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書類整理のアイデア3選｜書類管理のデメリットや電子化で得られるメリットは？
目次
書類整理は、日々の業務や生活において欠かせない重要な作業ですが、効率的に行うことはなかなか難しいものです。そこで本記事では、書類整理に役立つアイデアを3つ紹介しつつ、書類管理のデメリットや電子化で得られるメリットについても解説しています。書類の整理にお困りの方は是非参考にしてみてください。
書類整理のアイデア3選
書類整理のアイデアを3選紹介していきます。
ファイルを使う
ファイルを使った整理方法は、古くから使われている書類整理方法のひとつです。書類を種類別にファイルにまとめ、ラベルを貼って整理する方法です。ファイルに分けることで、必要な書類を簡単に見つけることができます。また、ラベルには、内容や期限などの情報を書くことができるので、書類の管理がしやすくなります。
カテゴリー分けをする
カテゴリー分けは、書類を種類別ではなく、目的別にまとめる方法です。例えば、お金に関する書類、健康に関する書類、仕事に関する書類など、自分がよく使うカテゴリーを決め、書類をそれに分けて整理します。カテゴリー分けをすることで、書類を探す手間を省くことができます。
スキャンして電子化する
スキャンして電子化する方法は、最近では一般的になってきた書類整理方法のひとつです。書類をスキャンしてデータ化し、パソコンやクラウドに保存する方法です。紙の書類を電子化することで、スペースを取らず、いつでもどこでもアクセスできるので、書類の管理がしやすくなります。また、書類が汚れたり、紛失したりする心配もなくなります。
【番外編】いらない書類はすぐ捨てる
書類整理のアイデアの1つとして、いらない書類はすぐ捨てるという方法があります。いらない書類をその場で処分することで、書類整理がスムーズに進みます。ただし、捨てる前に、必要な情報が含まれていないか、必要な期間保存しなければならない書類ではないかを確認することが重要です。例えば、税金に関する書類や契約書などは、ある期間は保存しなければならない場合があります。必要な情報が含まれている書類であっても、保存期間が過ぎたら処分することができます。いらない書類をスピーディに処分することで、書類整理を効率的に進めましょう。
紙での書類管理のデメリットについて
紙での書類管理には以下のようなデメリットがあります。これらのデメリットを理解し、効率的な書類管理方法を見つけることが重要です。
スペースの問題
書類は重たくかさばるため、保管場所に困ることがあります。保管場所が不適切であると、書類が傷んだり、破損したりする可能性もあります。また保管スペースの管理費用や、保管する棚などの購入費用もかかります。
整理が大変になる
書類が増えると整理が大変です。特に、必要な書類と不要な書類を判断することが難しい場合は、整理がさらに困難になります。日頃から書類ごとに整理しておかないと後から面倒なことになりかねません。
探すのに時間がかかる
必要な書類を探すのに時間がかかることがあります。特に、書類が多い場合や、どこにあるか覚えていない場合はさらに時間がかかります。書類を探すのに時間がかかると作業効率が落ち、社員のモチベーションやストレスにも影響するでしょう。
紛失のリスク
書類が多い場合、紛失するリスクが高まります。保管場所が不適切であると、書類が紛失したり、盗まれたりする可能性もあります。顧客情報が記載された書類を紛失したりすると、会社の評判や業績に影響が出てしまうので注意が必要です。
紙のコスト
紙での書類管理は紙自体のコストがかかるため年間に使う紙の量を考えると大きいコストになります。ペーパーレス化するだけで年間数億円のコスト削減になる会社もあります。また紙は木材から作られているため、書類を多く保管することは、環境に負荷をかけることになります。
書類の電子化とは
書類の電子化とは、紙の書類をスキャンして、電子的なファイル形式（PDFやJPEGなど）に変換することです。電子ファイルとして保存された書類は、パソコンやスマートフォンなどのデバイスで管理できます。また、クラウドストレージサービスを利用することで、インターネット上で保存・共有可能です。書類の電子化には、スペースや時間の節約、検索の容易化、バックアップの容易化、共有の容易化、環境への負荷の軽減などのメリットがあります。
