も大きな効果です。

導入後の契約業務の流れを教えてください。

各店舗ごとに契約書テンプレートを作成し、運用しています。お客様情報（住所・電話番号・銀行口座情報など）は、テンプレートごとにあらかじめ入力しておくことで、入力項目を最小限に抑え、効率的に運用しています。これにより契約業務の作業時間が短縮され、署名漏れや入力ミスも防止できます。

導入による効果を教えてください。

サインタイム導入による効果は以下の通りです。

1. 契約締結期間の短縮
   従来は最短2日〜最大2週間かかっていた契約が、電子化により当日〜翌日で完了するようになり、約80％の時間短縮となりました。
   
2. コスト削減
   年間で約10万円の印紙代を節約でき、契約業務全体のコスト効率が向上しました。
   
3. 入力作業の軽減と従業員利便性の向上
   工事請負契約書をテンプレートへ化し、署名者が入力する項目を最低限まで削減。署名がスムーズに行われるだけでなく、入力ミスも防止され、業務効率が大幅に改善しました。
   
4. ペーパーレス化と管理の一元化
   契約書の電子保存により、紙書類の保管スペースや管理工数を削減。スキャナ保存＋タイムスタンプで一元管理できるようになりました。

メインで活用しているサインタイムの機能は何ですか？

• テンプレート機能：契約書の作成・送信を効率化
• SMS送信：現場で署名依頼を送信
• スキャナ保存：紙の書類をタイムスタンプ付きで管理

現在は、署名のハードルを下げるために二要素認証などの高度なセキュリティ機能は未使用ですが、将来的な活用も検討中です。

従業員や署名者であるお客様の反応はいかがですか？

従業員からは「業務フローが簡単になった」「サインタイムがないと困る」という声もあがっています。署名者であるお客様も、動画やマニュアルで案内することで、書類送信から署名完了までの時間を大幅に短縮できています。

今後、電子化を検討している書類はありますか？

現在の工事請負契約書に加えて、リフォーム関連の部署での「デザイン設計契約書」も電子化を検討中です。今後はさらなるペーパーレス化と契約業務効率化を進めていく予定です。

インタビューの内容は以上になります。ご協力いただきありがとうございました！

電子契約サービス「サインタイム」とは？

サインタイムは、日本企業の業務ニーズに合わせて設計された電子契約サービスであり、Salesforce連携や自社ブランドカスタマイズ、テンプレート機能などを標準搭載。業種・業界を問わず導入され、クラヴマガ・ジャパンのようなサービス業にも強い効果を発揮しています。

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