覚書に印紙は必要？覚書の書き方や契約書との違いもご紹介

ビジネスのシーンなどで「覚書」が用いられることがあります。覚書は契約書とほとんど同じ意味合いを持つので、契約書や念書とも混同しやすい文書であり、それぞれの違いや書き方など知られていないことも多くあります。

ここでは、覚書についての説明や利用するメリット、契約書との違いから書き方についてをご紹介します。

覚書作成時に役立つテンプレートもご紹介しますので、作成する必要がある人は活用してみてくださいね。

覚書とは？

覚書とは、当事者双方が合意した事項をまとめた書面です。署名や捺印を押印する必要のある書面のため、契約書と同様に法的な効力を持ちます。

ビジネスのシーンでは、

• 請負契約
• 委託契約
• 反社会的勢力排除に関する誓約
• 個人情報の取り扱いについて

などを書面で残す時に覚書が使われます。

契約書の内容に変更箇所が発生した場合、変更した内容を補足した文書のことを覚書と呼ぶこともあります。契約書変更時に覚書を作成することにより、契約書を一から作り直す手間が省けるため便利です。

覚書の効力

覚書は契約書と比較すると、効力が弱いイメージを持たれますが、法的な効力は契約書と変わりません。

覚書を軽んじて遵守しなければ、契約不履行になることもあるので注意しましょう。覚書を作成する場合には、誰が見ても記載内容が一目でわかるような表題をつけなければなりません。

覚書の作成は、契約書の作成時と同様に慎重かつ丁寧におこなうようにしましょう。

覚書のメリット

覚書を作成することで、長い契約書を簡潔にまとめられるので、契約内容をまとめて確認できるようになります。

契約書の内容を細かくチェックする必要がなくなり、事務処理の面倒な手間を省けるメリットがあります。

また、契約内容の変更も覚書があることで明確になるので、変更履歴が一目で分かる点でも便利です。契約内容の変更で覚書を作成する場合、内容に変更があるごとに覚書を発行しなくてはならない点では注意をしましょう。

覚書と契約書の違い

覚書と契約書の意味に大きな違いはありませんが、覚書は契約書に補足をする時や変更をする時に使われることが多くある書類です。

口頭で決めた約束ごとの内容を書面にしたい場合に用いられることがあります。

契約書の名称や形式ではかた苦しすぎる場合などに、覚書の名前を用いて書面を作成することもあります。

書面に記載したい内容がA4用紙1,2枚以上になってしまう場合は、覚書ではなく契約書を締結するようにしましょう。

契約書とは

契約書とは、契約の時に作成される契約内容を書面にして証明するものを指します。

お互いが合意のもとで締結された契約内容を書面に残すことで、いつでも正確に契約内容の確認ができるようになります。

また、言った言わないなどの契約間によるトラブルを回避する役割も契約書にはあります。契約内容は、後から見て確認ができるように細かく文字にして残すようにしましょう。

念書とは

念書は、どちらか一方が作成して相手側に提出する、約束ごとを書面に記載したものです。

差し入れ式となっているため、念書そのものに法的拘束力などはありませんが、裁判になった時などの証拠となることがあります。

念書を相手側から提出された時には、契約書等の書類同様に大切に保管しましょう。

覚書の書き方

覚書は主に「表題」「前文」「本文」「日付と署名」の４つの項目で構成されています。

契約書を変更する目的で覚書を作る場合は、一方の判断で勝手に作成せず、双方の合意のもとであることを明記し、修正や変更のある箇所のみを記載しましょう。

書面で両者を言い表す甲乙は指定する必要がありますが、一般的にはビジネスの強い方が甲となるので気を付けましょう。甲乙の正しい使い方については、別記事でまとめてありますのでご参考ください。

表題

表題には文章の内容が見て分かるものに記載します。

シンプルに「覚書」や「××契約についての覚書」とします。関係者全員が誤解せずに理解ができるものに設定しましょう。

前文

前文には、契約内容を簡単に要約した内容や書面を作成することになった経緯を記載します。契約書の変更があり覚書を作成する場合は、どの契約を変更するかを前文に明確に記載します。

また、前文では契約の当事者を登場させて甲乙の略称も割り当てます。当事者名を全てフルネームで記載するのは長くなってしまうことが理由ですが、略称に必ずしも十干を用いる必要はありません。

