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押印と捺印の違いとは?法的効力と電子化についても詳しく解説!

押印と捺印の違いとは?法的効力と電子化についても詳しく解説!

「押印と捺印の違いは何?」「法的効力にも違いはある?」「押印捺印以外の証明方法は?」という疑問をお持ちでしょうか?

今回の記事では、押印と捺印の意味や法的効力の違いや、他の証明方法についても詳しく解説していきます。

「脱ハンコ」の流れもありますが、日本ではまだまだ欠かせないビジネスマナーとなっている「押印」と「捺印」の基礎知識をしっかり抑えていきましょう。

押印と捺印との違い

押印と捺印はどちらも同じ意味で使われがちです。しかし、実際には明確な違いがあります。社会人としての基礎知識でもあるので、両者の違いを確認していきましょう。

押印(おういん)とは

押印の正式名称は「記名押印」です。記名押印とは、名前を書く記名と印鑑を押す押印をどちらも行う行為になります。記名が本人の直筆ではなくてもいいということが特徴です。

パソコンで入力した文章を印刷した書類、自分の名前で作成したゴム印などでも問題ありません。代理による代筆でも可能です。

記名押印が利用される書類の例に以下があります。

  • 見積書
  • 請求書
  • 領収書

社内で利用される書類の例に以下があります。

  • 有給休暇の申請書類
  • 勤怠管理の書類
  • 決裁の書類
  • 稟議書

ビジネス現場では、会社や取引先でパソコンによって記名した書類に押印して使われます。

捺印(なついん)とは

捺印の正式名称は「署名捺印」です。署名捺印は、署名と印鑑を押す捺印をどちらも押す行為になります。

「署名」は記名と違い、本人が手書きで書いたものだけが認められます。クレジットカードの使用時のサインなども署名です。他にも署名活動での署名などがあります。これらの署名やサインは本人が自らの意思で書いたものであるという証明になります。字の書き方には人によって癖があるため、筆跡鑑定をすれば本人確認が可能です。

「捺印」は契約書などの重要書類で使われます。本人が自らの意思で行った署名と、印鑑が押されたものだけが有効です。印鑑に関しては、必ずしも実印である必要はありません。なお、契約時に印鑑証明書が必要な取引では、書類の偽造防止のために実印による署名捺印が必須になります。

押印と捺印の法的効力とは

押印と捺印の法的効力には違いがあります。書類に名前を書いたり印鑑を押したりする場合、4つのパターンがあります。「捺印(署名捺印)」「署名のみ」「記名押印」「記名のみ」の4つです。

署名は筆跡鑑定によって、本人確認できるため証明能力が高いです。反対に、記名は代筆も可能であるため本人確認が難しく証明能力は低くなります。

法的効力の高さを順に並べると以下の通りになります。

  1. 署名捺印
  2. 署名のみ
  3. 記名押印
  4. 記名のみ

よって、重要な契約書では法的効力が高い捺印を利用することをオススメします。社内での意思表示の確認が目的の書類については、押印を利用しましょう。

なお、記名のみでは証明能力が低いため、法的効力がほとんどないということに注意が必要です。

印鑑の正しい押し方

押印・捺印による印鑑の押し方には正しい方法があります。方法には、印鑑証明書が必要か否かによって異なります。

  • 印鑑証明書が必要な書類
  • 印鑑証明書が不必要な書類

必要な場合と不必要な場合をそれぞれ解説していきます。

印鑑証明書が必要な書類

印鑑証明が必要な書類の場合は、名前に重ならないように印鑑を押します。印鑑の印影を正確に判断することが目的です。

印鑑証明書は、以下のような場合に必要になり、これらの重要な契約には実印が必要です。

  • 車や家などのローンを組む時
  • 遺産相続の時
  • 公正証書の作成

その実印が本物である照明のために印鑑証明書が必要となるので、名前と重ならない場所に押印・捺印するようにしましょう。押印・捺印が名前に重なっていると、印鑑証明として成立することが難しくなるので注意が必要です。

印鑑証明書が不必要な書類

印鑑証明書が不要な書類の場合は、名前に少し重ねて押印・捺印します。あえて名前に重ねる押印・捺印することで、印鑑の偽造やコピー防止になり悪用されるリスクが減ります。

