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電子サインとは？電子署名や書面との違いやメリット
新型コロナウイルス感染拡大の影響や働き方改革などによって、リモートワークの普及が急速に進んでいます。リモートワークをする上で欠かせない技術である「電子サイン」ですが、電子署名との違いやそのメリットはあまり知られていません。
本記事では、そもそも電子サインとはどういうものなのか、電子署名や紙の署名との違いやメリットについて解説していきます。
電子サインとは
私たちは仕事上だけではなく、日常のさまざまな場面において紙の書類に署名・捺印を行っています。仕事をする上では発注書や契約書、プライベートにおいてはサービスの申し込みなどで記入することがあるかと思います。これまでは用紙に手書きで署名をしたり捺印したりすることが一般的でしたが、リモートワークの普及とともにその形態が見直され、電子上で署名・捺印を行うことが浸透してきました。このように、電子上で交わされる契約のことを電子契約と呼び、電子上で署名・捺印をすることを電子サインと呼びます。
電子署名との違い
電子サインと電子署名は混同されがちですが、厳密にはその意味合いは異なります。それぞれどのように違うのか、次の表にまとめました。
| 電子サイン | 電子署名 | |
| 完全性の証明 | タイムスタンプなど | 電子署名とタイムスタンプの両方 |
| 本人性の証明 | メール認証やシステムログの確認 | 電子証明書 |
| 法的効力の強さ | そこまで強力ではない | 非常に強力 |
| 契約先の負担 | なし | 電子証明書を取得する必要がある |
このように比較すると、電子サインよりも電子署名のほうが強い効力を持つことがわかります。紙面上の契約でイメージしてみると、電子サインが認印で電子署名が実印と考えるとわかりやすいのではないでしょうか。企業間取引の契約には強い法的効力が求められるため、電子サインではなく電子署名が用いられます。
電子署名に関する詳しい説明はこちら▼
紙の署名との違い
一方で、電子サインと紙の署名を比較した表は次の通りです。
| 電子サイン | 紙の署名 | |
| 形式 | PDFファイル | 紙 |
| 保管方法 | クラウドサーバー | キャビネットなど |
| やり取り方法 | メールやURLなどで共有 | 郵送や持参 |
| 収入印紙 | 不要 | 必要 |
電子サインを紙の署名と比較した場合、その違いは一目瞭然です。そもそもの形式が異なることはもちろんですが、保管ややり取りの方法も変わってきます。
また、大きな違いとして電子サインには収入印紙が不要です。こうしてみると、紙の署名と比較して電子サインにはメリットが多くあるように感じられます。電子サインを利用することによるメリットも後ほど解説していきます。
法的効力について
電子サインの法的効力を証明するには、メールを利用した認証が一般的です。メール認証の手順は、契約を交わすページへのURLをメールに記載し、そのリンクを辿って電子上で署名を行います。メール認証で本人かどうかを確認できれば、紙の書面と変わらない法的効力となります。
しかし、メールアドレスが流出する可能性も否めないため、本人確認の方法として万全とはいえません。より強い法的効力を要する場合は、電子証明書の発行を検討しましょう。
電子サインの4つのメリット
電子サインは、紙の署名と比較してメリットが大きいです。具体的にどういったメリットがあるのか、以下の4つのメリットをご紹介します。
- コスト削減
- 管理業務の効率化
- 保管する場所が要らない
- 契約締結のスピードが向上する
さらに詳しく、電子署名が具体的にビジネスにもたらすものについてはこちらをご参考ください。
コスト削減
電子サインの締結には収入印紙が不要です。そのため、印紙代を削減できます。紙の契約書と異なり、書類を印刷したり製本したりする必要もないため、それらのコストも削減できるのです。
1つの契約に対するコスト削減効果はさほど大きくないかもしれませんが、契約を交わす数が多い場合は、大きなコストカットにつながるでしょう。
管理業務の効率化
契約書は保管義務があるため、キャビネットなどに保管する必要があります。契約書の確認が必要になった場合、それらの中から該当の契約書を探し出さなくてはいけません。
電子サインも同様に保管義務がありますが、クラウドサーバー上に保管できるため、管理がとても簡単です。必要になった場合も、検索やタグ付けによって即座に見つけられるため、契約書の管理業務が大幅に効率アップします。
保管する場所が要らない
前述のように、紙の契約書はキャビネットに保管する必要がありますが、電子サインの場合は保管にオフィス内のスペースを必要としません。電子サインはPDFファイルで格納されるため、どれだけ契約書が増えたとしても、オフィスの場所を圧迫することがないです。
クラウドサーバーの容量を増やせば、実質的に無制限で保管できるため、保管場所にも困りません。
契約締結のスピードが向上する
電子サインの締結はメールなどによって行われるため、非常にスムーズに契約締結を進められます。書面での契約書のやり取りには、印刷から製本、郵送の往復などを挟むため、最短でも1週間ほどかかるケースが多いです。
一方、電子サインのやり取りであれば最短1日で契約締結が可能なため、契約締結までのリードタイムが大幅に向上します。
まとめ
電子サインは紙の署名と比較してメリットが多く、時代の変化とともに普及が急ピッチで進んでいます。コスト削減効果だけでなく、契約の手間が省けることはビジネスにおいて強いメリットといえるでしょう。これを機に、電子サインをまだ導入していない方はぜひ導入をご検討ください。
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