双方の合意のもとで当事者名の記載方法を確認しましょう。

本文

契約することの具体的な合意内容を記載します。「〇〇を確認した」「〇〇までに××をするものとする」「△△をしてはならない」など、簡潔に約束した内容を記載します。

契約内容を変更する用途の場合は、図表や下線を用いて変更前後がどのように違ってくるのかが分かるようにしましょう。必要に応じて、効力が発生する日付も書面の中に記載するようにします。

日付と署名

末尾に、覚書を作成する日付と当事者両者の署名・捺印をします。特定の日付から効力を発揮させたい場合や、期間を定めたい場合には日付は必須です。

決済権者の署名をもらうのに時間を要すこともあるため、記名押印のみで対応している会社が多くあります。印鑑は契約印が一般的ですが、認め印でも印鑑登録を受けていれば実印を用いて問題ありません。

日付と署名の前に、合意内容を確認する宣誓文や覚書の枚数や所持者についてなどの内容を記した後文が付け加えられることもあります。

覚書のテンプレート

覚書を作成する時に内容により活用できるテンプレートをご紹介します。覚書を作成する必要がある人は参考にしてみてください。

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△△についての覚書

〇〇（以下、「甲」という）と××（以下、「乙」という）は、甲乙間にて令和X年XX月XX日付で締結した「◎◎契約書」（以下「原契約」という。）に基づく取引（以下、「本取引」という）について、以下の通り合意し、契約を締結する。

第一条（〇〇〇〇）

第二条（〇〇〇〇）

第三条（〇〇〇〇）

・

・

第〇条（〇〇〇〇）

第●条の内容は、令和X年X月XX日より効力が発生する。

以上、本契約を証するため、本書を２通作成し、甲乙各自署名捺印のうえ、各１通を保管する。

〇〇年〇〇月〇〇日

甲　　　　　　　　　印

乙　　　　　　　　　印

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覚書に印紙は必要？

覚書が課税文書に該当する場合は、収入印紙が必要になります。

「収入印紙」は課税文書に課される印紙税を納税するために用いられる、政府が発行している切手のようなものです。

覚書が課税文書に当たるかどうかは、事前に国税庁のホームページで確認をしておきましょう。

覚書に印紙が必要となるケース

覚書に記載された契約金が１万円以上であれば、課税文書の対象になります。

印紙税法で定められる文書で該当する場合も必要となり、印紙が必要となる一例としては

• 不動産・鉱業権・無体財産権・船舶・航空機また営業の譲渡に関する契約書
• 地上権・土地の貸借権の設定や譲渡に関する契約
• 消費貸借に関する契約書
• 運送に関する契約書
• 請負に関する契約書

などがあげられます。

覚書内に含まれる「重要な事項」の重要な事項の内容や契約期間、金額や支払方法などにより課税文書かどうかの判断がされますが、詳細は国税庁のホームページで確認しましょう。

参考：【完全保存版】わかりやすい各種契約書と収入印紙税額一覧と注意点

印紙がないとペナルティが発生することも

覚書に収入印紙の貼り付けが必要にもかかわらず、収入印紙を貼り付けていないことが発覚した時にはペナルティが発生することがあります。

ペナルティとして、「最大３年の懲役」「最大100万円の罰金」いずれか、またはその両方が科されることがあるので注意が必要です。

税務署に調査を受けた時に、課税文書に収入印紙が貼られていなければ、印紙税未納となり必要な納税額の3倍の金額が徴収されることがあるので注意をしましょう。

参考：収入印紙はどこで買えるの？購入場所から注意点まで徹底解説！

まとめ

覚書は契約書と同様の意味や法的拘束力がある文書であることをご紹介しました。

覚書は主に4つの要素で構成されており、決まったフォーマットや書き方にのっとった作成方法が一般的になります。本文で紹介した書き方やテンプレートを参考に、ビジネス文書としてふさわしい覚書を作成しましょう。

また、覚書作成時には「契約書の変更を勝手に進めない」「捺印や署名は必須である」「印紙が必要なケースもある」などの注意点があることもご紹介しています。

契約を締結する両者の合意のもと、分かりやすい覚書の作成を心がけましょう。

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