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電子契約サービスの選び方｜比較ポイントと確認すべき機能を解説
電子契約サービスの導入は、契約業務の効率化やペーパーレス化を進めるうえで重要な取り組みです。しかし、電子契約サービスによって機能や特徴は大きく異なるため、自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。
この記事では、電子契約サービスの役割や導入メリット、比較時に確認したい機能について解説します。
電子契約サービスとは
電子契約サービスとは、契約書や同意書などの文書をオンライン上で作成、送信、署名、保管できるサービスです。
紙の契約書に印刷・押印・郵送する代わりに、電子署名を利用して契約を締結できるため、契約業務を効率化できます。
電子契約サービスは単なる署名ツールではありません。契約状況の確認や承認フロー管理、契約書保管などの機能を備えているものも多く、契約業務全体を支援する役割を担っています。
なぜ企業は電子契約サービスを導入するのか
企業が電子契約サービスを導入する最大の理由は、契約業務のスピード向上です。
紙の契約書では、印刷、押印、郵送、返送といった作業が発生しますが、電子契約ならオンライン上で契約を完結できます。
また、契約状況をリアルタイムで確認できるため、「誰の承認待ちなのか」「署名は完了したのか」といった状況も把握しやすくなります。
さらに、リモートワークや多拠点運営が一般化した現在では、場所を問わず契約業務を進められる点も大きなメリットです。
電子契約サービスと一般的な文書管理ツールの違い
一般的な文書管理ツールは、文書の作成や共有、保管を目的としています。
一方、電子契約サービスは契約締結までの流れを管理することを目的としています。電子契約サービスでは、契約書の作成から承認、署名、保管までを一連のワークフローとして管理できます。
また、契約状況を可視化し、誰がどの工程を担当しているのかを把握できるため、契約業務の進捗管理にも役立ちます。
電子契約サービスで確認したい主な機能
電子契約サービスにはさまざまな機能がありますが、多くのサービスで共通して提供されている機能があります。
電子署名機能
契約書へオンライン上で署名できる機能です。
テキスト署名、手書き署名、電子印鑑など、サービスによって対応する署名方法は異なります。
署名履歴・監査ログ
契約書の閲覧や署名、変更履歴などを記録する機能です。
コンプライアンス対応や監査対応に役立ちます。
本人確認機能
メール認証や追加認証によって署名者本人であることを確認します。
承認ワークフロー
契約書を指定した順番で承認者へ回覧する機能です。
社内稟議や法務レビューを効率化できます。
契約書テンプレート
契約書のひな形を保存し、再利用できる機能です。
契約書作成の効率化につながります。
外部システム連携
CRMや契約管理システムなどとの連携機能です。
営業活動や契約管理をスムーズに行えます。
スマートフォン対応
スマートフォンやタブレットから契約書を確認・署名できる機能です。
権限管理
閲覧、編集、承認などの権限を細かく設定できます。
進捗管理機能
契約書が現在どの段階にあるのかをリアルタイムで確認できます。
コンプライアンス対応
電子署名法や電子帳簿保存法などへの対応を支援します。
契約書保管機能
署名済み契約書を一元管理し、検索や閲覧を容易にします。
通知機能
署名依頼や承認依頼、契約更新期限などを自動通知します。
対面署名機能
必要に応じて対面での署名にも対応できます。
電子契約サービスと契約管理システムの関係
近年では、電子契約サービスと契約管理システムを組み合わせて利用する企業が増えています。
契約締結後の契約書を保管するだけでなく、契約更新や契約上の義務管理まで行う必要があるためです。
そのため、最近の電子契約サービスは契約管理機能を強化する傾向があります。
契約書の作成から締結、保管、更新管理までを一元化することで、契約業務全体の効率化を実現できます。
AIが電子契約サービスにもたらす変化
AIは電子契約サービスにも活用され始めています。代表的な活用例として、契約情報の自動抽出があります。契約相手、契約期間、契約金額などを自動で抽出することで、契約管理の手間を削減できます。
また、契約更新日や自動更新条項を検出し、通知する機能も普及しています。さらに、契約書を自動分類したり、契約情報を検索しやすくしたりする機能も登場しています。
これにより、契約管理担当者の業務負担を大幅に軽減できます。
電子契約サービスを選ぶ際のポイント
電子契約サービスを選ぶ際は、機能だけでなく運用面も考慮する必要があります。
まず重要なのはセキュリティです。契約書には機密情報が含まれるため、暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策を確認しましょう。
次に、既存システムとの連携性も重要です。CRMや契約管理システムとの連携が容易であれば、契約業務全体を効率化できます。
また、操作性も重要なポイントです。社内担当者だけでなく、取引先も利用するため、直感的に操作できるサービスが望ましいでしょう。
さらに、契約件数の増加に対応できる拡張性や、サポート体制、料金体系についても確認しておく必要があります。
サインタイムの電子契約サービスと契約管理への取り組み
サインタイムは、電子契約と契約管理を一つのシステムで実現できるサービスです。契約書の作成、承認、署名、保管までを一元管理できるため、複数のツールを使い分ける必要がありません。
また、テキスト署名、手書き署名、電子印鑑、対面署名など複数の署名方法に対応しており、企業ごとの運用に柔軟に対応できます。
AI機能によって契約相手、契約期間、契約金額などを自動抽出し、契約管理業務の効率化も支援します。
さらに、Salesforceとの連携によって営業活動と契約業務を統合できるため、契約締結後の運用までスムーズにつなげることが可能です。
シンプルな電子署名だけでなく、契約管理まで含めて効率化したい企業にとって、サインタイムは有力な選択肢となります。
サインタイムが貴社に適しているか、ぜひ資料をダウンロードしてご確認ください。
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