整骨院のカルテは電子化可能｜メリット・デメリットを徹底解説

整骨院のカルテを電子化できることをご存知でしょうか？整骨院のカルテを電子化することには、多くのメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。本記事では、整骨院のカルテの電子化について、そのメリットとデメリットについて詳しく解説します。電子化による効果や注意点を理解し、整骨院の経営や治療に役立てていただける情報を提供します。

整骨院のカルテの目的

整骨院のカルテは、患者の診療情報を記録するための重要な文書です。以下は、その主な目的や必要性になります。

適切な顧客管理をするため

整骨院のカルテには、患者の診断結果、治療内容、処方薬、健康状態などの情報が記録されます。これらの情報は、患者の治療経過を追跡し、適切な治療を提供するために必要です。また、定期的な健康チェックや再発防止のための予防措置も行うことができます。

不正請求対策

カルテには、患者の診療履歴や治療内容が正確に記録されているため、不正請求を防止するために重要です。不正請求には、診療の実態と異なる治療内容を記載すること、架空の患者を登録すること、治療を受けた患者の情報を流用することなどが含まれます。カルテを適切に管理することで、このような不正請求を未然に防ぐことができます。

5年間の保存義務

整骨院のカルテは、法律で5年間保存することが義務付けられています。この期間中に、カルテに記録された情報を必要に応じて参照することができます。また、患者が再来院した場合には、以前の診療履歴を確認し、適切な治療を提供することができます。

カルテの必要項目

整骨院のカルテには、患者の氏名、住所、生年月日、診療日時、診断結果、治療内容、処方薬、健康状態などが必要な情報です。これらの情報は、適切な治療を提供するために必要な最低限の情報です。また、診療報酬請求書を作成するために必要な情報も含まれます。整骨院によっては、より詳細な情報を記録することがあります。

カルテの電子化によるメリット

カルテの電子化には、以下のようなメリットがあります。

情報共有性が高まる

カルテの電子化により、医師や看護師、薬剤師など、患者を診療する医療従事者間で情報共有が容易になります。これにより、患者の診療経過や治療計画がよりスムーズに進められ、患者の健康管理につながります。

保管スペースを節約できる

紙のカルテは大量の保管スペースが必要であり、整理整頓にも時間と手間がかかります。一方、電子カルテはサーバーやクラウド上に保存されるため、物理的な保管スペースが不要であり、情報管理の効率化につながります。

情報の検索が簡単になる

紙のカルテでは、情報を検索するために大量の書類を手作業で検索する必要があります。しかし、電子カルテでは、キーワードや日付などを指定して簡単に検索ができるため、情報の取り出しや確認が容易になります。

正確な情報を保持できる

紙のカルテでは、手書きによる記録や患者情報の手入力によるヒューマンエラーが発生しやすく、正確な情報の保持が難しい場合があります。しかし、電子カルテでは、情報の自動化により、正確な情報を簡単に保持することができます。

データの分析が容易になる

電子カルテには、患者の診療履歴や健康情報などが蓄積されており、これらのデータを活用することで、患者の健康状態の傾向や疾患の発生頻度など、有用な情報を収集・分析することができます。これにより、患者の健康管理や医療サービスの質の向上につながります。

カルテの電子化によるデメリット

カルテの電子化には、以下のようなデメリットがあります。

システムの導入費用が高い

カルテの電子化には、システムの導入費用がかかります。また、ハードウェアやソフトウェアのアップデートやメンテナンスなども必要となり、費用がかさんでしまうことがあります。

システムの障害による情報漏洩のリスクがある

カルテの電子化により、情報がネットワークやサーバー上に保存されるため、サイバー攻撃やシステムの障害により情報漏洩が発生する可能性があります。セキュリティ対策が不十分だった場合には、重要な患者情報の漏洩などが発生する可能性もあります。

機器の故障による情報損失のリスクがある

カルテの電子化により、情報はハードディスクやサーバー上に保存されるため、機器の故障やデータの消失などのリスクがあります。バックアップの取得やデータの定期的なバックアップが必要となります。

操作の煩雑さによる作業時間の増加

カルテの電子化により、操作の煩雑さが発生することがあります。入力方法や操作方法が複雑である場合、作業時間が増加することがあります。また、操作に慣れていない医療従事者がいる場合には、トレーニングや研修が必要となります。

紙のカルテとの共存が難しい

カルテの電子化により、紙のカルテとの共存が難しくなることがあります。過去の情報が紙で保存されている場合、データの一元管理が困難になることがあります。また、カルテの電子化が進んでいない医療機関との情報連携が困難になることもあります。

