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書類の電子保管を一元化するには？契約書・請求書・領収書をまとめて管理する方法
契約書や請求書、領収書などの書類が、メールや共有フォルダ、紙のファイルなど、別々の場所に保管されていませんか。
企業では、取引先から受け取る請求書、紙で締結した契約書、電子契約サービスで受信したPDF、経費精算に使用する領収書など、さまざまな書類を日常的に取り扱っています。
近年、書類の電子化が進んでいる一方で、書類の受け取り方や保管方法が統一されておらず、管理が複雑になっている企業も少なくありません。
例えば、契約書は電子契約サービス、請求書はメール、領収書は紙、その他の書類は共有フォルダという状態では、必要な書類を探すたびに複数の保管場所を確認する必要があります。
こうした課題を解決する方法のひとつが、書類の電子保管と一元管理です。
本記事では、契約書・請求書・領収書などの書類を電子保管するメリットと、紙やPDFなど形式の異なる書類をまとめて管理する方法を解説します。
書類の電子化が進んでも、管理が複雑になる理由
企業で扱う書類は、必ずしも同じ方法で届くわけではありません。
自社から電子契約サービスで送信する書類もあれば、取引先からPDFをメールで受け取る場合もあります。また、紙の請求書や領収書を受け取ることもあるでしょう。
その結果、書類の保管場所が分散しやすくなります。
例えば、以下のような状況が考えられます。
| 書類の種類 | よくある受け取り方 | 保管場所の例 |
|---|---|---|
| 契約書 | 電子契約・紙 | 電子契約サービス・キャビネット |
| 請求書 | メール添付PDF・紙 | メール・共有フォルダ |
| 領収書 | PDF・紙 | 経費精算システム・紙ファイル |
| 見積書 | メール添付 | 担当者のPC・共有フォルダ |
| 注文書・発注書 | メール・業務システム | メール・部署別フォルダ |
それぞれの書類を電子データとして保存していても、保管場所が異なれば、必要なときに探す手間は残ります。
また、担当者が独自のフォルダ名やファイル名で管理している場合、ほかの従業員が書類を探しにくくなることもあります。
書類を電子化する際は、単に紙をなくすことだけでなく、受け取った書類をどこに保管し、どのように確認できる状態にするかまで考えることが重要です。
電子保管と書類の一元管理は何が違う？
電子保管と一元管理は似た言葉ですが、目的には違いがあります。
電子保管とは
電子保管とは、紙の書類をスキャンして電子データとして保存したり、メールなどで受け取ったPDFを電子データのまま保管したりすることです。
紙の保管スペースを減らし、パソコンなどから書類を確認しやすくなる点がメリットです。
ただし、電子データとして保存しただけでは、書類管理の課題がすべて解決するわけではありません。
書類の一元管理とは
書類の一元管理とは、複数の場所に分散している書類を、共通の仕組みで管理することです。
書類の種類や受け取り方が異なっていても、必要な情報をまとめて確認できる状態を目指します。
例えば、電子契約サービスで締結した契約書と、メールで受け取った請求書、紙からスキャンした領収書を、同じ文書管理システムで扱えるようにする方法です。
重要なのは、単に保存先をまとめることではありません。
書類の一元管理では、保管・検索・共有・閲覧権限なども含めて、継続的に管理できる仕組みを整えることが大切です。
契約書・請求書・領収書を電子保管するメリット
書類の電子保管と一元管理を進めることで、日常の書類業務を効率化しやすくなります。
特に、複数の部署で書類を扱っている企業では、保管場所を統一することが業務改善につながります。
必要な書類を探す時間を減らせる
紙の書類を保管している場合、必要な契約書や領収書を探すために、キャビネットやファイルを確認する必要があります。
また、PDFで保存している場合でも、担当者ごとのフォルダに分かれていると、どこにあるのか分からないことがあります。
電子保管を一元化し、取引先名や日付、書類種別などで検索できる状態にすれば、必要な書類を探しやすくなります。
