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【電帳法対応】電子請求書を印刷して回付してない？サインタイムでPDFのまま電子保存・社内共有する方法
「取引先からメールやWebシステムで届いた電子請求書、わざわざ紙に印刷して社内回付していませんか？」
ペーパーレス化やDX（デジタルトランスフォーメーション）が叫ばれる昨今ですが、実態として「受け取ったPDFの請求書を一度印刷し、上司の承認印をもらってから経理に回している」という企業は少なくありません。
しかし、この「電子で受け取った書類をわざわざ印刷して回付する」という運用には、業務の非効率だけでなく、法律上の大きなリスクが潜んでいます。
今回は、電子請求書を印刷して回付するデメリットを整理した上で、電子契約サービス「サインタイム（SignTime）」を使って、PDFデータのままスマートに電子保存・社内共有する方法を徹底解説します。
まだやってる？電子請求書の「印刷・回付」に潜む3つのリスク
電子請求書を印刷して紙で回す運用には、主に以下のようなデメリットとリスクがあります。
1. 業務の非効率とタイムラグ（ハンコ出社の原因に）
電子データをわざわざ紙に出力し、手渡しや社内便で回付するのは時間がかかります。特にリモートワーク（テレワーク）を導入している企業では、承認をもらうためだけに出社する「ハンコ出社」の原因になり、業務全体のボトルネックとなります。
2. コストの無駄（印刷代・保管スペース）
印刷にかかるトナー代や用紙代だけでなく、回付し終わった紙の請求書をファイリングして保管するためのスペースや管理コストが永久に発生し続けます。
3. 電子帳簿保存法（電帳法）の違反リスク
最も重大なのが法律上のリスクです。電子帳簿保存法（電帳法）では、メールやWebダウンロードなどで電子的に受け取った取引情報（電子取引データ）は、原則として「電子データのまま」保存することが義務付けられています。 紙に印刷して保存しているだけでは、法律の要件を満たしていないとみなされるリスクがあるため、電子のまま適切に管理できる仕組みが必要です。
サインタイムなら解決！請求書の「電子保存・PDF管理」を一元化
電子契約サービス「サインタイム」は、契約書の締結だけでなく、すでに受け取った電子請求書や領収書などの「電子保存（インポート機能）」にも対応しています。
取引先から電子データ（PDFなど）で届いた請求書を、そのままサインタイムにアップロードするだけで、電帳法の要件を意識した安全な環境での一元管理が可能になります。紙への印刷やハンコでの回付は一切不要になります。
さらに、サインタイムには電子保存した書類を社内メンバーや関係者に安全かつスピーディに共有できる「書類の共有機能」が備わっています。
サインタイムで書類（PDFデータ）を共有する手順
サインタイムに電子保存した請求書などの書類は、以下の3ステップで簡単に社内・外部へ共有できます。
1. 対象書類を選択
「電子契約一覧」または「インポート（電子保存）ファイル一覧」から、共有したい書類の詳細画面を開きます。
2.共有先を入力して送信
「共有」ボタンを押し、相手の「名前」と「メールアドレス」を入力して送信します（相手に通知メールが届きます）。
3.確認状況をステータスで管理
共有後は、相手がアクセスしたかどうかが「送信」「閲覧済」のステータスでリアルタイムにわかります。
実際の画面キャプチャ付きの具体的な操作手順は、ヘルプセンター記事をご確認ください。
サインタイムの書類共有機能を活用するメリット
1. 完全にペーパーレスな社内回付が実現
請求書をシステムに電子保存して共有するだけで社内回付が完了するため、印刷の手間やコストがゼロになります。もちろん、自宅や外出先からでもPC・スマホで確認できるため、テレワークの推進に直結します。
2. 「見てない」「忘れていた」を防止
「閲覧済」のステータスが残るため、誰がいつ書類を確認したかが一目瞭然です。確認の催促もしやすくなり、経理処理の遅れを未然に防ぎます。
3. セキュリティとガバナンスの強化（メール転送のリスクヘッジ）
メールに直接PDFを添付して社内転送する運用は、誤送信による情報漏洩のリスクがあります。サインタイムを介した共有であれば、アクセス権の管理やログの記録ができるため、社内のセキュリティとガバナンス（統治）が大幅に向上します。
まとめ：サインタイムで「印刷回付」から卒業し、業務効率化へ
電子で受け取った請求書を印刷して回付する運用は、時間とコストを浪費するだけでなく、電子帳簿保存法への対応という観点からも早急に見直すべきポイントです。
電子契約サービス「サインタイム」を活用すれば、契約書のやり取りだけでなく、日々の請求書や領収書の電子保存・社内共有までをひとつのシステムで完結できます。
「まずは社内の請求書管理からペーパーレス化を進めたい」とお考えの方は、ぜひサインタイムを活用して、スマートでノンストレスなバックオフィス業務を実現しましょう！
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