公開日：
電子契約管理で契約書検索を効率化｜タグ管理で膨大な書類もすぐ見つかる方法
契約書や申込書、請求関連書類などが増えてくると、「必要な書類が見つからない」「担当者しか保存場所が分からない」「取引先ごとの管理が煩雑」といった悩みが起こりやすくなります。
特に企業・自治体・教育機関では、書類管理の精度が業務効率や内部統制に直結します。紙のファイル管理や共有フォルダ運用では限界を感じている担当者も多いのではないでしょうか。
そこで注目されているのが、電子契約システムによる書類管理の効率化です。中でもサインタイムでは、電子契約だけでなく、契約書や各種文書を探しやすく整理できる「タグ管理機能」に対応しています。
本記事では、契約書検索を効率化する方法と、サインタイムのタグ機能を活用した実践的な書類管理について分かりやすく解説します。
契約書管理でよくある課題
書類が増えるほど、次のような問題が起こりやすくなります。
- 契約書を探すのに時間がかかる
- 取引先ごとの資料整理ができていない
- 担当者ごとに保存ルールが違う
- 支店や店舗ごとの書類管理が煩雑
- 必要な文書がすぐ共有できない
このような状態では、日々の業務スピードが落ちるだけでなく、確認漏れや更新ミスなどのリスクにもつながります。
電子契約管理で検索性が大きく変わる理由
電子契約管理システムでは、書類をデータ化して保存するだけでなく、検索しやすい形で管理できます。
契約日、取引先名、担当部署、文書種別などの情報で絞り込み検索ができるため、膨大な書類の中から必要なデータをすぐ見つけられます。
紙のキャビネットやフォルダ階層を探し回る必要がなくなり、契約確認や問い合わせ対応もスムーズになります。
サインタイムのタグ管理機能とは
サインタイムには、書類に任意の情報を付けて整理できるタグ管理機能があります。
これは、紙の文書をキャビネットに保管する際の「インデックス」のような役割を持つ機能です。書類ごとに管理番号や分類情報を設定することで、検索性と管理効率を大きく高められます。
たとえば、以下のような独自情報をタグとして設定できます。
- 顧客ID
- 注文ID
- 契約ID
- 従業員ID
- 支店名
- 店舗名
このタグ機能は、電子契約サービス・スキャナ保存サービスの両方で利用可能です。
タグ管理機能の活用シーン
取引先ごとに書類を管理したい場合
取引先IDをタグとして登録しておけば、企業ごとの契約書や請求書をすぐ検索できます。営業部門や管理部門での確認作業も効率化します。
従業員ごとに書類を整理したい場合
従業員IDをタグ設定することで、人事関連書類や申請書類を個人単位で管理しやすくなります。入退社手続きや労務管理にも便利です。
支店・店舗ごとに書類を分けたい場合
支店名や店舗名をタグとして登録すれば、拠点別の契約書や利用書類を簡単に分類できます。複数拠点を展開する企業に最適です。
フォーマット別に管理したい場合
店舗や部署ごとに利用する帳票フォーマットが異なる場合でも、タグを使えば必要なテンプレートをすぐ見つけられます。
複数タグのAND検索でさらに探しやすい
サインタイムでは、複数タグを組み合わせたAND検索にも対応しています。
たとえば「顧客ID」と「契約ID」を同時指定すれば、対象顧客の中から該当契約書のみを素早く抽出できます。「支店名」＋「注文ID」、「従業員ID」＋「年度」など、自社の管理方法に合わせた柔軟な検索も可能です。
書類件数が増えるほど、単一タグ検索だけでは目的の文書にたどり着くまで時間がかかることがあります。複数条件で絞り込めるAND検索を活用することで、必要な書類へより早く、正確にアクセスできます。
サインタイムなら検索・整理・保管をまとめて効率化
サインタイムは、契約締結だけでなく、その後の書類管理まで見据えた電子契約サービスです。
タグ機能を活用することで、契約書や関連書類を社内ルールに合わせて自由に整理できます。一般的なフォルダ管理では難しい「自社独自の分類」ができるため、実務に合わせた運用が可能です。
また、検索スピードが向上することで、確認作業・問い合わせ対応・監査準備などの業務負担も軽減できます。
まとめ
契約書や各種書類の管理で重要なのは、保存することではなく「必要な時にすぐ見つけられること」です。
サインタイムのタグ管理機能を活用すれば、顧客ID・契約ID・従業員ID・支店名など、自社に合ったルールで書類を整理できます。これにより、検索性・共有性・管理効率が大きく向上します。
契約書管理や文書整理に課題を感じている企業は、サインタイムの電子契約とタグ管理機能を活用し、探せる書類管理へ切り替えてみてはいかがでしょうか。
サインタイムの資料ダウンロード
サインタイムの機能や導入メリット、実際の活用イメージを詳しく知りたい方は、資料をご覧ください。業務改善のポイントをわかりやすくまとめています。