担当者間の情報共有がしやすくなる
書類が個人のメールボックスやPC内に保存されている場合、担当者が不在のときに書類を確認できないことがあります。
例えば、営業担当者が受け取った契約書を経理担当者が確認したい場合、都度ファイルを送ってもらう必要があるかもしれません。
共有できる保管場所を整えておけば、権限を持つ担当者が必要な書類を確認しやすくなります。
紙書類の保管スペースや管理作業を減らせる
紙の契約書や請求書、領収書が増えると、ファイルやキャビネットの保管スペースが必要になります。
また、書類の分類やファイリング、保管場所の移動など、管理作業も発生します。
電子化できる書類を電子保管へ切り替えることで、紙の管理にかかる手間を減らしやすくなります。
ただし、書類によっては法令や社内規程に基づく保存条件があるため、紙の原本を廃棄できるかどうかは、対象書類と適用される要件を確認する必要があります。
書類の一元管理は「受け取り後の流れ」を整えることから始める
書類管理の仕組みを見直す際、最初から社内のすべてのファイルを整理しようとすると、作業量が大きくなります。
まずは、日々受け取っている書類をどのように管理するか、受領後の流れを整理することがおすすめです。
1. 受け取った書類の種類を整理する
はじめに、社内で受け取る書類を洗い出します。
契約書、請求書、領収書、見積書、注文書など、部署によって扱う書類は異なります。
例えば、営業部門は契約書や注文書、経理部門は請求書や領収書を扱うことが多いでしょう。
書類の種類に加えて、紙で受け取るのか、PDFで受け取るのか、電子契約サービスで受信するのかを整理しておくことが重要です。
2. 書類の保管先を決める
次に、受け取った書類をどこへ保管するかを決めます。
保管先が決まっていないと、担当者が個人のPCやメールボックスに保存したままになりやすくなります。
例えば、「取引先から受け取った請求書は指定の文書管理システムへ保管する」「締結済み契約書は電子契約サービス上で管理する」といったルールを設ける方法があります。
複数の種類の書類を同じシステムへ取り込める場合は、一元管理も検討するとよいでしょう。
3. 後から探すための情報を登録する
書類を電子保管する際は、ファイルを保存するだけでなく、検索に使う情報を整理しておくことが大切です。
例えば、請求書であれば取引先名、取引日、取引金額など、契約書であれば契約相手や契約期間などが考えられます。
書類ごとに必要な管理項目を決めることで、後から探しやすい状態を整えられます。
4. 必要な担当者が確認できるようにする
最後に、保管した書類を誰が確認できるようにするかを整理します。
例えば、契約書は営業・法務・管理部門、請求書は経理部門など、書類によって必要な閲覧範囲が異なる場合があります。
すべての書類を全従業員が閲覧できる状態にするのではなく、業務に必要な範囲でアクセスできるようにすることが重要です。
こうした流れを整理することで、書類を受け取ってから保管・確認するまでの業務を標準化しやすくなります。
紙の書類も、他社の電子契約サービスで受信したPDFもまとめて管理できる？
書類の一元管理を進める際、課題になりやすいのが、自社の電子契約サービス以外で作成・受信した書類をどう扱うかという点です。
例えば、自社ではサインタイムを利用していても、取引先が別の電子契約サービスを利用している場合があります。
また、過去に紙で締結した契約書や、メールで受け取った請求書なども保管する必要があります。
こうした書類をサービスごとに分けて管理していると、保管場所が増え、管理が複雑になりやすくなります。
サインタイムの紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理を活用すれば、サインタイムで締結した電子契約書だけでなく、紙から電子化した契約書や、他社サービスで受信した電子契約書などもまとめて管理できます。
さらに、請求書や領収書などの紙書類、メールで受領したデータも取り込み、電子保管することができます。
これにより、自社から送信した電子契約書だけでなく、取引先から受け取ったさまざまな書類を同じ仕組みで管理しやすくなります。
※本機能は、サインタイムのプライムスタートプラン以上で利用できます。
