サインタイムで営業プロセスを効率化！契約業務をクラウド化するメリットとは？

現代のビジネス環境は、変化のスピードが速く、競争も激化しています。その中で営業チームには、迅速かつ正確な対応が求められ、コンプライアンスの遵守や顧客満足の向上も欠かせません。しかし、旧式のツールや断片的な業務フロー、そして紙ベースの手作業による業務が、熟練の営業担当者のパフォーマンスをも妨げる要因となり、ビジネスチャンスの損失や非効率、そして従業員満足度の低下につながっています。

このような状況の中、営業業務を効率化するデジタルソリューションの導入は、もはや単なる選択肢ではなく、企業が競争力を維持・強化するための必須条件となっています。

ではまず、紙を中心とした「アナログ」環境で多くの営業現場が直面している課題を確認してみましょう。

サインタイムのクラウドベースによるデジタル営業プロセス

サインタイムは、見積書作成から契約締結までの営業プロセスを完全にデジタル化し、クラウド上で一元管理できるソリューションを提供します。CRMから生成された見積情報は、そのまま顧客に送信され、電子署名が完了すると自動的にシステムに記録され、情報の正確性や整合性を保ったまま処理されます。

多くの国内企業がCPQツール（製品の発注から正確な価格の提示、提案書や見積書などの作成・管理までの流れをサポートするITツール）を活用して見積書を作成していますが、その後のプロセスは「デジタル→手動→デジタル」といった非効率な手順が残っているのが現状です。具体的には、PDFファイルをダウンロードし、メールに添付して送付、返信を待ち、署名済みの書類をメールで受け取り、社内サーバーに保存し、そこから納品手続きに移る、といった作業が発生します。

CRMとのシームレスな連携

サインタイムは、Salesforce（セールスフォース）などの主要CRMシステムや自社開発のCRMとの連携が可能で、営業業務を包括的に支援します。

契約業務をデジタル化・自動化し、CRMとの統合によって文書作成・承認・送付・署名・実行までを一気通貫で処理できるサインタイムは、営業担当者の生産性と働きがいを高めるクラウドネイティブなパートナーです。営業活動の本質である「関係構築」や「クロージング」に集中できる環境を実現します。

営業マネージャー・経営層へのメリット

サインタイムは、営業管理者や経営層にとっても、業務の可視化、コンプライアンスの徹底、プロセスの標準化、そしてスケーラブルな業務体制の構築といった多くの恩恵をもたらします。

以下に、現場の営業担当者およびマネジメント層の双方にとって有益な、サインタイムの主な機能と特長をご紹介します。

サインタイムの主な特長と導入メリット

営業スピードの加速

営業担当者は、顧客との商談中にその場で見積を作成・修正・送信でき、提案から契約締結までの時間を大幅に短縮できます。スピード感のある対応は、顧客満足度の向上にも寄与します。例えば、株式会社アイクコーポレーションでは、営業担当者が現場で見積作成と契約締結を行うことで、クロージングまでの時間を大きく短縮しています。

業務フローの効率化

契約の進行状況（誰が署名済みか、誰が未対応か）をリアルタイムで把握でき、メール通知機能やロールベースの権限設定により、関係者全員が適切なタイミングで行動できます。これにより、承認プロセスのボトルネックを解消します。

テンプレートの活用による標準化

見積書、業務委託契約書（SOW）、請求書、納品書などのテンプレートを柔軟にカスタマイズでき、契約内容の標準化と迅速な対応を両立させます。

Salesforce等とのAPI連携

Salesforce.comをはじめとする主要なクラウド型CRMツールとAPI連携が可能で、既存の業務フローを維持しつつ、サインタイムの高度な機能を組み込むことができます。Salesforce AppExchangeにも近日対応予定で、アプリ内での直感的な操作が可能です。

一括送信機能

複数の契約書を一括で送信できる機能は、特に契約更新業務などで力を発揮します。テンプル大学ジャパン（TUJ）では、この機能を活用し、大幅な業務効率の向上を実現しています。

モバイル対応

スマートフォンに最適化されており、外出先からでも営業担当者は契約書の送信が可能、顧客は即時に署名できます。SMS経由で送付された契約は、平均で1時間以内に完了しています。

セキュアなクラウド保存

契約書はAWS上のクラウド環境で暗号化保存され、タグ付けされた検索機能により、必要な書類を即時に取り出すことが可能です。アフターフォローや問合せ対応もスムーズに行えます。

高度なセキュリティ対策

二要素認証や暗号化技術など、高度なセキュリティ機能を備えており、重要な営業データを安心して取り扱えます。顧客からの信頼にもつながり、各種規制への対応も万全です。

法的効力の確保

サインタイムの電子署名機能は、世界180カ国以上で法的に有効と認められており、国際的な契約業務にも安心して活用いただけます。

社内承認ワークフロー

営業マネージャーが契約内容を事前に確認・承認できるフローにより、社内基準に準拠した契約締結が可能になり、ヒューマンエラーも削減されます。

コスト削減

契約業務をデジタル化することで、印刷や郵送などの物理的コスト、管理業務の手間を削減し、全体の運用コストを抑えることができます。料金体系も明快です。

営業部門のDXを支援

サインタイムは、営業部門におけるペーパーレス化・業務の自動化を支援し、全社的なデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進にも貢献します。業務の効率化のみならず、変化の激しい市場に対応できる柔軟な組織体制づくりにも役立ちます。

サインタイムは、営業チームとそのマネジメント層にとって、契約業務の完全デジタル化と業務効率化を実現する包括的なソリューションです。紙ベースの作業を排除し、営業プロセス全体をモダナイズすることで、業務スピード・社員満足度・顧客満足度を大きく向上させることが可能です。

営業業務の未来を切り拓くパートナーとして、サインタイムをご活用ください。まずはお気軽にお問い合わせください。