【初心者向け】失敗しないペーパーレスの進め方は？成功へのポイントを解説

DX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩とも言えるペーパーレス化は、どんどん浸透してきています。また、これからペーパーレス化に向けて動き出す企業も多いと思いますが、失敗に終わる場合もあるのをご存知でしょうか？

せっかくのペーパーレス化を失敗に終わらせないためにも、ペーパーレス化の進め方のポイントを解説していきます。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とはその名前の通り「紙をなくす」ことであり、さまざまな書類を紙に印刷することなく、電子化しデータとして活用・保存することを指します。
例えば、相手に紙で渡していた作業マニュアル書などをPDFにすることによって、ペーパーレスに共有・保管することができます。

ペーパーレス化を進めるポイント

それでは早速ペーパーレス化を進めるポイントを紹介します。

①会社全体の活動として取り組んでいく

部署ごとに取り扱う紙の書類は異なると思いますが、1つの部署だけがペーパーレス化に取り組んでも、なかなか進んでいかない可能性があります。全社にわたってペーパーレス化を広げていくことが成功の鍵となりますので、経営層が会社の課題として、ペーパーレス化に取り組むことが大切になってきます。

②段階的にペーパーレス化を進めていく

書類の中には、社外と関係するものもあると思います。一気に紙の書類をペーパーレスにしてしまうと、社内のみならず、社外とも混乱を招く可能性が出てきます。まずは使っている紙の書類をカテゴライズし、段階的にペーパーレスにしていくことをおすすめいたします。

③書類や印刷物を3つに仕分け

実際にソフトバンクグループ株式会社様が紹介しているやり方ですが、各部署で取り扱っている書類を3つのレベルにわけ、どの書類を始めにペーパーレスにしていくのかを考えていきます。それにより、何からペーパーレスにしていけばいいか見えやすくなります。

①レッドリスト すぐに減らせるもの	例）会議資料、研修資料、作業手順書など
②グレーリスト 少しの工夫で減らすことができるもの	例）押印が必要な書類、取引先との書類など
③ホワイトリスト 法令順守などのためにすぐには減らせないもの	例）行政機関への各種申請書など

ペーパーレスに向けて、電子契約サービス サインタイムを

まずは、レッドリストに該当する手順書などはPDFなどで保管すればすぐにペーパーレスを実現できます。一方、グレーリストに該当するものをペーパーレスにするとなると少しハードルが高いと感じる方も多いと思います。

そんな方はぜひサインタイムの導入をご検討ください。 電子契約とスキャナ保存サービスを提供しているサインタイムは、押印や署名が必要となる書類をあっという間に締結できます。さらに、スキャナ保存サービスを活用すれば、電子で締結した書類と、紙の書類を一元管理することもできます。 電子契約の際、取引先（署名者）はアカウントの登録が不要で署名・押印ができるので、導入も簡単です。まずはお気軽にご相談ください。