書類を一元管理するなら、検索しやすい状態まで整える
書類をまとめて電子保管しても、必要なときに見つけられなければ、十分な業務効率化にはつながりません。
例えば、数千件の契約書や請求書を保管している場合、ファイルを1件ずつ開いて確認するのは現実的ではありません。
そのため、電子保管した書類を、取引先名や日付、金額などの条件で検索できることが重要です。
サインタイムの高度な書類検索では、取引先、取引日、取引金額に加え、送信者名や締結日、タグなど、複数の条件を組み合わせて書類を検索できます。
例えば、特定の取引先の請求書を確認したい場合や、過去に締結した契約書を探したい場合などに活用できます。
タグ管理で関連書類をまとめる
書類の検索では、タグを活用する方法も便利です。
サインタイムの書類のタグ管理機能では、顧客IDや注文ID、契約IDなどを任意のタグとして登録できます。
例えば、同じ取引先に関する契約書や確認書へ共通の顧客IDを設定しておけば、関連書類をまとめて探しやすくなります。
また、部署名や拠点名などをタグに利用する方法も考えられます。
書類を保管するだけでなく、後からどのような条件で探したいのかを考えて管理情報を設定することが、一元管理を成功させるポイントです。
電子保管した書類を社内外で共有するには？
電子保管した書類は、社内確認や取引先への案内などで利用する場面もあります。
例えば、経理担当者が取引先へ請求書を送る場合や、締結済み契約書を外部の関係者と共有する場合です。
従来、書類をダウンロードしてメールに添付している場合、共有のたびにファイルを準備する必要があります。
サインタイムの締結後の書類共有を活用すれば、保管している書類の共有リンクを発行し、外部へ共有できます。
受信者は共有リンクから書類を閲覧・ダウンロードできるため、ファイルをメールに添付して送る手間を減らせます。
また、共有先による閲覧履歴を記録できるため、書類を共有した後の確認にも活用できます。
ただし、電子契約書の場合は、すべての署名が完了した書類が共有対象です。
書類の内容に応じて共有先や閲覧範囲を確認し、適切に運用することが大切です。
電子保管・一元管理を導入する前に確認したいこと
書類の電子保管を進める際は、現在の書類管理方法を整理し、自社に必要な機能を明確にしておくことが重要です。
特に、契約書だけでなく、請求書や領収書などの書類も管理したい場合は、対応する書類の種類や取り込み方法を確認しましょう。
導入前に整理しておきたい項目としては、以下が挙げられます。
- 管理対象となる書類の種類と件数
- 紙・PDF・電子契約など、書類の受け取り方
- 書類を取り込む方法と保管先
- 取引先名・日付・金額などの検索項目
- 部署や担当者ごとの閲覧権限
- 社内外への書類共有方法
- 書類の保存期間や必要な保存要件
また、契約書や請求書、領収書などについては、書類の種類や受領方法に応じた法令上の保存要件を確認することも重要です。
電子帳簿保存法では、紙の書類をスキャンして保存する場合と、電子データとして授受した取引書類を保存する場合とで、確認すべき要件が異なります。
電子保管システムの導入だけで運用上のすべての要件が自動的に満たされるわけではないため、自社の業務に合わせて保存方法を整理しましょう。
まとめ｜書類の電子保管は一元管理まで考えることが重要
企業では、契約書や請求書、領収書、見積書など、さまざまな書類を取り扱っています。
これらを電子データとして保存していても、メールや共有フォルダ、電子契約サービスなどに保管場所が分散していると、必要な書類を探す手間が残ります。
書類管理を効率化するには、電子保管だけでなく、書類の受け取りから保管・検索・共有までを一元的に管理できる仕組みを整えることが重要です。
サインタイムでは、紙書類・他サービスから受信した書類の一元管理、高度な書類検索、書類のタグ管理機能、締結後の書類共有などを活用できます。
契約書や請求書、領収書の管理に時間がかかっている場合は、まず書類の保管場所や受領後の管理フローを見直し、電子保管の一元化を検討してみてはいかがでしょうか。
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