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電子署名はあなたのビジネスに何をもたらすのか？
目次
最近、「電子署名によりビジネスにどのような意味がもたらされるのか？」という質問がよくでてきます。
日常生活において、紙で交わすサインがなくなり電子サインに置き換わっていることに、気づいている人は少ないのではないでしょうか。数日前に商品を返品した際に、電子署名を求められて「確かに紙がない（そして手続きが少し楽になる）」と感じたくらいです。
電子署名に関する話題は本当に大きなテーマになっています。この記事では、「電子署名がビジネスにもたらすメリット」に焦点を当てていきます。
サインタイムの電子署名があなたのビジネスにどれだけ役に立つのか気になる人は、今すぐフリープランをチェックしてみましょう。
電子署名の定義とは
電子署名の定義には「手書きの署名に代わる電子的なもの」という意味があり、電子契約に署名するために使用されることがほとんどです。
電子署名と類義語の違いについては他記事に詳しくまとめてありますので、こちらも併せてチェックしてみてください。
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電子署名は営業にどのような意味をもたらすのか
電子署名を導入することにより、紙のコスト削減から営業サイクルの短縮まで、多大な影響をもたらします。
契約書の印刷や紙の書類をファックスする手間も、顧客に紙の領収書を提供する必要もないので、営業業務におけるサイクルはかつてないほど容易なものになりました。
サインタイムのツールは営業にも役立つものとなっているのです。見込み客に対して、契約書にすぐサインをすることができるので、より簡単により早く契約を締結することができる便利さも実現しています。
しかし、これらはビジネスに電子署名を使用するための理由の一つに過ぎません。電子署名がビジネスにどのように役立つのか、役立つ理由をいくつか見てみましょう。
販売サイクルの短縮
電子署名がビジネスにもたらす大きなメリットのひとつに、販売サイクルを短縮できることがあります。販売サイクルが短縮されることで、販売先がサインをするのを待つ「ブラックホール」のような時間ができずにすみます。
印刷、署名、スキャン、返送などの無駄な時間が減ることにより、時間の節約にもなります。
顧客自体も書類作成を嫌がる傾向にあるので、早くて簡単なプロセスであればあるほど、サインをしてくれる可能性も高くなります。
また、デジタル契約書をその場で更新することができれば、お客様の要望にも簡単に対応することができます。サインタイムのサービスはデジタル上で契約書の取り交わしを自動化することができるので、営業チームは書類作成のことを気にせずに営業に集中することができます。
合法性
ほとんどの国で電子署名とデジタル契約は、従来の紙の契約と同様に有効な手段になっています。合法性という観点では、電子署名はどのような意味を持つのでしょうか。
ほとんどの国で法的拘束力があることから、安全性、スピード、利便性などにおいても世界的に利用しやすいといったメリットがあります。
ただし、すべての国ごとで法律の仕組みに異なるニュアンスがある点には注意が必要です。国ごとの法制度について正確な情報を得たい場合は、必ず法律の専門家と一緒に確認するようにしましょう。
環境にやさしい
企業の環境への配慮に関する意識は、年々高まっています。消費者は、プラスチック廃棄物の削減や再生可能エネルギーの利用など、取引先企業に多くの期待を寄せています。
「環境に配慮した企業であること」は、すべての人にとって契約に関する一番の動機づけにはならないかもしれませんが、最終的にはひとつの動機にもなり得ます。
特に若い人や新しいスタートアップ企業にとっては「サステナビリティ」はより重要な項目になりつつあります。電子署名はサステナブルを実現するテクノロジーのひとつなのです。
人事部にとっての電子署名とは？
人事部には多くの業務で署名が必要となり、扱う文書も非常に多岐にわたります。
採用プロセスを例にとって考えてみると、まずは契約書内に署名してもらう必要があります。そして次に、NDAの署名が必要な場合も出てきます。中には、機器の借用契約書にサインが必要になることもありますが、これらの署名はほんの始めの手続きにすぎません。
デジタルドキュメントであれば、その場ですぐに契約書の変更ができるので、必要なときに情報を修正・更新することができ、やりとりに大幅な遅れは生じません。
書面の編集は数分で完了でき、新しいバージョンのドキュメントはほとんどすぐに署名をして送信することができます。
現在でも手書きによる署名が必要な場面（従業員への警告など）はあるかもしれませんが、ほとんどの文書はデジタル化して合理化させることができます。
そして、より効果的で生産性の高い人事部門の実現に近づけることができるでしょう。電子署名を使わない例外の事例も今後は消えてゆくことが考えられます。
財務にとっての電子署名とは？
企業にとって最終的な利益を知るためにも、電子署名が企業の財務にとってどのような影響を与えるかを知ることは重要です。電子署名が企業の財務にどのような影響を与えるのかを知っておきましょう。
紙やインクの購入、書類の整理や保管、書類棚や保管スペースの購入などの費用が、電子署名により不要になります。紙とインクなど大したことはないように思われるかもしれませんが、これらは積み重なると数万円に相当することもあります。
電子署名により、消耗品を取り寄せたり保管のためのスペースを借りたりする必要もなくなるため、コストが削減されます。
また、電子署名によりミスも減少して、生産性の向上や顧客満足度の向上など、さまざまな効果も報告されています。
企業の収益に様々な影響を与える電子署名ツールは、優れた投資とも言えるでしょう。
電子署名は業務にどのような意味をもたらすのか
電子署名のような強力なツールを自由に使えるようになることで、ビジネスのやり方自体にも大きな影響を与えることができます。売上向上、顧客満足度向上、生産性向上も重要ですが、業務効率の向上においてもさまざまなメリットがあります。
電子署名は、業務上の多くの要素をデジタル化し、自動化することを可能にします。
従業員の入社手続きからサプライチェーンの管理まで、あらゆる業務を改善することができるので、よりスムーズでシンプルかつ費用対効果の高い方法でビジネスを進めることができるようになります。
また、セキュリティーの強化により、大切な資産を守ることができます。確認が必要なものには、ほぼ即座にアクセスすることができる便利さもあります。
サインタイムのタグ付けシステムは、これまで不可能だったドキュメントの追跡と整理を可能にするので、もう二度と重要な書類を探すことに苦労することはないでしょう。
会社の業務システムを改善するのに、電子署名を導入するほど良いやり方はないのではないでしょうか。
電子署名は、より効果的な企業にする手段のひとつです
電子署名は、企業の様々な課題をデジタルが大幅に改善することを証明しています。
「スムーズな業務」「短い営業サイクルの実現」「使いやすさ」など、電子署名は企業の効率化を改善しているのです。
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