電子カルテの注意点

電子カルテを運用する際には、以下の注意点があります。

システムのセキュリティ対策を徹底する

電子カルテには、患者の個人情報や診療内容など、重要な情報が含まれます。情報漏洩やハッキングなどのリスクを最小限に抑えるために、システムのセキュリティ対策を徹底する必要があります。例えば、アクセス制御やパスワード管理、暗号化などを行うことが重要です。

バックアップの実施と定期的なデータのバックアップ

電子カルテに保存された情報が失われた場合、患者の診療に大きな支障をきたすことになります。そのため、バックアップの実施や定期的なデータのバックアップが必要です。また、バックアップ先の管理や保管も適切に行う必要があります。

トレーニングの実施

電子カルテの操作に慣れていない医療従事者がいる場合には、トレーニングや研修を実施することが必要です。操作方法や入力方法、システムの利用方法などを正しく理解し、適切な運用を行うことが重要です。また、トレーニング後の適切なフォローアップも必要です。

雇用契約書も電子化可能

整骨院の雇用契約書も電子化することが可能です。具体的には、以下の方法があります。

労働条件通知書のみを電子化する

労働条件通知書は、雇用契約書とは別に労働基準法で定められた書面です。労働条件通知書だけを電子化し、雇用契約書は紙の書面で作成する方法があります。この場合、労働条件通知書には、雇用契約書に必要な情報を含めることができます。

労働条件通知書と雇用契約書をそれぞれ作成し、両方とも電子化する

労働条件通知書と雇用契約書を、それぞれ別々に作成し、両方とも電子化する方法もあります。この場合、雇用契約書と労働条件通知書の両方に必要な情報を含める必要があります。

「雇用契約書兼労働条件通知書」を電子化する

雇用契約書兼労働条件通知書という1つの書面に、雇用契約書と労働条件通知書の情報をまとめて記載し、それを電子化する方法もあります。この場合、必要な情報がすべて1つの書面にまとめられるため、簡便に電子化ができます。

施術同意書も電子化可能

整骨院の施術同意書も電子化が可能です。以下に、施術同意書を電子化する際の注意点をいくつか紹介します。

法的要件を確認する

施術同意書は、個人情報の保護や不正請求対策に関する法律に基づいて作成されています。電子化によって、これらの法的要件を遵守できるかどうかを確認する必要があります。

電子署名を導入する

施術同意書には、患者さんの署名が必要です。電子化においては、電子署名を導入することで、手書きの署名と同様の法的効力を持たせることができます。

情報セキュリティを徹底する

施術同意書には、個人情報が含まれています。電子化に際しては、情報セキュリティに十分な注意を払い、情報漏洩を防止する措置を講じる必要があります。

保存期間について考慮する

施術同意書は、5年間保存する必要があります。電子化においても、同様に保存期間を確保する必要があります。データのバックアップや保管場所について、慎重に考慮することが重要です。

雇用契約書・施術同意書の電子化のメリット

雇用契約書・施術同意書の電子化にはそれぞれ以下のようなメリットがあります。

雇用契約書の電子化のメリット

• 紙の書類管理にかかるコストを削減できる
• 紙の書類管理にかかるスペースを節約できる
• 書類の検索や整理が簡単になる
• 電子化により、書類の紛失や漏洩のリスクが低減される
• 契約更新や終了時に、必要な書類を簡単に把握できる
• 書類の作成や記入が簡単になる
• 契約内容の確認や変更が容易になる
• 紙の書類と異なり、電子書類はいつでもどこでもアクセスできる
• 電子署名やスキャンにより、書類の提出が簡単になる

施術同意書の電子化のメリット

• 紙の書類管理にかかるコストを削減できる
• 紙の書類管理にかかるスペースを節約できる
• 書類の検索や整理が簡単になる
• 電子化により、書類の紛失や漏洩のリスクが低減される
• 施術前の説明や同意を取得するプロセスが簡単になる
• 患者が同意書を紛失した場合でも、電子書類は保管されるため再発行が容易になる
• 書類の提出が簡単になり、施術前の手続き時間を短縮できる

まとめ

整骨院のカルテの電子化には、様々なメリットがあります。例えば、情報の共有性が高まり、効率的な医療行為が可能になることや、紙のカルテに比べて保管スペースを節約できるなどです。加えて雇用契約書や施術同意書の電子化も可能です。

電子契約とスキャナ保存サービスを提供しているサインタイムなら、施術同意書などの電子化が可能です。
署名依頼を電子化できるだけではなく、メールや紙で受領した書類を電子保管することもできます。
ペーパーレス化におけるトータルソリューション「サインタイム」、まずはお気軽にご相談ください。