書類によっては、印鑑の押す場所が最初から決まっているものもあります。その際は、指定の場所に押印・捺印するようにしましょう。

契約時の押印・捺印以外の証明方法

契約時の押印・捺印以外に証明する方法は3つあります。

  1. 電子契約システムによる電子締結
  2. 取引先とのメールの保存
  3. 本人確認情報の記録・保存

それぞれ以下で紹介していきます。

電子契約システムによる電子締結

電子契約システムによる電子締結で契約時の証明が可能です。電子契約システムを利用した電子契約では、電子署名、電子証明書、電子印鑑、タイムスタンプによって本人の意思表示の証拠を残すことができます。それにより、偽造や改ざん防止に役立っています。

電子契約に関する法律が次々と改訂されており、今後ますます電子契約は利用しやすくなり、企業間で使用される機会が増えることが予想されます。

デジタル化の流れにより契約の電子化も政府も主体となって推進しています。

このデジタル化や脱ハンコ化による手続きの効率化を進めるには、電子契約システムの導入が大変便利です。電子契約システムによって、契約書の作成から締結、管理までクラウド上で一元管理することができます。

なお、現状全ての契約が電子化できるわけではなく、紙面での契約しか認められていないものもあるため電子化を検討する際には注意が必要です。詳しくはこちらの記事をご確認ください。

取引先とのメールの保存

取引先とのメールの保存も契約時の証明になります。

メールなどで契約締結した場合は、その文面が残っているメールを保存しておくようにしましょう。

加えて取引先のメールアドレスや、本文、日時の情報まで記録を残しておくと証明としての能力が高まります。

本人確認情報の記録・保存

本人確認情報や、その入手過程の記録・保存も契約時の証明になります。

新規契約の場合は、取引先の本人確認情報を証拠として記録しておきましょう。

本人確認情報は、運転免許証やマイナンバーカードなどの個人情報で大丈夫です。

印刷しておいてコピーを控えておくことで証明時に有効になります。

また契約の成立過程でのメールやSNSなどの文面も記録して残しておきましょう。

押印・捺印についてのよくある質問

押印・捺印についてよくある質問として以下の3つがあります。

  1. 押印・捺印による意思表示の証明は認印でも大丈夫?
  2. 契約書に押印・捺印は絶対に必要なの?
  3. 契約書に電子印鑑を利用するのはいいの?

それぞれ回答していきます。

押印・捺印による意思表示の証明は認印でも大丈夫?

押印・捺印による意思表示の証明は実印が一番法的効力が高いです。しかし、認印でも問題なく適用されます。よって法的効力の差があるだけで認められないことはありません。実印は家や車を購入する際の契約、公的書類などに使用されます。認印は回覧や宅急便の受け取りにも使用されます。

契約書に押印・捺印は絶対に必要なの?

政府の見解では、「特定の定めがある場合を除き、押印は必要な要件とされてはいないため、押印しなくても契約の効力に影響はない」とのことです。よって法律的には押印・捺印がなくても契約は成立するということになります。しかし、日本ではハンコ文化が根強く残っているため、ハンコによる安心感のために引き続き必要になるでしょう。

契約書に電子印鑑を利用するのはいいの?

契約書に電子印鑑を利用することは可能です。契約の成立には印鑑の有無は法律上関係ないため、電子印鑑でも問題なく利用することができます。テレワークにより直接会社に出向する必要の是非が問われる中、電子印鑑での押印・捺印は増えていくでしょう。

押印と捺印は意味も法的効力も違う!

今回の記事では、押印・捺印の意味から法的効力の違いについて解説しました。脱ハンコ化が推進されている昨今ですが、日本ではまだまだハンコ文化は長く残っていくと予想されます。社会人の最低限のマナーとして、今回紹介した押印・捺印のさまざまな違いや代用できる方法をしっかり押さえておきましょう。

なお、契約に関して電子化されている業界がますます増えていることも事実です。時代に乗り遅れないために、早めに電子契約サービスなどの導入を検討することも必要でしょう。

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