書類の電子化で得られるメリットについて
書類の電子化には、以下のようなメリットがあります。また、ペーパーレス化の導入方法についてはこちらの記事でご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
スペースの節約
書類を電子化することで、紙の書類を保管するためのスペースが不要になります。オフィスや自宅などのスペースを節約することができます。
検索の容易化
電子ファイルは、パソコンやスマートフォン上で一元管理できます。必要な書類をすばやく見つけることができます。また、キーワード検索機能があるため、必要な情報を検索する時間を短縮できます。
バックアップの容易化
紙の書類は、紛失や破損のリスクがありますが、電子ファイルはバックアップをとることができます。USBメモリーや外付けハードディスク、クラウドストレージなどを使ってバックアップすることができます。
共有の容易化
電子ファイルは、インターネットを通じて簡単に共有することができます。クラウドストレージを使って、複数の人が同時に書類を閲覧したり、編集したりすることができます。
環境への負荷の軽減
書類の電子化によって、紙の使用量を減らすことができます。また、書類の保存に使われるエネルギーや資源を削減することもできます。これらのメリットから、書類の電子化は、効率的な書類管理やスペースの節約につながります。
書類の電子化はサインタイムがおすすめ
書類の電子化はサインタイムがおすすめです。
サインタイムには以下の便利な機能があります。
- 書類のタグ機能
- 電子帳簿保存法に対応した検索機能
それぞれ解説していきます。
書類のタグ機能
サインタイムでは電子契約サービスでよく導入される「フォルダ形式」ではなく、「タグ機能」を採用して書類の分類をしています。
タグ機能のメリットとしては以下のポイントがあります。
- 検索性が高い
- タグの設定・変更が容易である
- 複数タグ設定により分類・管理が簡単（タグは追加可能）
これによりフォルダ管理での、書類を探す時間やフォルダが増えすぎたことによる分類のしずらさなどの問題を解決することができます。
電子帳簿保存法に対応した検索機能
サインタイムでは電子帳簿保存法に対応した検索機能を備えています。
以下の項目を入力すると検索が可能です。
- 取引先名
- 取引開始日
- 取引終了日
- 取引金額
これによって電子帳簿保存法の条件である「検索要件に上記の項目の記録と、2つ以上の項目を組み合わせて検索」に対応することができます。
サインタイムのタグ機能・検索機能を詳しく知りたい方はこちらをご参考ください。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、日本国内で事業を行っている法人・個人事業主等が、会計帳簿等を電子化し、保存する際のルールや手続きを定めた法律です。2001年に制定され、2003年より施行されました。
電子帳簿保存法では、電子帳簿を保存するための要件や保存期間、保存方法、管理責任者等が定められています。
たとえば、保存に必要な情報を確認するために必要な情報の保存期間は7年間以上、保存形式は原則としてPDFやXML等、管理責任者は内部統制責任者等に指定することが求められています。
2022年に改正された際に、電子取引に関する電子データの保存が義務付けられました。
猶予期間が2023年12月31日まであるため、2024年までには電子データ保存の対応をしなければなりません。
よって電子取引を行う事業者は、早めに電子データ保存による管理を行えるように電子契約サービスなどの導入が求められています。
まとめ
書類整理には、ファイルを使った整理方法、カテゴリー分けをする方法、スキャンして電子化する方法など、様々なアイデアがあります。効率的に書類を整理することで、必要な書類を素早く見つけたり、紛失や汚れの心配がなくなったりするなど、多くのメリットがあります。
また書類の電子化なら、電子契約とスキャナ保存サービスを提供しているサインタイムがおすすめです。 便利なタグ機能や電子帳簿保存法に対応した検索機能が搭載されています。安全なクラウドでの管理ができるため、紛失や改ざんなどの心配もありません。 ペーパーレス化におけるトータルソリューション「サインタイム」、まずはお気軽にご相談ください。