電子署名サービスを選ぶ際に考えるべき7つのメリットとポイント

ビジネスに新しいシステムを導入することにより、関係者の混乱につながることがあると心配する人も多いのではないでしょうか。しかし、システムの導入に慎重になりすぎてしまい、導入におくれを取るのはもったいないことです。

ここでは、電子署名サービスを探している方に、電子署名サービスを選ぶ際の7つの大きなポイントをお伝えします。電子署名サービスの話題は本当に奥が深いので、電子署名サービスについてもっと知りたい方は、さらに深く掘り下げた記事「電子署名はあなたのビジネスに何をもたらすのか？」も併せてご覧ください。

1. 電子署名サービスはより良いお客様サービスを提供する

会社の成功の要はお客様です。すべてのお客様が同じ内容のサービスを求めることはありませんが、どのお客様も良いサービスの提供を求めています。お客様はいつもストレスのない効率的で迅速なやりとりを求めています。

優れた電子署名サービスを利用することで、契約書で必要な確認や署名のプロセスがボタンをクリックするのと同じくらい簡単に行うことができ、お客様とのやり取りをより快適に行うことができます。お客様がスムーズで快適なやり取りを体験することで、将来的なお客様となる可能性が高まります。

そんな思いからも、サインタイムのサービスや価格は明確でわかりやすいものになっています。

2. 電子署名サービスは法的に認められている

電子署名サービスは法的に認められています。

アメリカでは1999年に成立した「統一電子取引法（UETA）」が、電子署名の利用に必要な法的枠組みを提供しています。これに続いて、翌年にはESIGN（Electronic Signatures in Global and National Commerce）法が制定されました。これらの法律により、電子署名は法的に有効かつ強制力を持つようになり、利用が認められるようになったことは、大きなインパクトをもたらしました。

日本を含む世界各国でも同様の枠組みが採用され、電子署名サービスの一般化と法的強制力の確保が進んでいます。

3. 電子署名サービスは、紙よりも安全である

電子署名サービスの保管は紙よりも安全であることが言えます。

ファイルやキャビネットが壊れることもあれば、紙が燃える可能性もあります。さらには、紙で保管することはスペースも占拠してしまうので、余分なコストがかかってしまいます。

信頼性の高い電子署名サービスと安全なクラウドサービスを組み合わせることで、文書や情報を安全に保管することができるようになります。セキュリティレベルが高い点に加え、文書や身分証明書の偽造リスクも大幅に削減・排除できます。

これほど多くのセキュリティ上の利点があれば、ファイルにアクセスするための面倒くさい手続きが必要だと思われがちですが、その必要はありません。信頼性が高く使いやすいタグ付けシステムや、どの時点のプロセスでも進捗確認ができる機能により、デジタルファイルの検索とアクセスはかつてないほど容易になりました。

サインタイムは、信頼できる安全なサービスを提供することで、お客様のビジネスの向上に貢献しています。

4. 人事業務をより簡単にする

人事担当者は非常に多くのことに対して責任を負っています。電子署名サービスの導入により、彼らの仕事に関わる多くの要素を自動化・デジタル化することができ、対応すべき必要な業務にのみ注力できるようになります。

文書の作成から雇用契約の締結まで、人事で必要な多くの要素は電子署名を使用して効率化することができるので、改善させられます。特に、雇用契約書の作成は難しいので、必要な時間を短縮していかに簡単に契約書の変更ができるかが、人事業務を担当するメンバーにとっては重要なポイントになります。 

雇用契約書の書き方については、別の記事でアドバイスしていますので、興味のある方はご覧ください。
➡︎雇用契約書とはどんな契約書？労働条件通知書との違いも解説

5. 従業員の時間をつくる

従来の署名は、紙に書き込むのに数週間とは言わずとも、数日かかることがありました。しかし電子署名を活用することで、数回のクリックだけで、書類がすぐに受信トレイに届き、すぐに署名することができるようになります。

ファイルを素早く管理・処理できるようになったことで、電話によるフォローアップも不要となり、従業員は営業により集中できるようになります。サインタイムの電子署名サービスは、営業職の業務にも役立っています。 

お客様からサインをもらう必要があっても、自宅やレストランで対応できるため、オフィスに戻る必要はありません。契約書の作成にかかる時間が短縮されることで、お客様が契約書を待つ時間が減り、貴社はより早く契約を締結することができます。

電子署名サービスの導入は、営業チームがより短い時間でより多くのことを達成するためのサポートもします。

6. コスト削減

電子署名の導入により、紙、インク、郵便料金、出張費、オフィスでの契約書の保管などの関連コストがかからないため、ビジネスのコストが大幅削減されます。Corp！のデータによると、アメリカの企業は紙関連の管理費だけで単年度に80億ドルもの無駄づかいをしているそうです（2015年時点）。

関連するコストの一部（書類をファイリングする20ドル、書類を探す120ドル、紛失した書類を再生するのになんと220ドル）は、電子署名サービスを利用することで単純に削減できるコストになります。これらは徐々に増加していくコストなので、それを削減することができることは大きなメリットと言えるでしょう。

サインタイムの電子署名サービスの導入は、これらのコストを削減する手助けをするので、将来的に会社がどれだけ節約できるのか想像しやすいはずです。

このような理由から、電子署名サービスを探している多くのお客様がサインタイムのサービスを知ることで、安全にクラウドベース上で電子署名ができることを気に入るのです。

7. 売上の増加とお客様の満足度の向上

電子署名サービスがビジネスに意味をもたらすことはたくさんあります。

1番大きな影響は、間違いなく売上の増加とお客様の拡大です。営業チームのメンバーがお客様の懸念点や疑問点に対処したことを、その場で署名されたドキュメントの変更ができるので、お客様に対しての信頼性とコミットメントの向上に役立てられるようになります。

電子署名サービスにより合理化された快適なやり取りを経験することで、お客様も継続した関係性を続けたいと考える可能性も高まります。

電子署名はビジネスのやり方を改善するツール

電子署名サービスは、ビジネスのやり方を大幅に改善できる強力なツールの1つです。業務の円滑化や、販売サイクルの短縮、使いやすさの向上は、「効率的な企業」である印象を高めます。
さらに、従業員の業務を効率化し、生産性を挙げることもできます。

紙・印鑑、郵送、すべてさようなら！サインタイムは、従来の紙のプロセスを電子上で実現できる電子契約サービスです。使い方がとても簡単で様々な業界のお客様よりご利用いただいております！
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